Über den Funktionsbereich Archiv können Sie Ihre Dokumente und Daten archivieren und verwalten. Im Folgenden stellen wir Ihnen die Grundfunktionen des Bereichs Archiv vor.

Oberfläche

Die Oberfläche des Funktionsbereichs ist folgendermaßen aufgebaut:

1 Kopfleiste: Zeigt den Namen des Funktionsbereichs an. Über die zwei spitzen Pfeile ist es möglich, den ELO Desktop Client auf eine reduzierte Ansicht zu minimieren oder auf die Standardansicht zu maximieren. Um das Drop-down-Menü zu öffnen, klicken Sie auf den angemeldeten Benutzer. Über das Menü können Sie folgende Funktionen und Dialoge aufrufen: Konfiguration, Hilfe, Über das Programm, Abmelden sowie Beenden. Mit dem nach links gerichteten Pfeil neben dem Archivnamen gelangen Sie zu der zuletzt aufgerufenen Ansicht.

2 Archivbaum: Zeigt den Archivbaum des ausgewählten ELO Archivs an.

3 Funktionsbereichsleiste: Über die Leiste gelangen Sie zu den Funktionsbereichen Archiv, Suche, Mein ELO, Desktop und Bearbeitung.

4 Schaltfläche Kachelbereich: Über diese Schaltfläche gelangen Sie zum Kachelbereich.

5 Funktionsleiste: In dieser Leiste befinden sich alle Funktionen, die Sie im Funktionsbereich Archiv verwenden können. Die Funktionen sind in fünf Gruppen unterteilt, die über die jeweilige Schaltfläche erreicht werden können: Dokument, Neu, Ansicht, Ausgabe sowie Verwaltung. Es stehen je nach Selektion nur die ausführbaren Funktionen zur Verfügung. Hinter jeder Funktion befindet sich ein Sternsymbol. Mit einem Klick auf den Stern fügen Sie die Funktion der Favoritenleiste hinzu. In der Funktionsleiste können Sie zudem weitere Schaltflächen über den ELO App Manager einbinden, beispielsweise eine ELO Business Solution.

6 Favoriten verwalten: Über diese Schaltfläche verwalten Sie die Favoriten. Alle Funktionen des Bereichs sind hier, sortiert in Funktionsgruppen, aufgelistet. Wählen Sie eine Funktion in der Liste aus, wird sie als ausgefüllter Stern markiert und der Favoritenleiste in Form einer Schaltfläche mit dem passenden Symbol hinzugefügt. Sie können angelegte Favoriten entweder über diese Liste oder über das Minussymbol über der Schaltfläche in der Favoritenleiste wieder entfernen. Mit einem Klick auf Favoriten verwalten werden die Änderungen gespeichert.

7 Favoritenleiste: In dieser Leiste befinden sich die als Favorit angelegten Funktionen. Um eine Funktion auszuführen, wählen Sie eine Schaltfläche in der Favoritenleiste aus. Abhängig von der Selektion können in der Leiste auch Funktionen ausgegraut sein.

Vorschau

Sie können sich die Vorschau eines Eintrags in einem eigenen Fenster anzeigen lassen. Markieren Sie hierfür den gewünschten Eintrag im Archivbaum. Sie erreichen die Funktion Vorschau über die Funktionsleiste in der Gruppe Ansicht.

Je nach Dateityp stehen Ihnen in der Vorschau unterschiedliche Funktionen zur Verfügung.

Stellen Sie in der Vorschaukonfiguration die maximale Dokumentengröße für die Vorschau ein und welche Vorschaumethode für welchen Dateitypen verwendet werden soll. Lesen Sie dazu im Kapitel Grundlagen den Abschnitt Konfiguration.

Vorschau für ein Microsoft-Office-Dokument: Im folgenden Beispiel wird mit der Funktion Vorschau ein Microsoft-Office-Dokument in einem neuen Fenster neben der Sidebar geöffnet.

Das Microsoft-Office-Dokument erscheint mit der voreingestellten Vorschaumethode Windows-Explorer-Vorschau im Tab Dokument.

In der Kopfzeile der Vorschau stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:

• Tabs verstecken/anzeigen: Mit dem Symbol mit den drei Linien können Sie die Tabs verstecken oder wieder anzeigen lassen.
• Zur Ansicht öffnen: Mit dem Augen-Symbol öffnen Sie das Dokument im passenden Microsoft-Office-Programm.
• Vorschaukonfiguration: Mit dem Zahnrad-Symbol öffnen Sie den Dialog Konfiguration. Im Bereich Anzeige können Sie die Vorschaukonfiguration für verschiedene Dateitypen einstellen.

Information: Ist für einen Eintrag eine Verlinkung vorhanden, wird dies in der Kopfleiste der Vorschau angezeigt.

Im Tab Verschlagwortung werden die Indexfelder in einer vereinfachten Ansicht angezeigt. Die einzelnen Bereiche Basis, Zusatztext und Optionen können Sie ein- und ausklappen.

Im Tab Formular haben Sie die Möglichkeit, die Felder Kurzbezeichnung, Dokumentendatum und Zusatztext zu bearbeiten. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Im Tab Feed werden Beiträge zu einem Eintrag angezeigt. Sie können im Feed Einträge kommentieren, Kollegen und Beiträge verlinken sowie Themen in Hashtags bündeln.

Information: Lesen Sie im Kapitel Der Feed, welche Optionen Ihnen in diesem Tab zur Verfügung stehen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen weitere Funktionen aus dem Funktionsbereich Archiv vor. Sie öffnen die Funktionen entweder über die Funktionsleiste, die Favoritenleiste oder dem Kontextmenü.

Zur Ansicht öffnen

Mit der Funktion Zur Ansicht öffnen können Sie ein ausgewähltes Dokument in einem externen Programm zur Ansicht öffnen.

Auschecken und bearbeiten

Mit der Funktion Auschecken und bearbeiten können Sie ein ausgewähltes Dokument in einem externen Programm zur Bearbeitung öffnen. Das Dokument wird in den Funktionsbereich Bearbeitung übertragen und ist im Archiv für die Bearbeitung durch andere Benutzer gesperrt. Das ausgecheckte Dokument ist im Archiv durch ein gelbes Pfeilsymbol gekennzeichnet.

Dokument bearbeiten

Mit der Funktion bearbeiten Sie das ausgewählte und bereits ausgecheckte Dokument. Diese Funktion ist dann notwendig, wenn Sie ein ausgechecktes Dokument weiterbearbeiten wollen, das passende Bearbeitungsprogramm aber nicht geöffnet haben. Speichern Sie die Änderungen wie gewohnt in Ihrem Bearbeitungsprogramm.

Einchecken

Mit der Funktion Einchecken legen Sie ein ausgechecktes und geändertes Dokument im Archiv als neue Version ab.

1. Markieren Sie ein ausgechecktes Dokument im Archiv.

2. Klicken Sie in der Funktionsleiste in der Gruppe Neu auf Einchecken.

Der Dialog Versionskommentar erscheint.

Optional: Ändern Sie im Feld Version bei Bedarf die Versionsnummer

Optional: Geben Sie einen Versionskommentar im Feld Kommentar ein. Ihnen stehen 64 Zeichen zur Verfügung.

Sie können über die Kontrollkästchen zudem festlegen, dass die abgelegte Version nicht löschbar ist und dass das Datum des Dokuments auf das Ablagedatum aktualisiert wird.

Information: Sie können in der Konfiguration im Bereich Dialoge einstellen, dass dieser Dialog nicht mehr angezeigt wird.

3. Klicken Sie auf OK.

Das Dokument wird wieder für die Bearbeitung durch andere Benutzer freigegeben und aus dem Funktionsbereich Bearbeitung entfernt.

Dokumentenänderung verwerfen

Mit der Funktion Dokumentenänderung verwerfen verwerfen Sie alle Änderungen des ausgewählten und ausgecheckten Dokuments. Das ursprüngliche Dokument bleibt erhalten und steht wieder für andere Benutzer zur Bearbeitung zur Verfügung.

Dokumentversionen

Lesen Sie mehr über diese Funktion im Kapitel Dokumentversionen.

Neue Version laden

Mit der Funktion Neue Version laden laden Sie eine Datei aus Ihrem Dateisystem und legen diese als neue Version eines ausgewählten Dokuments im Archiv ab. Es erscheint ein Fenster zur Auswahl der Datei aus dem Dateisystem. Bei einem versionsverwalteten Dokument wird ein neuer Eintrag in der Versionsgeschichte erzeugt und zur aktuellen Arbeitsversion gemacht. Bei einem frei zu bearbeitenden Dokument wird die bisherige Version überschrieben.

Laden Sie über die Funktion eine identische Version hoch, erscheint ein Dialog mit der Abfrage, was mit der Datei geschehen soll. Sie können das Laden der neuen Version abbrechen oder die Datei trotzdem als neue Version ablegen.

Neuer Ordner

Mit der Funktion Neuer Ordner erzeugen Sie einen neuen Ordnereintrag im Archiv.

1. Markieren Sie die Stelle im Archiv, an der Sie den neuen Ordner einfügen möchten.

2. Klicken Sie in der Funktionsleiste in der Gruppe Neu auf Neuer Ordner.

Der Dialog Verschlagwortung erscheint.

3. Geben Sie im Feld Kurzbezeichnung einen Namen für den neuen Ordner ein.

Optional: Falls im neuen Ordner ein Personenbezug vorhanden ist, füllen Sie im Bereich Optionen die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist vollständig aus.

4. Klicken Sie auf OK.

Der neue Ordner wurde angelegt.

Dokument aus Vorlage

Mit der Funktion Dokument aus Vorlage erstellen Sie aus den Dokumentenvorlagen ein neues Dokument im Archiv.

Es erscheint ein Dialog zur Auswahl einer Dokuments, das als Vorlage für das neue Dokument dienen soll. Wählen Sie aus dem in der Konfiguration definierten Ordner für Dokumentenvorlagen ein Dokument aus und klicken auf OK. Das Dokument wird im zuvor markierten Ordner angelegt und zur Bearbeitung geöffnet.

Vor der Auswahl haben Sie die Möglichkeit, eine Dokumentenvorlage über die darunter liegende Schaltfläche zur Ansicht zu öffnen.

Dateien/Ordner einfügen

Mit der Funktion Dateien/Ordner einfügen können Sie eine Datei oder einen Ordner aus dem Dateisystem im ausgewählten Archivordner ablegen.

Der Dialog Dateien/Ordner einfügen erscheint. Wählen Sie aus, welche Dateien oder Ordner Sie ablegen möchten, indem Sie einen Haken in die Kontrollkästchen setzen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Klicken Sie auf OK. Im folgenden Dialog Verschlagwortung nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und legen daraufhin die Dateien oder Ordner im Archiv ab.

Aktualisieren

Mit der Funktion Aktualisieren erneuern Sie die Ansicht. Die Daten werden neu aus dem Archiv gelesen.

Verlinkung

Lesen Sie mehr über diese Funktion im Kapitel Verlinkung.

Speichern unter

Mit der Funktion Speichern unter speichern Sie das ausgewählte Dokument als Datei auf ihrem Dateisystem. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den Speicherort auf dem Dateisystem auswählen.

Versenden

Mit der Funktion Versenden können Sie das markierte Dokument per E-Mail versenden. Eine neue E-Mail mit dem Dokument als Anhang erscheint in Ihrem E-Mail-Programm.

Versenden als ELO Link

Mit der Funktion Versenden als ELO Link versenden Sie einen ausgewählten Eintrag als ELO Link. Eine neue E-Mail mit dem ELO Link als Anhang erscheint in Ihrem E-Mail-Programm. Der Link verweist auf das ELO Archiv. Daher muss der Empfänger Zugriff auf das ELO Archiv haben.

Drucken

Mit der Funktion Drucken drucken Sie das ausgewählte Dokument aus. Es erscheint der Windows-Dialog Drucken, in dem Sie weitere Druckeinstellungen vornehmen können.

Verschlagwortung

Lesen Sie mehr über diese Funktion im Kapitel Verschlagwortung.

Berechtigungen

Lesen Sie mehr über diese Funktion im Kapitel Berechtigungen.

Report zum Eintrag

Mit der Funktion Report zum Eintrag können Sie einen Report über einen ausgewählten Eintrag erstellen.

Im Dialog Report zum Eintrag können Sie unter folgenden Optionen auswählen, die bei der Erstellung des Reports berücksichtigt werden.

Benutzer: Wählen Sie über das Drop-down-Menü einen oder mehrere Benutzer und/oder Gruppen aus. Die nicht ausgewählten Benutzer und Gruppen erscheinen im Report nicht.

Datum: Grenzen Sie über das Kalendersymbol den Zeitraum des Reports ein.

Anzahl: Geben Sie über das Drehfeld die maximale Anzahl der Einträge ein. Chronologisch abwärts wird nur diese Anzahl im Report miteinbezogen.

Aktionen: Setzen Sie einen Haken bei den Aktionen, die im Report berücksichtigt werden sollen. Über das Suchfeld haben Sie die Möglichkeit, nach einer bestimmten Aktion zu suchen.

Klicken Sie auf OK, um den Report zu erstellen.

Der Report zum Eintrag erscheint in der Listenansicht.

Über das Zahnradsymbol können Sie die Optionen des Reports anpassen. Über das Diskettensymbol speichern Sie den Report als CSV-Datei. Es erscheint ein Dialog zur Auswahl des Zielpfads auf dem Dateisystem.

Sie können sich den Report in einer Listen-oder Tabellenansicht anzeigen lassen. Wählen Sie die Ansicht über die entsprechenden Schaltflächen aus. Über die Schaltfläche Filter können Sie sortieren, gruppieren und filtern, um die Ansicht einzuschränken. Ein weiteres Eingrenzen nach dem Prinzip "Search-as-you-type" ermöglicht das Suchfeld neben dem Lupensymbol.

Kopieren

Mit der Funktion Kopieren kopieren Sie den ausgewählten Eintrag in die Zwischenablage.

Einfügen

Mit der Funktion Einfügen fügen Sie einen zuvor kopierten Eintrag an der ausgewählten Stelle im Archiv ein.

1. Markieren Sie die Stelle im Archiv, wo die Kopie eingefügt werden soll.

Der Dialog Kopie einfügen erscheint.

Optional: Passen Sie bei Bedarf den Namen der Kurzbezeichnung an.

Im Feld Zielordner erscheint der ausgewählte Ordner, in dem die Kopie abgelegt wird.

2. Setzen Sie unter Optionen einen Haken im Kontrollkästchen, falls Sie die Benutzer im Feld "Abgelegt von" und "Bearbeiter" beibehalten möchten.

3. Wählen Sie unter Berechtigungen über die Optionsfelder aus, ob die Kopie die Berechtigungen des Zielordners erhalten soll oder ob die bisherigen Berechtigungen unverändert beibehalten werden sollen.

4. Klicken Sie auf OK.

Die Kopie wird an der gewünschten Stelle eingefügt.

Information: Legen Sie über die Konfiguration fest, wie sich der ELO Desktop Client beim Kopieren eines Eintrags in einen Ordner mit abweichenden Berechtigungen verhalten soll.

Löschen

Mit der Funktion Löschen wird der ausgewählte Eintrag gelöscht. Im Archiv wird eine Löschmarkierung gesetzt und der Eintrag wird nicht mehr angezeigt.

In der Konfiguration im Bereich Anzeige können Sie einstellen, ob alle gelöschten Einträge bis zur nächsten Abmeldung im Archivbaum eingeblendet werden sollen. Die mit einer Löschmarkierung versehenen Dokumente werden im Archiv durch ein Papierkorb-Symbol und ausgegraut kenntlich gemacht.

Wiederherstellen

Mit dieser Funktion können Sie mit einer Löschmarkierung versehene Einträge wiederherstellen.

Um die gelöschten Einträge sichtbar zu machen, setzen Sie in der Konfiguration einen Haken bei Gelöschte Einträge bis zur nächsten Abmeldung einblenden (Bereich Anzeige). Die mit einer Löschmarkierung versehenen Dokumente werden im Archiv durch eckige Klammern kenntlich gemacht und sind zudem ausgegraut. Klicken Sie auf einen Eintrag im Archiv, werden der ausgewählte Eintrag und alle Untereinträge wiederhergestellt. Diese Option ist nur möglich, so lange der Eintrag noch nicht dauerhaft entfernt wurde.

Sperre entfernen

Mit der Funktion Sperre entfernen entfernen Sie auf den ausgewählten Einträgen die Sperre.

Als normaler Benutzer können Sie nur eigene Sperren entfernen, als Administrator auch die Sperren von fremden Dokumenten.

Achtung: Da der gesperrte Eintrag möglichweise von einem anderen Benutzer bearbeitet wird, kann das Entfernen einer Sperre zu Datenverlust oder dem Überschreiben von Änderungen führen.