Kurzinfo

Steuerelemente aus einem Formular einer Microsoft-Word-Vorlage sollen einem Indexfeld der ELO Verschlagwortung zugeordnet werden.

Voraussetzungen

Sie müssen hierfür in Microsoft Word den Tab Entwicklertools aktivieren: Multifunktionsleiste > Datei > Optionen > Menüband anpassen.

Damit die Inhalte der Verschlagwortung mit den Word-Formularfelder verbunden werden, muss zudem in der Konfiguration im Bereich Verschlagwortung > Allgemein ein Haken bei Inhalt der Steuerelemente aus Word in die Verschlagwortung übernehmen gesetzt werden.

Schritt für Schritt

1. Legen Sie mehrere Steuerelemente in einer Dokumentenvorlage in Microsoft Word an, beispielsweise ein Datumsauswahl-Inhaltssteuerelement für das Datum oder ein Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement für den Projektnamen.

2. Legen Sie das Dokument in ELO ab und wählen die Verschlagwortungsmaske mit den gewünschten Indexfeldern aus, die später mit den Steuerelementen verbunden werden sollen. In unserem Beispiel wählen wir die Verschlagwortungsmaske Protokoll mit den Indexfeldern Projekt, Verfasser, Gesprächsdatum, Ort und Thema aus.

3. Markieren Sie das abgelegte Dokument in ELO und klicken in der Funktionsleiste in der Gruppe Dokument auf Auschecken und bearbeiten.

Das Dokument wird in Microsoft Word zur Bearbeitung geöffnet.

4. Wechseln Sie in den Funktionsbereich Desktop.

5. Wählen Sie in der Word-Vorlage ein Steuerelement aus, das Sie einem Indexfeld der Verschlagwortungsmaske zuordnen möchten.

6. Klicken Sie in der Funktionsleiste in der Gruppe Verwaltung auf Steuerelement zuordnen.

Der Dialog Indexfeld zuordnen mit dem Namen der verwendeten Verschlagwortungsmaske erscheint.

7. Wählen Sie über das Drop-down-Menü das Indexfeld aus, dem das ausgewählte Steuerelement zugeordnet werden soll. In unserem Beispiel entscheiden wir uns für das Indexfeld Projekt.

Optional: Über die Schaltfläche Auswahl aktualisieren aktualisieren Sie die Auswahl in Microsoft Word, falls Sie in der Zwischenzeit Veränderungen vorgenommen haben.

8. Klicken Sie auf OK.

Die Zuordnung zu einem Indexfeld wurde vorgenommen.

9. Wiederholen Sie diesen Schritt für die weiteren Steuerelemente in Ihrer Dokumentenvorlage.

Optional: Klicken Sie in der Funktionsleiste in der Gruppe Verwaltung auf Übersicht Steuerelemente, um zu überprüfen, welche Felder miteinander verbunden sind.

Ergebnis

Die Steuerelemente sind nun mit Indexfeldern in der ELO Verschlagwortung verbunden.

Sie können nun mit der erstellten Dokumentvorlage über die Funktion Dokument aus Vorlage ein Protokoll erstellen. Beim Öffnen der Dokumentvorlage erscheint der Verschlagwortungsdialog. Alle Angaben, die nun innerhalb der gemappten Indexfelder getätigt werden, werden automatisch in die Formularfelder des Dokuments übernommen.

Sobald das Dokument fertig erstellt wurde und wieder eingecheckt wird, werden automatisch die Werte der gemappten Felder überprüft und die Inhalte der Verschlagwortungsmaske automatisch angepasst.

Übersicht Steuerelemente

Über die Funktion Übersicht Steuerelemente überprüfen Sie, welcher Verschlagwortungsmaske das Dokument zugeordnet ist und welche Indexfelder mit einem Steuerelement verknüpft sind.

In Übersicht auswählen: Das aktive Steuerelement in Microsoft Word wird in der Übersicht fokussiert.

Indexfeld zuordnen: Ordnen Sie das aktive Steuerelement in Microsoft Word einem Indexfeld zu. Der Dialog Indexfeld zuordnen erscheint.

Aktualisieren: Die Steuerelemente in Microsoft Word werden neu ausgelesen.

Die Übersicht können Sie sich entweder in einer Listen- oder Tabellenansicht anzeigen lassen. Über die Schaltfläche Filter können Sie sortieren, gruppieren und filtern, um die Ansicht in der Liste einzuschränken. Ein weiteres Eingrenzen nach dem Prinzip "Search-as-you-type" ermöglicht das Suchfeld neben dem Lupensymbol.

Für jeden Listeneintrag können Sie sich das zugeordnete Steuerelement über die Schaltfläche mit dem Pfeilsymbol anzeigen lassen.

Über das Kettensymbol können Sie die bestehende Zuordnung anpassen. Der Dialog Indexfeld zuordnen erscheint.

Bei folgenden Fällen erscheint ein Warnsymbol mit passendem Hinweis:

• Keine Zuordnung vorhanden
• Das Indexfeld wurde mehrfach zugeordnet
• Kein zugehöriges Indexfeld in der Verschlagwortungsmaske