Sie wollen Lieferscheine Ihrer Lieferanten mit einer Verschlagwortungsmaske nach dem Alphabet ablegen. Dabei soll zwischen S, Sch und St unterschieden werden. Dadurch können Sie Lieferanten wie Segemüller, Schwarz, Steinmann getrennt ablegen.

Ordner vorbereiten

1. Erstellen Sie den Ordner Einkauf und den Unterordner Lieferanten.

2. In den Ordner Lieferanten fügen Sie je einen Unterordner für jeden Buchstaben des Alphabets ein. Zusätzlich fügen Sie die Ordner Sch und St ein.

Achten Sie auch darauf, die Ordner Ä, Ö und Ü einzufügen.

Die Verschlagwortungsmaske in diesem Beispiel verwendet das Indexfeld Lieferant (L1).

3. Tragen Sie folgenden Pfad in das Feld Ablagepfad ein:

[¶Abteilung Einkauf¶Lieferanten¶]+L1(1,1)+[%]+L1(2,2)

Der Inhalt des Feldes Ablagepfad wird in das Feld Indexaufbau übernommen, sobald Sie das Feld verlassen.

Erklärung

[¶Abteilung Einkauf¶Lieferanten¶]: ELO sucht nach dem Ordner Abteilung Einkauf und dem Unterordner Lieferanten.

+L1(1,1): ELO prüft ab der ersten Stelle das erste Zeichen des ersten Indexfelds, ob ein passender Ordner vorliegt.

+[%]: Das Prozentzeichen signalisiert ELO, dass eine Ablage nach Longest Match erfolgen soll. Falls für das erste Zeichen ein Treffer (Match) vorliegt, prüft ELO weiter.

+L1(2,2): ELO prüft ab der zweiten Stelle zwei Zeichen des ersten Indexfelds.

ELO prüft durch diesen Indexaufbau, ob es unter dem angegeben Pfad (Abteilung Einkauf // Lieferanten) einen passenden Ordner für die ersten drei Zeichen des Inhalts des ersten Indexfeldes gibt.

Für die Ablage nimmt ELO den längsten Treffer (Longest Match).

4. Um die Änderungen an der Verschlagwortungsmaske zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Wird ein Dokument mit der Verschlagwortungsmaske verschlagwortet und im Client über die Funktion Automatische Ablage im Archiv abgelegt, greift der Indexaufbau.

Ein Dokument des Lieferanten Segemüller passt nur zum Ordner S. Ein Dokument des Lieferanten Schwarz hat als erstes Zeichen zwar auch ein "S". Für den Ordner Sch ist die Trefferlänge allerdings größer und ELO legt das Dokument entsprechend dort ab.