Im Folgenden werden die Konfigurationsmöglichkeiten des ELO Desktop Clients dargestellt. Sie erreichen die Konfiguration über das Drop-down-Menü in der Kopfleiste.

Über den Dialog Konfiguration können Sie an zentraler Stelle die lokalen Benutzereinstellungen anpassen. Viele persönliche Einstellungen können Sie selbst festlegen, alle weiteren Einstellungen werden von Ihrem Systemadministrator vorgenommen. Kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihren Systemadministrator, falls Sie bestimmte Einstellungen ändern möchten und dies nicht über den Dialog Konfiguration möglich ist.

Information: Informationen zum zugrundeliegende Berechtigungskonzept lesen Sie in der Konfiguration im Kapitel Administration.

Der Dialog Konfiguration unterteilt sich in mehrere Bereiche:

• Allgemein
• Einchecken
• Farbschema
• Anzeige
• Dialoge
• Verschlagwortung
• Administration

Konfiguration - oberer Bereich

Im oberen Bereich der Konfiguration haben Sie stets die Möglichkeit, die Konfigurationsschritte rückgängig zu machen. Über die Schaltfläche mit dem nach links gerichteten Pfeil machen Sie die letzte vorgenommene Änderung wieder rückgängig. Der nach rechts gerichtete Pfeil stellt die Änderung wieder her. Die Schaltfläche mit dem roten X löscht alle Benutzereinstellungen. Es greifen dann automatisch die Einstellungen der nächsten Ebene, beispielsweise die der Optionengruppe. Für mehr Informationen zum Ebenenkonzept der Konfiguration lesen Sie das Kapitel Konfiguration global anpassen.

Suchen

Sie können die gesamten Konfigurationseinstellungen durchsuchen. Geben Sie das gesuchte Stichwort in das Eingabefeld mit dem Lupensymbol ein. Während der Eingabe des Suchbegriffs werden nach dem Prinzip "Search-as-you-type" sofort die Suchergebnisse gefiltert und farblich hervorgehoben. Es erscheint in der Ansicht der erste Bereich, der zu der Sucheingabe passt. Navigieren Sie über die Bereichsübersicht auf der linken Seite, falls sich die Treffer auf mehrere Bereiche verteilen. Sie können direkt im Suchergebnis die gewünschten Einstellungen vornehmen.

Um die Einstellungen zu speichern und den Dialog zu schließen, klicken Sie auf Schließen.

Konfiguration - Allgemein

Folgende Einstellungen finden Sie im Bereich Allgemein.

Ordner für Dokumentenvorlagen

Pfad: Geben Sie den Ordner für Dokumentenvorlagen an. Wählen Sie über das Ordnersymbol den gewünschten Pfad aus. Über die Funktion Dokument aus Vorlage wird dann automatisch der definierte Ordner geöffnet.

Mein ELO

In diesem Bereich legen Sie fest, wann ein Feed automatisch abonniert werden soll.

Folgende Optionen stehen über Kontrollkästchen zur Auswahl:

• Bei der Ablage eines Dokuments
• Beim Anlegen eines neuen Ordners
• Beim Einchecken einer neuen Version
• Beim Erstellen eines Beitrags oder Kommentars

Konfiguration - Einchecken

Folgende Einstellungen finden Sie im Bereich Einchecken.

Dokumentendatum

Datum des Dokuments anpassen (auf heutiges Datum setzen): Um das Datum beim Einchecken automatisch auf das heutige Datum zu setzen, aktivieren Sie diese Option.

Automatisches Einchecken

Automatisches Einchecken aktiv: Um ein automatisches Einchecken für verschiedene Dateiformate zu ermöglichen, aktivieren Sie diese Option.

Zur Verfügung stehen Ihnen mehrere Office-Dateiformate und PDF. Um ein Dateiformat hinzuzufügen, markieren Sie das Format auf der linken Seite und klicken auf Hinzufügen. Das Dateiformat lässt sich aus der Liste über Entfernen wieder ausschließen.

Durchführungsintervall in Minuten: Legen Sie über das Drehfeld fest, in welchem Intervall das automatische Einchecken durchgeführt werden soll.

Konfiguration - Farbschema

Im Bereich Farbschema sehen Sie, welches Farbschema aktuell ausgewählt ist.

Um ein anderes Farbschema auszuwählen, markieren Sie das entsprechende Farbfeld und klicken auf OK.

Konfiguration - Anzeige

Folgende Einstellungen finden Sie im Bereich Anzeige.

Archivbaum

Gelöschte Einträge bis zur nächsten Abmeldung einblenden: Um die mit einer Löschmarkierung versehenen Dokumente im Archiv anzuzeigen, aktivieren Sie diese Option. Die mit einer Löschmarkierung versehenen Dokumente werden im Archiv durch ein Papierkorb-Symbol und ausgegraut kenntlich gemacht. Diese Option ist bis zur nächsten Abmeldung aktiv.

Suche

Maximale Anzahl der Suchergebnisse, die geladen werden: Legen Sie über das Drehfeld fest, wie viele Suchergebnisse maximal geladen werden sollen. Ein niedriger Wert wirkt sich positiv auf die Suchzeit aus.

Anzahl der Indexspalten für die Verschlagwortung in den Suchergebnistabellen: Geben Sie über das Drehfeld ein, wie viele Indexspalten in den Suchergebnistabellen der Verschlagwortung angezeigt werden sollen.

Bei einer neuen Suche automatisch die Suchoptionen öffnen: Um im Funktionsbereich Suche die Suchoptionen standardmäßig einzublenden, aktivieren Sie diese Option.

Dokumentengröße

Maximale Dokumentengröße für die Vorschau in MB: Legen Sie fest, wie viel Megabyte (MB) ein Dokument maximal haben darf, um in der Vorschau angezeigt zu werden. Überschreitet ein Dokument die festgelegte Größe, wird statt der Vorschau ein Hinweis angezeigt.

Vorschaukonfiguration für verschiedene Dateitypen

In diesem Bereich legen Sie fest, welche Art von Vorschau für welche Dateiendung verwendet wird. Ist für eine Dateiendung keine Vorschaumethode definiert, wird die Browser-Vorschau verwendet.

Filter: Um die Vorschaukonfiguration zu sortieren, gruppieren und zu filtern, klicken Sie auf Filter.

Durchsuchen: Über das Eingabefeld mit dem Lupensymbol durchsuchen Sie die Vorschaukonfiguration. Während der Eingabe des Suchbegriffs wird nach dem Prinzip "Search-as-you-type" eine Eingrenzung vorgenommen.

Hinzufügen: Um eine Zuordnung von einem noch nicht angelegten Dateityp mit einer Vorschaumethode hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.

In der vorliegenden Liste sehen Sie die bereits definierten Zuordnungen von Dateiendung und Vorschaumethode.

Folgende Vorschaumethoden stehen über ein Drop-down-Menü zur Verfügung.

• E-Mail-Vorschau: Viewer für E-Mail-Dateien. Über die Schaltflächen haben Sie die Möglichkeit, auf die E-Mail zu antworten oder sie weiterzuleiten. Es öffnet sich daraufhin Ihr als Standard-App eingestelltes E-Mail-Programm. Unter den Schaltflächen befinden sich Metainformationen wie Datum, Absender, Betreff und Anhänge. Handelt es sich um eine E-Mail im HTML-Format, wird darunter ein Browser angezeigt. Ist es eine E-Mail im Rich Text Format (RTF), wird eine Textvorschau verwendet.
• Multimedia-Vorschau: Verwendet den Windows Media Player als Vorschau. Folgende Dateien sind abspielbar: MP3, MP4, WMV, WMA, WAV, AVI, MPG, MPEG, MP2, MPA.
• Bildvorschau: Viewer für Bilddateien. Über die Viewer-Leiste haben Sie die Möglichkeit, die Vorschau anzupassen. Sind auf dem Dokument Anmerkungen vorhanden, werden sie in einem zusätzlichen Tab angezeigt.
• Windows-Explorer-Vorschau: Viewer, den auch der Windows Explorer verwendet. Neben den bereits definierten Zuordnungen sind im Prinzip alle Dateitypen mit dieser Vorschaumethode verknüpfbar. Eventuell wird ein separates Programm benötigt, das die Vorschau bereitstellt.
• Textvorschau: Als Methode wird eine einfache Textvorschau verwendet.
• Browser-Vorschau: Die Vorschau erfolgt im Webbrowser (Chromium). Neben den bereits definierten Zuordnungen sind auch die Dateitypen PDF, MP3, MP4, MPEG, PNG, JPEG, BMP, GIF mit dieser Vorschaumethode verknüpfbar.
• Office-Online-Vorschau: Webvorschau für Microsoft-Office-Dokumente. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie Zugriff auf einen Microsoft-Office-Online-Server haben.

Nachfragen: Bei der Anzeige des Dateityps wird jedes Mal nachgefragt, ob die Datei mit der zugeordneten Vorschau geöffnet werden soll.

X: Um eine Zuordnung zu entfernen, klicken Sie auf X.

Konfiguration - Dialoge (1)

Folgende Einstellungen finden Sie im oberen Dialoge-Bereich.

Kopieren

Verhalten beim Kopieren eines Eintrags in einen Ordner mit abweichenden Berechtigungen: Legen Sie fest, wie sich der ELO Desktop Client beim Kopieren eines Eintrags in einen Ordner mit abweichenden Berechtigungen verhalten soll. Zwei Optionsfelder stehen zur Auswahl: Bisherige Berechtigungen unverändert beibehalten oder Durch die Berechtigungen des Zielordners ersetzen.

Dublettenprüfung

Verhalten beim Ablegen einer Dublette: Legen Sie fest, wie sich der ELO Desktop Client beim Ablegen einer Dublette verhalten soll. Drei Optionsfelder stehen zur Auswahl:

• Nachfragen per Dialog: Es erscheint ein Dialog. Über den Dialog entscheiden Sie, wie mit der Dublette umgegangen werden soll.
• Referenz erstellen: An der ausgewählten Position wird eine Referenz auf das bereits vorhandene Dokument erzeugt.
• Erneut ablegen: Die Datei wird erneut im ELO Archiv als Dublette abgelegt.

Drag-and-drop

Verhalten beim Drag-and-drop innerhalb des Archivs: Legen Sie fest, wie sich der ELO Desktop Client beim Drag-and-drop von Einträgen verhalten soll. Drei Optionsfelder stehen zur Auswahl:

• Nachfragen per Dialog: Es erscheint der Dialog Eintrag an eine andere Position bewegt. Über den Dialog entscheiden Sie, wie mit per Drag-and-drop verschobenen Einträgen umgegangen werden soll.
• Verschieben: Der ausgewählte Eintrag wird an der ursprünglichen Position entfernt und an der neuen Position eingefügt.
• Referenzieren: Der ausgewählte Eintrag bleibt an der ursprünglichen Position erhalten und wird zusätzlich an der neuen Position als Referenz angezeigt.

Verhalten beim Drag-and-drop einer Datei auf ein Archivdokument: Legen Sie fest, wie sich der ELO Desktop Client beim Drag-and-drop einer Datei auf einen Archiveintrag verhalten soll. Drei Optionsfelder stehen zur Auswahl:

• Nachfragen per Dialog: Es erscheint der Dialog Drag-and-drop. Über den Dialog entscheiden Sie, wie mit per Drag-and-drop vom Dateisystem in das ELO Archiv verschobenen Einträgen umgegangen werden soll.
• Als neue Version des vorhandenen Archivdokuments ablegen: Die Datei wird als neue Version des Dokuments abgelegt, auf dem sie losgelassen wurde.
• Als neues Dokument im Archiv ablegen: Die Datei wird als neues Dokument im gleichen Ordner abgelegt.

Konfiguration - Dialoge (2)

Folgende Einstellungen finden Sie im unteren Dialoge-Bereich.

Versionskommentar

Dialog zur Eingabe des Versionskommentars: Legen Sie fest, ob der Dialog zur Eingabe des Versionskommentars angezeigt werden soll. Drei Optionsfelder stehen zur Auswahl:

• Immer anzeigen, auch bei der Ablage der ersten Version: Der Dialog zur Eingabe des Versionskommentars erscheint immer, auch bei Ablage der ersten Version.
• Nur bei der Ablage einer neuen Version anzeigen: Der Dialog wird bei der Ablage einer neuen Version angezeigt, bei der ersten Version jedoch nicht.
• Nie anzeigen: Der Dialog zur Eingabe des Versionskommentars wird nie angezeigt.

Archivablage

Verhalten beim Ablegen eines Eintrags aus dem Funktionsbereich "Desktop": Legen Sie fest, wie sich der ELO Desktop Client beim Ablegen eines Eintrags aus dem Funktionsbereich Desktop verhalten soll.

• Nachfragen per Dialog: Es erscheint der Dialog Archivablage. Über den Dialog entscheiden Sie, wie mit aus dem Funktionsbereich Desktop abgelegten Einträgen umgegangen werden soll.
• Nach ELO verschieben: Die Datei wird in ELO abgelegt und im Dateisystem gelöscht.
• Nach ELO verschieben und Link erstellen: Die Datei wird in ELO abgelegt und im Dateisystem durch einen ELO Link ersetzt.

Hinweise

Legen Sie fest, welche Hinweise angezeigt werden sollen. Um einen Hinweis anzeigen zu lassen, aktivieren Sie die betreffende Option über das Kontrollkästchen.

• Hinweis bei gesetzter Aufbewahrungsfrist anzeigen: Nach dem Setzen der Aufbewahrungsfrist über die Verschlagwortung erscheint ein Hinweis, dass das Dokument vor dem gesetzten Datum nicht mehr gelöscht werden kann.
• Hinweis bei Verschlagwortung ohne Personenbezug anzeigen: Wird bei der Verschlagwortung kein Personenbezug eingetragen, erscheint ein Hinweis, dass die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist nicht ausgefüllt wurden.
• Hinweis beim Beenden anzeigen, wenn noch ungespeicherte Änderungen vorhanden sind: Möchten Sie den Client beenden und es sind noch ungespeicherte Änderungen vorhanden, wird darauf hingewiesen, dass Informationen verloren gehen könnten.
• Hinweis beim Suchen mehrerer Begriffe in unterschiedlichen Bereichen der iSearch: Dieser Hinweis erscheint im Funktionsbereich Suche bei einer durchgeführten Mehrwortsuche in unterschiedlichen Bereichen. Es wird darauf hingewiesen, dass nur Einträge gefunden werden, bei denen alle gesuchten Begriffe innerhalb eines Bereichs vorhanden sind.

Mehrere Einträge als Link

Verhalten beim Erstellen eines Links, wenn mehrere Einträge ausgewählt sind: Legen Sie fest, wie sich der ELO Desktop Client bei der Funktion Versenden als ELO Link verhalten soll, wenn mehrere Einträge ausgewählt sind.

• Nachfragen per Dialog: Es erscheint der Dialog Link erstellen. Über den Dialog entscheiden Sie, wie sich der ELO Desktop Client bei der Auswahl mehrerer Einträge verhalten soll.
• Einen ELO Link pro Eintrag erstellen: Für jeden der ausgewählten Einträge wird ein separater ELO Link erstellt.
• Nur einen ELO Link für alle Einträge erstellen: Alle Einträge werden innerhalb einer Datei verlinkt. Beim Öffnen des ELO Links werden die Einträge in einer Suchansicht aufgelistet.

Konfiguration - Verschlagwortung

Folgende Einstellungen finden Sie im Bereich Verschlagwortung.

Allgemein

Verschlagwortungsdialog beim Ablegen anzeigen: Beim Ablegen eines Eintrags wird der Verschlagwortungsdialog angezeigt.

Inhalt der Steuerelemente aus Word mit der Verschlagwortung verbinden: Die Werte der Steuerelemente aus den Microsoft-Word-Formularfeldern werden bei der Ablage in ELO in die Verschlagwortung übernommen.

Voreinstellung für die Verschlagwortung

Legen Sie die voreingestellten Verschlagwortungsmasken für neue Dokumente und neue Ordner fest. Klicken Sie jeweils auf das Drop-down-Menü (Dreieckssymbol) und wählen die gewünschte Verschlagwortungsmaske aus.

Zuordnung der Verschlagwortungsmaske zu einem Dateityp

Legen Sie fest, ob bestimmte Dateitypen und Verschlagwortungsmasken fest miteinander verbunden sein sollen. Dies ist für die Ablage ungewöhnlicher Dateiformate nützlich, kann aber auch bei häufig wiederholten Ablagen Zeit sparen.

Dateiendung: Tragen Sie in diesem Feld die Dateiendung des gewünschten Dateityps ein, beispielsweise pdf oder docx.

Verschlagwortungsmaske: Wählen Sie über das Drop-down-Menü (Dreieckssymbol) die gewünschte Verschlagwortungsmaske aus. Bestätigen Sie die Zuordnung mit einem Klick auf OK.

X: Um eine Zuordnung zu entfernen, klicken Sie auf X.

Neu: Um eine neue Zuordnung festzulegen, klicken Sie auf Neu. Eine neue Zeile erscheint.

Konfiguration - Administration (1)

Folgende Einstellungen finden Sie im oberen Bereich der Administration.

Archivverwaltung

Im Bereich Archivverwaltung sehen Sie alle bisher angelegten Archivprofile mit dem Profilnamen und der dazugehörigen URL.

Hinzufügen: Um ein neues Profil anzulegen, klicken Sie auf Hinzufügen. Der Dialog Neues Profil hinzufügen erscheint. Tragen Sie den Profilnamen und die dazugehörige URL des ELO Indexservers ein. Die Erreichbarkeit des ELO Indexservers wird geprüft. Ist die Prüfung erfolgreich, erscheint der Text Archiv ist erreichbar in grüner Schrift. Um das Profil hinzuzufügen, klicken Sie auf OK.

Bearbeiten: Um ein bestehendes Profil zu bearbeiten, markieren Sie das Archiv und klicken auf Bearbeiten. Ändern Sie gegebenenfalls den Profilnamen und die URL und klicken auf OK.

Löschen: Um ein bestehendes Profil zu löschen, markieren Sie das Archiv und klicken auf Löschen.

Kopieren: Kopiert den Profilnamen und die URL in folgender Syntax in die Zwischenablage: <Profilname>;<Art der Anmeldung>;<URL>. In der Syntax wird zwischen zwei Arten der Anmeldung unterschieden. Das U steht für eine Anmeldung mit Benutzernamen, das S steht für eine SSO-Anmeldung (Windows-Benutzer).

Einfügen: Fügt ein Profil aus der Zwischenablage ein. Haben Sie die korrekte Syntax ausgewählt (siehe Kopieren), wird per Klick auf Einfügen ein Archivprofil angelegt. Falls Sie in der Zwischenablage nur die Indexserver-URL parat haben, wird der Profilname anhand der URL generiert.

Passwörter: Um zu sehen, für welche Archive und Benutzer Passwörter gespeichert wurden, klicken Sie auf Passwörter. Um gespeicherte Passwörter zu entfernen, klicken Sie auf X und bestätigen mit OK. Um sämtliche Passwörter zu entfernen, klicken Sie auf Alle Passwörter entfernen und bestätigen mit OK.

Bei Anwendungsstart automatisch am letzten Archiv anmelden: Um sich beim Start der Anwendung automatisch mit denselben Benutzerdaten am zuletzt verwendenden Archiv anzumelden, aktivieren Sie diese Option.

Checkout-Verzeichnisse

Werden Dateien aus dem ELO Archiv bearbeitet, müssen sie dem Archiv entnommen werden. Sie werden dann ausgecheckt und als temporäre Dateien während der Bearbeitung in einem Ordner auf dem Dateisystem gespeichert. In der Liste sehen Sie alle angelegten Checkout-Verzeichnisse. Mit dem Regler können Sie jedes einzelne Checkout-Verzeichnis aktivieren bzw. deaktivieren.

Hinzufügen: Legt ein neues Checkout-Verzeichnis auf dem Dateisystem fest.

Verzeichnis öffnen: Zeigt den Inhalt des Checkout-Verzeichnisses im Dateisystem an.

Beachten Sie: Die Checkout-Verzeichnisse werden automatisch aufgeräumt. Dabei werden alle Dateien, die nicht vom ELO Desktop Client ausgecheckt wurden, gelöscht.

Konfiguration - Administration (2)

Folgende Einstellungen finden Sie im unteren Bereich der Administration.

Übersicht Log-Datei

Log-Dateipfad: Hier sehen Sie den Pfad der Log-Datei auf dem Dateisystem. Um den Pfad zu ändern, klicken Sie auf Durchsuchen. Es erscheint ein Dialog, in dem Sie ein neues Verzeichnis für die Log-Dateien auswählen können.

Informationsniveau: Legen Sie über das Drop-down-Menü fest, mit welchem Informationsniveau die Log-Dateien geschrieben werden sollen. Vier Stufen sind möglich, die von der gänzlichen Abschaltung bis zu einer detaillierten Protokollierung reichen.

Log-Datei: Zeigt in einer Übersicht die Log-Datei des aktuellen Tages an. Über die Schaltflächen können Sie zwischen einer Tabellenansicht oder Listenansicht auswählen. Über die Schaltfläche Filter können Sie sortieren, gruppieren und filtern, um die Ansicht einzuschränken. Ein weiteres Eingrenzen nach dem Prinzip "Search-as-you-type" ermöglicht das Suchfeld neben dem Lupensymbol.

Rechts neben der Log-Datei befinden sich drei Schaltflächen:

• Aktualisieren: Aktualisiert die Übersicht.
• Öffnen: Wählen Sie im Verzeichnis die gewünschte Log-Datei aus und bestätigen den Dialog mit Öffnen. Die Datei erscheint im Bereich Log-Datei.
• Versenden: Wählen Sie im Verzeichnis die gewünschte Log-Datei aus und bestätigen den Dialog mit Öffnen. Es erscheint im Standard-E-Mail-Programm eine geöffnete E-Mail mit der Log-Datei als Anhang.

Details: Hier können Sie eine ausgewählte Zeile aus der Übersicht der Log-Datei detaillierter betrachten. Folgende Details werden angezeigt: Nachricht, Ursprung, Datum und Fehlernachricht.