Über den Dialog Verschlagwortung können Sie sich Verschlagwortungsinformationen anzeigen lassen oder die Indexfelder bearbeiten. Der Dialog teilt sich in die Bereiche Maskenauswahl, Basis, Zusatztext und Optionen auf. Um die aktive Anwendung nicht zu überdecken, wird der Dialog in einer vereinfachten Ansicht mit allen Indexfeldern untereinander in der Sidebar angezeigt.

Verschlagwortung (1)

Maskenauswahl

Wählen Sie über das Drop-down-Menü die gewünschte Verschlagwortungsmaske aus. Hier sehen Sie alle Verschlagwortungsmasken, die für diese Art von Eintrag wählbar sind. Jede Verschlagwortungsmaske hat eigene Felder und Einstellungen.

Beachten Sie: Beim Wechsel der Verschlagwortungsmaske können Verschlagwortungsinformationen verloren gehen oder falsch zugeordnet werden.

Basis

Der Bereich Basis enthält mindestens folgende Standard-Indexfelder:

Kurzbezeichnung: Über dieses Feld lässt sich der Anzeigename des Eintrags ändern.

Datum: Das Datum kann frei über das Kalendersymbol vergeben und geändert werden. Bei neu verschlagworteten Einträgen und bei Änderungen erhält dieses Indexfeld automatisch das Datum der letzten Änderung.

Ablagedatum: Das Datum der Ablage dieses Eintrags im Archiv bzw. das Erstelldatum des Ordners. Das Datum wird automatisch gesetzt und kann nicht verändert werden.

Bearbeiter: Der Name des Benutzers, der den Eintrag zuletzt verändert hat. Dieses Feld kann nicht verändert werden.

Weitere Indexfelder erscheinen je nach Einstellungen der Verschlagwortungsmaske.

Eine besondere Form der Indexfelder sind Relationen, die zwischen Einträgen eine fachliche Verbindung ermöglichen.

Indexfelder des Datentyps Relation erkennen Sie am Kettensymbol. Mit einem Klick auf das Kettensymbol öffnen Sie eine Drop-down-Liste mit den Einträgen. Um die zugehörige Verschlagwortung des Eintrags zu öffnen, klicken Sie auf den Pfeil. Für mehr Informationen zum Datentyp Relation lesen Sie im ELO Administration Console Handbuch das Kapitel Indexfeldtypen.

Information: Indexfelder lassen sich so konfigurieren, dass Sie mindestens eine bestimmte Anzahl an Zeichen eingeben müssen, um die Verschlagwortung erfolgreich abzuschließen. Dadurch werden diese Felder zu Pflichtfeldern. Pflichtfelder werden rot markiert, solange Sie leer sind.

Verschlagwortung (2)

Zusatztext

Der Bereich Zusatztext ist standardmäßig zugeklappt und lässt sich über den spitzen Pfeil öffnen.

Tragen Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen zum Eintrag in das Textfeld ein. Das Feld kann auch für Skripteinstellungen verwendet werden.

Optionen

Personenbezug: Falls im Eintrag ein Personenbezug vorhanden ist, tragen Sie in diesem Feld ein geeignetes Merkmal zur Identifikation der betroffenen Person ein.

Ende Löschfrist: Mit dem Ende der Löschfrist legen Sie fest, bis zu welchem Datum der Eintrag spätestens gelöscht werden muss. Das gewünschte Datum wählen Sie über das Kalendersymbol aus.

Beachten Sie: Werden die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist nicht oder unvollständig ausgefüllt, erscheint ein deaktivierbarer Dialog, welcher darauf hinweist, dass kein Personenbezug eingetragen wurde.

Ende Aufbewahrungsfrist: Mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist legen Sie ein Verfallsdatum für den Eintrag fest. Das gewünschte Datum wählen Sie über das Kalendersymbol aus.

Beachten Sie: Die Aufbewahrungsfrist muss vor der Löschfrist enden.

Eintragstyp: Der vom Client erkannte Eintragstyp wird angezeigt. Wählen Sie gegebenenfalls über das Drop-down-Menü einen anderen Eintragstyp aus. Entsprechend den hier vorgenommenen Einstellungen wird das Symbol des Dokuments in der Listendarstellung im Archiv angezeigt.

Schriftfarbe: Wählen Sie über das Drop-down-Menü eine Schriftfarbe aus, um beispielsweise den Eintrag in Ihrer Ablagestruktur optisch hervorzuheben. Standardmäßig ist die Systemfarbe voreingestellt.

Dokumentenstatus: Wählen Sie über das Drop-down-Menü den Dokumentenstatus aus:

• Versionskontrolle eingeschaltet: Wird das Dokument bearbeitet, entsteht eine neue Version. Die Änderungen werden dokumentiert. Ältere Versionen können wiederhergestellt werden.
• Keine Versionskontrolle: Das Dokument ist nicht versionsverwaltet. Änderungen führen nicht zu einer neuen Version. Es ist kein Zugriff auf ältere Bearbeitungsstände möglich.
• Keine Änderung möglich: Änderungen am Dokument und dessen Verschlagwortung werden durch ELO unterbunden.

Achtung: Der Dokumentenstatus Keine Änderung möglich kann nicht rückgängig gemacht werden.

Schlüsselkreis: Um den Zugriff auf Dokumente einzugrenzen, können Sie diese verschlüsseln. Diese Option legt den dabei zu verwendenden Schlüsselkreis fest, der die Verschlüsselung der Dokumente steuert. Der Benutzer muss das Passwort für den Schlüsselkreis besitzen, um ein Dokument ansehen zu können.

In den Volltext aufnehmen: Um das Dokument in den Volltext aufzunehmen, aktivieren Sie diese Option. Durch die Volltextaufnahme wird das Dokument für den Volltext verarbeitet und kann dann über die Volltextsuche gefunden werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Dokument Textinformationen enthält.

Objekt-ID und GUID: Diese Option zeigt die interne ELO Eintragsnummer an. Diese Angabe ist nicht veränderbar. Die Eintrags-ID wird bei einer Überprüfung der Prüfsumme benötigt.

Abgelegt von: Hier wird automatisch der Benutzer eingetragen, der den Eintrag abgelegt bzw. verschlagwortet hat. Dieses Feld kann nicht verändert werden.