Zusätzlich zur der Suche per ELO iSearch bietet ELO die Möglichkeit, über Verschlagwortungsmasken suchen. Diese Form der Suche ist nützlich wenn Sie sehr gezielt nach speziellen Verschlagwortungsinformationen suchen wollen.

Information: Um eine Verschlagwortungsmaske auch für die Suche verwenden zu können, muss die Option Suche aktiv sein. Diese Option aktivieren Sie in der Verschlagwortungsmaskenverwaltung ( unter: ELO Administration Console > Verschlagwortungsmasken > Verwendung).

Im ELO Java Client starten Sie die Suche über die Schaltfläche Verschlagwortung durchsuchen.

Der Dialog Verschlagwortung durchsuchen erscheint.

Maskenauswahl

Alle Verschlagwortungsmasken, die als Suchmaske verwendbar sind, werden im Bereich Maskenauswahl angezeigt. Markieren Sie die Verschlagwortungsmaske, mit der Sie das gesuchte Dokument verschlagwortet haben, z. B. Rechnung. Dadurch grenzen Sie die Suche auf Dokumente ein, die mit dieser Maske verschlagwortet wurden.

Information: Über das Feld Filtern lässt sich der Bereich Maskenauswahl filtern bzw. durchsuchen.

Suchfelder

Die Suchfelder der Verschlagwortungsmaske werden auf der jeweiligen Tab angezeigt. Sie entsprechen den Indexfeldern einer Verschlagwortungsmaske. Welche Tabs und Suchfelder verfügbar sind, hängt davon ab, wie die jeweilige Suchmaske eingestellt ist.

Über die Suchfelder können Sie gezielt nach den Einträgen in diesen Feldern suchen, beispielsweise nach der Rechnungsnummer oder dem Ablagedatum.

Information: Beim Durchsuchen der Verschlagwortung ist es möglich Eingaben in mehreren Feldern einer Suchmaske vorzunehmen. Dadurch lassen sich komplexe Suchanfragen gestalten.

Geben Sie z. B. im Feld Kunde den Namen Müller ein. ELO sucht dann im Archiv ausschließlich im Eingabefeld Kunde bei den Dokumenten, die mit der Verschlagwortungsmaske Rechnung archiviert wurden.

Information: Für die Sucheingabe können Sie Stichwortlisten nutzen.

Optionen

Der Tab Optionen bietet zusätzliche Möglichkeiten, um die Suche auf bestimmte Kriterien einzuschränken.

Personenbezug: Über dieses Feld durchsuchen Sie die Inhalte des Indexfeldes Personenbezug.

Ende Löschfrist: Die beiden Felder ermöglichen es, die Suche auf Einträge mit bestimmter Löschfrist einzuschränken.

Ende Aufbewahrungsfrist: Die beiden Felder ermöglichen es, die Suche auf Einträge mit bestimmter Aufbewahrungsfrist einzuschränken.

Eintragstyp: Ermöglicht es, die Suche auf bestimmte Objekttypen (Bspw. Alle Ordner oder Web Dokument) einzuschränken.

Notizen: Ermöglicht die Suche nach Notizen. Über das Drop-down-Menü wählen Sie die Art der Notizen aus.

Suchbereich: Über die Optionen im Bereich Suchbereich legen Sie fest, was durchsucht werden soll.

Suchmodus: Der Suchmodus ist dann wichtig, wenn Sie mehrere Felder für die Suche verwenden. Über das Drop-down-Menü Suchmodus legen Sie fest, ob die Felder mit boolschem UND oder mit boolschem ODER verknüpft werden.

• AND bzw. UND: Sie finden nur Treffer, die alle Kriterien erfüllen.
• OR bzw. ODER: Sie finden alle Treffer, die mindestens eines der Kriterien erfüllen.

Abgelegt von: Ermöglicht es, die Suche auf Einträge von bestimmten Benutzern einzuschränken.

Dateiname: Ermöglicht es, die Suche auf Einträge mit bestimmtem Dateinamen einzuschränken.

Suche starten

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, sobald Sie die Suchmaske ausgefüllt haben.

Vorherige Suche

Wenn Sie schon mehrere Suchabfragen durchgeführt haben, können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Verschlagwortung entsprechend der zuletzt gespeicherten / angezeigten Eingaben befüllen [F3] (Symbol mit grünem Pfeil) eine Liste aufrufen, welche die schon ausgeführten Suchabfragen enthält. Es wird jeweils der Suchbegriff und die verwendete Verschlagwortungsmaske angezeigt.

Markieren Sie den Listeneintrag und klicken auf die Schaltfläche OK. Die Einträge werden in die Suchmaske übernommen.

UND/ODER Suche in den Indexfeldern

Um in Indexfeldern mit UND-/ODER-Verknüpfungen zu suchen, müssen die Suchbegriffe in Anführungszeichen gestellt werden. Zwischen den Suchbegriffen muss einer der Operatoren UND bzw. ODER (Alternativ AND und OR) stehen.