La section Archive vous permet d'archiver et de gérer vos documents et données. Vous trouverez ci-dessous des informations sur les fonctions de base de la section Archive.

Interface

L'interface de la section se compose des points suivants :

1 Barre supérieure : affiche le nom de la section. Les deux flèches pointues vous permettent de minimiser le client Desktop ELO ou de l'agrandir à l'affichage standard. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquez sur l'utilisateur authentifié. Le menu vous permet de lancer les fonctions et dialogues suivants : Configuration, Aide, A propos du programme, Déconnexion et Arrêter. La flèche pointant vers la gauche placée à côté du nom d'archive vous permet de basculer vers le dernier affichage utilisé.

2 Arborescence ELO : affiche l'arborescence de l'archive ELO sélectionnée.

3 Barre des sections : cette barre vous permet de basculer dans les sections Archive, Recherche, Mon ELO, Desktop et Traitement.

4 Bouton Section des tuiles : ce bouton vous permet de basculer dans la Section des tuiles.

5 Barre des fonctions : dans cette barre se trouvent toutes les fonctions que vous pouvez utiliser dans la section Archive. Les fonctions sont réparties en cinq groupes accessibles par le biais du bouton correspondant : Document, Nouveau, Affichage, Sortie et Administration. En fonction de la sélection, seules les fonctions pouvant être exécutées sont disponibles. Derrière chaque fonction se trouve un symbole d'étoile. Cliquez sur l'étoile si vous souhaitez ajouter la fonction à la barre des favoris. Par ailleurs, vous pouvez intégrer d'autres boutons dans la barre des fonctions par le biais de ELO App Manager, par exemple une ELO Business Solution.

6 Gérer les favoris : ce bouton vous permet de gérer les favoris. Toutes les fonctions de la section sont affichés ici sous forme de liste et en fonction des groupes. Si vous sélectionnez une fonction dans la liste, elle est marquée en tant qu'étoile et elle est ajoutée à la barre des favoris sous forme d'un bouton avec le symbole correspondant. Vous pouvez supprimer les favoris par le biais de cette liste ou par le biais du symbole "-" au-dessus du bouton dans la barre des favoris. Cliquez sur Gérer les favoris pour enregistrer les modifications.

7 Barre des favoris : dans cette barre se trouvent les fonctions enregistrées en tant que favoris. Pour exécuter une fonction, veuillez sélectionner un bouton dans la barre des favoris. Selon la sélection, certaines fonctions peuvent être grisées dans la barre.

Aperçu

Vous pouvez faire afficher l'aperçu d'une entrée dans une fenêtre à part. Pour ceci, marquez l'entrée souhaitée dans l'arborescence. Vous accédez à la fonction Aperçu par le biais de la barre des fonctions dans le groupe Affichage.

En fonction du type de fichier sélectionné, différentes fonctions sont disponibles.

Dans la configuration d'aperçu, vous pouvez définir la taille de document maximale pour l'aperçu, et quelle méthode d'aperçu vous souhaitez utiliser pour quel type de fichier. Vous trouverez de plus amples informations dans le chapitre Bases, paragraphe Configuration.

Aperçu pour un document Microsoft Office : dans l'exemple suivant, la fonction Aperçu permet d'ouvrir un document Microsoft Office dans une nouvelle fenêtre à côté de la barre latérale.

Le document Microsoft Office s'affiche avec la méthode d'aperçu pré-réglée Aperçu Windows Explorer dans l'onglet Document.

Trois options sont disponibles dans l'en-tête de l'aperçu :

• Masquer/afficher les onglets : le symbole avec les trois lignes permet de masquer ou de faire afficher les onglets.
• Ouvrir/afficher : le symbole de l'œil vous permet d'ouvrir le document dans le programme Microsoft Office approprié.
• Configuration d'aperçu : avec le symbole de la roue dentée, vous pouvez ouvrir le dialogue Configuration. Vous pouvez effectuer la configuration d'aperçu pour les différents types de fichier dans la section Affichage.

Information : s'il existe un fichier associé pour une entrée, cette information s'affiche dans la barre supérieure de l'aperçu.

Dans l'onglet Indexation, les champs d'indexation sont affichés sous forme d'un affichage simplifié. Les différentes sections Base, Texte supplémentaire et Options peuvent être ouvertes ou fermées.

Dans l'onglet Formulaire, vous avez la possibilité de modifier les champs Désignation, Date de document et Texte supplémentaire. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Dans l'onglet Fil d'actualité, sont affichés des articles sur une entrée. Dans le fil d'actualité, vous pouvez rédiger des commentaires, mentionner des collègues et articles et regrouper des thèmes avec des hashtags.

Information : dans le chapitre Le fil d'actualité, vous pouvez lire quelles options sont disponibles dans cet onglet.

Voici une présentation d'autres fonctions de la section Archive. Pour ouvrir les fonctions, vous pouvez passer par le biais de la barre des fonctions, la barre des favoris ou le menu contextuel.

Ouvrir/afficher

La fonction Ouvrir/afficher vous permet d'ouvrir un document sélectionné dans un programme externe.

Check-out et modifier

La fonction Check-out et modifier vous permet d'ouvrir le document sélectionné dans un programme externe en vue d'un traitement. Le document est transféré dans la section En traitement et est verrouillé dans l'archive afin que les autres utilisateurs ne puissent pas le modifier. Le document soumis au check-out est marqué d'une flèche jaune dans l'archive.

Modifier le document

Cette fonction vous permet de modifier le document sélectionné et déjà soumis au check-in. Cette fonction doit être exécutée lorsque vous souhaitez continuer à modifier un document soumis au check-out, mais que l'application correspondante n'est pas ouverte. Enregistrez les modifications dans l'application comme vous en avez l'habitude.

Check-in

La fonction Check-in vous permet de déposer un document soumis au check-out et modifié en tant que nouvelle version.

1. Marquez un document ayant été soumis au check-out dans l'archive.

2. Dans la barre des fonctions, cliquez sur Check-in dans le groupe Nouveau.

Le dialogue Commentaire de version apparaît.

En option : veuillez modifier le numéro de version dans le champ Version.

En option : entrez un commentaire de version dans le champ Commentaire. Vous pouvez saisir jusqu'à 64 caractères.

Les cases à cocher vous permettent également de déterminer que la version déposée ne peut pas être supprimée et que la date de document doit obtenir la date de dépôt.

Information : dans la configuration, dans la section Dialogue, vous pouvez définir que ce dialogue ne doit plus être affiché.

3. Cliquez sur OK.

Le document est à nouveau accessible pour un traitement par d'autres utilisateurs et est supprimé de la section En traitement.

Rejeter les modifications de document

La fonction Rejeter les modifications de document permet de rejeter toutes les modifications du document sélectionné et soumis au check-out. Le document d'origine reste inchangé et est à nouveau disponible pour un traitement par d'autres utilisateurs.

Versions de documents

Lisez plus d'informations à ce sujet dans le chapitre Versions de document.

Charger une nouvelle version

La fonction Charger une nouvelle version vous permet de charger un fichier depuis votre système de fichiers local et de le déposer en tant que nouvelle version d'un document sélectionné dans l'archive. Une fenêtre de sélection du fichier dans le système de fichiers s'ouvre. Une nouvelle entrée est créée pour un document soumis au versioning et elle devient la nouvelle version de travail. Si un document est soumis au traitement libre, la version actuelle est écrasée.

Si vous téléchargez une version identique, un dialogue vous demande ce qui doit advenir du fichier. L'utilisateur peut annuler le chargement de la nouvelle version ou tout de même déposer la nouvelle version.

Nouveau classeur

La fonction Nouveau classeur vous permet de créer un nouveau classeur dans l'archive.

1. Marquez l'endroit dans l'archive, où vous voulez ajouter le nouveau classeur.

2. Dans la barre des fonctions, cliquez sur Nouveau classeur dans le groupe Nouveau.

Le dialogue Indexation s'ouvre.

3. Saisissez un nom pour le nouveau classeur dans le champ Désignation.

En option : s'il existe des données relatives à la personne dans le nouveau classeur, veuillez remplir intégralement les champs Données personnelles et Fin du délai de suppression dans la section Options.

4. Cliquez sur OK.

Le nouveau classeur a été créé.

Document à partir d'un modèle

La fonction Document depuis un modèle vous permet de créer un nouveau document dans l'archive à partir des modèles de document.

Un dialogue s'ouvre, vous permettant de sélectionner un document qui servira de modèle pour le nouveau document. Sélectionnez un document dans le classeur défini dans la configuration comme classeur contenu les modèles de document, puis cliquez sur OK. Le document est créé dans le classeur marqué auparavant et ouvert en vue d'un traitement.

Avant la sélection, vous avez la possibilité d'ouvrir un modèle de document pour affichage par le biais du bouton se trouvant en-dessous.

Ajouter des fichiers/classeurs

La fonction Ajouter des fichiers/classeurs vous permet de déposer un fichier ou un classeur provenant du système de fichiers dans le classeur d'archive sélectionné

Le dialogue Ajouter des fichiers/classeurs apparaît. Sélectionnez quels fichiers ou classeurs vous souhaitez déposer, en cochant les cases correspondantes. Une sélection multiple est possible. Cliquez sur OK. Dans le dialogue Indexation, vous pouvez effectuer les réglages souhaités, et déposer les fichiers ou classeurs dans l'archive.

Actualiser

La fonction Actualiser vous permet d'actualiser l'affichage. Les données sont relues dans l'archive.

Lien

Lisez plus d'informations à ce sujet dans le chapitre Lien.

Enregistrer sous

La fonction Enregistrer sous permet d'enregistrer le document sélectionné en tant que fichier sur votre système de fichiers. Une fenêtre apparaît, vous permettant de sélectionner l'emplacement de dépôt sur le système de fichiers.

Envoyer

La fonction Envoyer vous permet d'envoyer le document marqué par e-mail. Un nouvel e-mail avec le document en tant que pièce jointe apparaît dans votre application de messagerie.

Envoyer en tant que lien ELO

La fonction Envoyer en tant que lien ELO vous permet d'envoyer une entrée sélectionnée en tant que lien ELO. Un nouvel e-mail avec le lien ELO en tant que pièce jointe apparaît dans votre application de messagerie. Le lien ELO se réfère à l'archive ELO. Le destinataire doit avoir accès à l'archive ELO.

Imprimer

La fonction Imprimer vous permet d'imprimer le document sélectionné. Le dialogue Windows Imprimer vous permet de procéder aux réglages d'impression.

Indexation

Lisez plus d'informations à ce sujet dans le chapitre Indexation.

Autorisations

Lisez plus d'informations à ce sujet dans le chapitre Autorisations.

Rapport pour l'entrée

La fonction Rapport pour l'entrée vous permet de créer un rapport sur une entrée sélectionnée.

Dans le dialogue Rapport sur l'entrée, vous pouvez sélectionner les options suivantes qui seront prises en compte lors de la création du rapport.

Utilisateur : par le biais du menu déroulant, veuillez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs et/ou groupes. Les utilisateurs et groupes non sélectionnés n'apparaitront pas dans le rapport.

Date : par le biais du symbole du calendrier, vous pouvez limiter la période du rapport par le biais du symbole de calendrier.

Nombre : par le biais du champ déroulant, veuillez entrer le nombre max. d'entrées. Seul ce nombre sera pris en compte pour le rapport.

Actions : sélectionnez les actions qui doivent être affichées dans le rapport. Le champ de recherche pour permet de rechercher une action précise.

Cliquez sur OK pour créer le rapport.

Le rapport pour l'entrée apparaît dans l'affichage de liste.

Le symbole de la roue dentée vous permet d'ajuster les options de rapport. Le symbole de la disquette vous permet d'enregistrer le rapport en tant que fichier csv. Un dialogue permettant de sélectionner le chemin cible sur le système de fichiers apparaît.

Vous pouvez faire afficher le rapport sous forme de liste ou de tableau. Sélectionnez l'affichage par le biais des boutons correspondants. Le bouton Filtre vous permet de trier, de regrouper et de filtrer pour limiter l'affichage. Le champ de recherche selon le principe "Search as you type" permet de délimiter encore plus les résultats.

Copier

La fonction Copier vous permet de copier l'entrée sélectionnée dans la mémoire temporaire.

Insérer

La fonction Ajouter vous permet d'ajouter une entrée copiée auparavant à l'emplacement sélectionné dans l'archive.

1. Marquez l'emplacement l'archive auquel la copie doit être ajoutée.

Le dialogue Insérer la copie apparaît.

En option : si nécessaire, ajustez le nom de la Désignation.

Le classeur sélectionné dans lequel la copie est déposée apparaît dans le champ Classeur cible.

2. Sous Options, cochez la case si vous souhaitez garder les utilisateurs dans le chemp "Déposé par" et "Auteur".

3. Sous Autorisations, les champs d'option vous permettent de déterminer si la copie doit contenir les autorisations du classeurs cible ou si les autorisations utilisées jusqu'alors doivent rester telles quelles.

4. Cliquez sur OK.

La copie est ajoutée à l'emplacement souhaité.

Information : dans la configuration, vous pouvez déterminer le comportement du client ELO Desktop lors de la copie d'une entrée dans un classeur avec autorisations divergentes.

Supprimer

La fonction Supprimer permet de supprimer l'entrée sélectionnée. Un marquage de suppression est créé dans l'archive et l'entrée n'est plus affichée.

La configuration dans la section Affichage vous permet de déterminer si toutes les entrées supprimées doivent être affichées dans l'arborescence jusqu'à la prochaine déconnexion. Les documents ayant un marquage de suppression sont caractérisés dans l'archive avec un symbole de corbeille et ils sont grisés.

Restaurer

Cette fonction vous permet de restaurer les entrées dotées d'un marquage de suppression.

Pour rendre visibles les entrées supprimées, cochez la case Afficher les entrées supprimées jusqu'à la prochaine authentification (Section Affichage). Les documents ayant un marquage de suppression sont caractérisés dans l'archive avec des [crochets] et ils sont grisés. Si vous cliquez sur une entrée dans l'archive, l'entrée sélectionnée et toutes les sous-entrées seront restaurées. Cette option n'est seulement possible tant que l'entrée n'a pas encore été supprimée définitivement.

Supprimer le verrouillage

La fonction Supprimer le verrouillage vous permet de supprimer le verrouillage des entrées sélectionnées.

En tant qu'utilisateur de base, vous pouvez seulement supprimer vos propres verrouillages, en revanche, vous pouvez également supprimer le verrouillage de documents étrangers si vous êtes administrateur.

Attention : Etant donné qu'il se pourrait que l'entrée verrouillée puisse être traitée par un autre utilisateur, la suppression d'un verrouillage pourrait mener à une perte de données ou au fait que les modifications puissent être écrasées.