Dieser Dialog zeigt die Berechtigungen für einen im Archiv markierten Ordner und seine Untereinträge an.

Filter: Über das Drop-down-Menü wählen Sie aus, für welche Untereinträge (Alle Einträge, Nur Ordner oder Nur Dokumente) die Berechtigungen angezeigt werden sollen.

inklusive Referenzen: Um die Berechtigungen von Referenzen ebenfalls aufzulisten, aktivieren Sie die Option inklusive Referenzen.

Ausgewählter Ordner: Hier sehen Sie, welchen Ordner Sie ausgewählt haben.

Fortschritt: So lange nach Berechtigungen für die getroffene Auswahl gesucht wird, erscheint neben Fortschritt ein grüner Balken, der die voraussichtliche Dauer des Vorgangs visualisiert.

In der Spalte unter Fortschritt sehen Sie die gefundenen Sets an Berechtigungen im gewählten Ordner. Wenn Sie eines der Sets ausklappen (Dreieckssymbol) sehen Sie, welche Untereinträge dieses Set an Berechtigungen verwenden.

Gehe zu: Über die Schaltfläche Gehe zu springen Sie zum jeweiligen Eintrag im Archiv.

Zur Ansicht öffnen: Über die Schaltfläche Zur Ansicht öffnen öffnen Sie das jeweilige Dokument in einer externen Anwendung.

Benutzer/Gruppe

Über das Feld Benutzer/Gruppe hinzufügen suchen Sie den gewünschten Benutzer bzw. die gewünschte Gruppe. Während Sie tippen erscheinen Vorschläge.

Um einen Benutzer oder eine Gruppe auszuwählen, klicken Sie auf den entsprechenden Vorschlag.

Alternativ: Über das Dreieckssymbol am Ende des Felds Benutzer/Gruppe hinzufügen öffnen Sie ein Drop-down-Menü. In diesem Drop-down-Menü sehen Sie die zuletzt ausgewählten Benutzer und Gruppen und können diese erneut auswählen.

In der mittleren Spalte sehen Sie, welche Benutzer oder Gruppen bereits Berechtigungen für den gewählten Eintrag besitzen und welche Berechtigungseinstellungen jeweils gelten.

Berechtigungseinstellungen bearbeiten

Um die Berechtigungseinstellungen zu bearbeiten, markieren Sie einen Eintrag in der mittleren Spalte und selektieren oder deselektieren Sie einzelne Optionen.

Folgende Optionen gibt es:

• Sehen (R): Benutzer mit der Berechtigung Sehen haben lesenden Zugriff auf den ausgewählten Eintrag. Sie können den Inhalt des Eintrags sehen.
• Verschlagwortung ändern (W): Benutzer mit der Berechtigung Verschlagwortung ändern können die Verschlagwortung des ausgewählten Eintrags bearbeiten.
• Löschen (D): Benutzer mit der Berechtigung Löschen können den ausgewählten Eintrag löschen.
• Bearbeiten (E): Benutzer mit der Berechtigung Bearbeiten können den ausgewählten Eintrag bearbeiten.
• Liste bearbeiten (L): Diese Berechtigung ist nur für Ordner relevant. Benutzer mit der Berechtigung können den Inhalt des jeweiligen Ordners verändern. Beispielsweise Dokumente in diesem Ordner zu erstellen oder Dokumente aus diesem Ordner zu verschieben.
• Berechtigungen setzen (P): Wenn ein Benutzer die Berechtigung Berechtigungen setzen für einen Eintrag im Archiv hat, kann er die Berechtigungen anderer Benutzer für diesen Eintrag ändern.

Information: Optionen, die im jeweiligen Fall nicht relevant sind, werden kursiv und in spitzen Klammern dargestellt.

Persönlich (oranges Benutzersymbol): Über die Schaltfläche Persönlich vergeben Sie sich selbst alleinigen Vollzugriff auf den jeweiligen Eintrag. Alle anderen Berechtigungen werden entzogen.

UND-Gruppe UND-Gruppen sind sinnvoll, wenn Sie nur die Benutzer einer Gruppe berechtigen wollen, die auch in der anderen Gruppe Mitglied sind. Um eine UND-Gruppe zu erstellen, markieren Sie zwei Gruppen in der mittleren Spalte und klicken Sie auf UND-Gruppe.

Mitglieder der Gruppe

Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, sehen Sie in der Spalte Mitglieder der Gruppe, welche Benutzer Mitglied in der Gruppe sind.

Um ein Mitglied einer Gruppe auszuwählen, klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Benutzer in der Spalte Mitglieder der Gruppe.

Berechtigungen entziehen

Um einem Benutzer bzw. einer Gruppe sämtliche Berechtigungen zu entziehen, klicken Sie auf das X-Symbol hinter dem ausgewählten Benutzer bzw. der ausgewählten Gruppe.

Übernehmen: Um Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Übernehmen. Der Dialog bleibt geöffnet.

OK: Um Änderungen zu speichern und den Dialog zu schließen, klicken Sie auf OK.

Abbrechen: Um den Dialog zu schließen, ohne Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Abbrechen.