Mit einer Vorlagenkachel erstellen Sie aus der ELO Dropzone Dokumente aus Microsoft-Word-Vorlagen heraus. Mit einem Klick auf die Vorlagenkachel erzeugt man neue Dokumente, die dann nach dem Speichern mit den vorkonfigurierten Verschlagwortungsinformationen versehen werden.

Vorbereitung

1. Öffnen Sie das Programm Microsoft Word.

2. Bereiten Sie ein Vorlagendokument in Microsoft Word vor, beispielsweise eine Vorlage für Gesprächsnotizen, und speichern dieses Dokument auf dem Windows-Dateisystem ab.

3. Wechseln Sie in der ELO Dropzone in den Bearbeitungsmodus.

4. Wählen Sie eine Gruppe aus, die für diese spezifische Datenbanksuche angelegt wurde. Wie Sie die Datenbankabfrage konfigurieren, lesen Sie im Kapitel Anzeigegruppen konfigurieren. Für dieses Beispiel verwenden wir eine Gruppe mit einer vorkonfigurierten Datenbankabfrage für eine Gesprächsnotiz-Vorlage.

5. Führen Sie über das obere Eingabefeld der ELO Dropzone eine Datenbanksuche durch und wählen Sie einen passenden Eintrag aus, aus dem Sie die Variablen entnehmen wollen.

6. Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag oder wählen Sie ihn mit der ENTER-Taste aus. Der ausgewählte Eintrag wird unterhalb der Anzeigegruppen angezeigt. So können Sie jederzeit sehen, welcher Eintrag zur automatischen Verschlagwortung verwendet wird.

7. Ziehen Sie das angelegte Vorlagendokument per Drag-and-drop auf eine freie Fläche der ELO Dropzone.

Der Assistent zur Konfiguration einer Vorlagenkachel erscheint. Gleichzeitig öffnet und schließt sich kurz das Vorlagendokument in Microsoft Word.

Typ

1. Klicken Sie auf das Symbol für Vorlagenkacheln.

Das Vorlagendokument in Microsoft Word erscheint.

2. Klicken Sie auf den Tab Anzeige.

Anzeige

Der Tab Anzeige erscheint.

1. Klicken Sie in das Feld Name und legen den Namen der Vorlagenkachel fest.

2. Klicken Sie in das Feld Gruppe und ordnen Sie über das Drop-down-Menü die Kachel der gewünschten Anzeigegruppe zu.

3. Klicken Sie in das Feld Ziel und wählen Sie über das Drop-down-Menü aus, ob die Kachel eine Ablage im Archiv bewirken soll oder ob eine Microsoft Outlook-Mail (mit oder ohne Attachment) erzeugt werden soll.

4. Klicken Sie in das Feld Beschreibung und beschreiben Sie dort, für welchen Zweck Sie die Kachel benutzen wollen. Die Beschreibung einer Kachel ist vor allem hilfreich, falls Sie die Kachel anderen Benutzern über die Kachelsammlung zur Verfügung stellen möchten.

5. Um das Kachelsymbol zu ändern, klicken Sie auf das grau gefärbte Kachelsymbol.

6. Um die Farbe der Kachel zu ändern, klicken Sie auf das farbige Quadrat.

Sie haben die Basisdaten zur Anzeige der Kachel im Arbeitsbereich definiert.

Maske

1. Klicken Sie auf den Tab Maske.

Der Tab Maske erscheint.

2. Klicken Sie auf eine der verfügbaren Verschlagwortungsmasken.

Sie haben die Kachel mit einer Verschlagwortungsmaske verbunden.

Aktivierung

1. Klicken Sie auf den Tab Aktivierung.

Optional: Legen Sie eine Tastenkombination zur Aktivierung der Vorlagenkachel fest. Wählen Sie über das Drop-down-Menü aus, welche Art von Aktivierung Sie wünschen . Legen Sie dann im Feld dahinter die gewünschte Tastenkombination fest.

Zeilen

1. Klicken Sie auf den Tab Zeilen.

2. Belegen Sie die Indexfelder der ausgewählten Verschlagwortungsmaske per Drag-and-drop mit den verfügbaren Variablen.

3. Ziehen Sie aus der Liste der verfügbaren Variablen per Drag-and-drop die gewünschten Variablen im Vorlagendokument an die passende Position.

Die Variablen werden in doppelt geschweiften Klammern angezeigt.

Ziel

1. Klicken Sie auf den Tab Ziel.

2. Geben Sie im Feld Zielpfad im Archiv den gewünschten Ablageort ein. Mit der Schaltfläche Pfad übernehmen wird der markierte Pfad im ELO Archiv als Zielpfad übernommen.

Optional: Aktivieren Sie die Option Direktablage oder Suche ohne Dialog, wird das Dokument ohne Dialog automatisch abgelegt.

Optional: Aktivieren Sie die Option Automatisches Einchecken nach der Bearbeitung. Nach der Bearbeitung in Microsoft Word wird das Dokument automatisch wieder eingecheckt.

Optional: Führen Sie eine Datenbankabfrage über das Feld Datenbanksuche aus. Dieser Wert überstimmt die Eingabe über das obere Eingabefeld der ELO Dropzone.

3. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Speichern.

4. Speichern und schließen Sie in Microsoft Word das Vorlagendokument.

Der Dialog Kachel konfigurieren wird geschlossen. In der ELO Dropzone sehen Sie die neu erstellte Vorlagenkachel. Die ELO Dropzone befindet sich weiterhin im Bearbeitungsmodus.

5. Klicken Sie in der ELO Dropzone mit der rechten Maustaste auf das Kontextmenü, um die Bearbeitung abzuschließen.

Verwendung

Sie haben eine Vorlagenkachel eingerichtet. Wenn Sie wie in diesem Beispiel eine Gruppe und eine Vorlagenkachel für Gesprächsnotizen konfiguriert haben, können Sie nun über das Eingabefeld Datenbanksuche den gewünschten Eintrag suchen, bestätigen und daraufhin die Vorlagenkachel öffnen.

Es erscheint, im geöffneten Microsoft Word zur Bearbeitung ausgecheckt, das bereits im ELO Archiv abgelegte und verschlagwortete Dokument. Die Variablen wurden automatisch mit den Daten aus der Datenbanksuche befüllt.