Objectif

Les éléments de commande provenant d'un formulaire d'un modèle Microsoft Word doivent être assignés à un champ d'indexation de l'indexation ELO.

Conditions préliminaires

Vous pouvez activer l'onglet Outils développeurs dans Microsoft Word : Ruban > Fichier > Options > Adapter le ruban.

Afin que les contenus de l'indexation soient reliés aux champs de formulaire Word, une coche doit être placée dans la configuration dans la section Indexation > Généralités, Depuis Word, copier le contenu des contrôles dans l'indexation.

Pas à pas

1. Veuillez créer plusieurs contrôles dans un modèle de document dans Microsoft Word, par exemple un contrôle de sélection de date pour la date, ou un contrôle de liste déroulant pour le nom du projet.

2. Déposez le document dans ELO et sélectionnez le masque d'indexation avec les champs d'indexation souhaités, qui devraient être reliés ultérieurement avec les éléments de commande; Dans notre exemple, nous sélectionnons le masque d'indexation Rapport avec les champs d'indexation Projet, Auteur, Date de réunion, Lieu et Sujet.

3. Marquez le document déposé dans ELO, et cliquez sur Check-out et modifier dans le groupe Document du ruban.

Le document est ouvert dans Microsoft Word.

4. Basculez dans la section Desktop.

5. Dans le modèle Word, sélectionnez le contrôle que vous souhaitez assigner à un champ d'indexation du masque d'indexation.

6. Dans la section, cliquez sur Attribuer un contrôle dans le groupe Administration.

Le dialogue Assigner le champ d'indexation avec le nom du masque d'indexation utilisé apparaît.

7. Par le biais du menu déroulant, sélectionnez le champ d'indexation auquel vous souhaitez associer l'élément de commande sélectionné. Dans notre exemple, nous avons opté pour le champ d'indexation Projet.

Option : le bouton Actualiser la sélection vous permet d'actualiser la sélection dans Microsoft Word, si vous avez effectué des modifications entre-temps.

8. Cliquez sur OK.

L'assignation à un champ d'indexation a bien été effectuée.

9. Veuillez répéter cette étape pour les autres contrôles dans votre modèle de document.

Option : dans la barre des fonctions du groupe Administration, cliquez sur Aperçu des éléments de commandes pour vérifier quels champs sont reliés.

Résultat

Maintenant, les éléments de commandes sont reliés aux champs d'indexation dans l'indexation ELO.

Maintenant, il vous suffit d'utiliser la fonction Document à partir d'un modèle pour créer un rapport à l'aide du modèle de document. Le dialogue d'indexation s'affiche lors de l'ouverture du modèle de document. Toutes les informations qui ont été entrées dans les champs d'indexation sont automatiquement copiés dans les champs de formulaire du document.

Une fois le document créé et soumis au check-in, les valeurs des champs sont vérifiés automatiquement, et les contenus du masque d'indexation sont également ajustés automatiquement.

Aperçu des élément de commandes

La fonction Aperçu des éléments de contrôle montre quel masque d'indexation est assigné au document et quels champs d'indexation sont associés à un contrôle.

Sélectionner dans un aperçu : l'élément de commande actif dans Microsoft Word est focussé dans l'aperçu.

Assigner un champ d'indexation : veuillez assigner l'élément de commande actif dans Microsoft Word à un champ d'indexation. Le dialogue Assigner un champ d'indexation apparaît.

Actualiser : les éléments de commande dans Microsoft Word sont à nouveau lus.

L'aperçu peut être affiché sous forme de liste ou de tableau. Le bouton Filtre vous permet de trier, de regrouper et de filtrer pour limiter l'affichage dans la liste. Le champ de recherche selon le principe "Search as you type" permet de délimiter encore plus les résultats.

Pour chaque entrée de liste, vous pouvez faire afficher l'élément de commande assigné par le biais du bouton avec le symbole de la flèche.

Le symbole de la chaine vous permet d'ajuster l'assignation existante. Le dialogue Assigner un champ d'indexation apparaît.

Un symbole d'avertissement ainsi qu'une remarque apparaissent dans les cas suivants :

• Pas d'attribution
• Le champ d'indexation a déjà été attribué plusieurs fois
• Pas de champ d'indexation dans le masque d'indexation