Über den Dialog Verschlagwortung lassen sich Verschlagwortungsinformationen eintragen und bearbeiten. Der Dialog teilt sich in den Bereich Maskenauswahl und die Tabs Basis, Zusatztext, Optionen, Berechtigungen und Änderungschronik. Je nach Einstellungen erscheint zusätzlich der Tab Weitere Infos.

Maskenauswahl

Im Bereich Maskenauswahl sehen Sie alle Verschlagwortungsmasken, die für diese Art von Eintrag wählbar sind. Jede Verschlagwortungsmaske hat eigene Felder und Einstellungen.

Verschlagwortungsmasken ausblenden/Verschlagwortungsmasken anzeigen: Der Bereich Maskenauswahl lässt sich über das Doppelpfeilsymbol aus- bzw. einklappen.

Filter: Über das Feld Filter suchen Sie nach Verschlagwortungsmasken.

Filter zurücksetzen: Über das Feld Filter zurücksetzen löschen Sie den aktuell angewendeten Filterbegriff aus dem Feld Filter. Die ungefilterte Verschlagwortungsmaskenliste erscheint.

Tab 'Basis'

Beim Öffnen des Dialogs Verschlagwortung erscheint zuerst der Tab Basis. Er enthält mindestens die Standard-Indexfelder:

• Kurzbezeichnung: Titel des Dokuments. Wird in der Baumansicht angezeigt.
• Datum: Das Dokumentendatum bezieht sich auf das Datum, das die zugrunde liegende Datei zuletzt aufgewiesen hat. Bei Änderungen am Dokument lässt sich das Dokumentendatum aktualisieren.
• Ablagedatum: Das Ablagedatum bezieht sich auf den Zeitpunkt der Ablage im Archiv.
• Aktuelle Version: Zeigt, falls eingegeben, die individuelle Versionsnummer. Damit ist nicht der fortlaufende Versionszähler gemeint.
• Bearbeiter: Zeigt den Benutzer, der das Dokument zuletzt bearbeitet hat.

Weitere Indexfelder erscheinen je nach Einstellungen der Verschlagwortungsmaske. Es ist möglich, dass sich weitere Indexfelder auf zusätzlichen Tabs befinden.

Welche Daten Sie eingeben und was Sie dabei beachten müssen, hängt von den Indexfeldern ab. Es gibt unterschiedliche Typen von Indexfeldern, die wiederum von Verschlagwortungsmaske zu Verschlagwortungsmaske unterschiedlich konfiguriert sein können.

Beispiel: Textfeld

In ein Textfeld lassen sich Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen einegeben. Textfelder lassen sich jedoch auch einschränken. Etwa durch eine Maximallänge für die Eingabe.

Beispiel: Datumsfeld

Datumsfelder akzeptieren ausschließlich Datumseingaben. Datumfelder bieten für die Eingabe die Kalenderfunktion an.

Information: Indexfelder lassen sich so konfigurieren, dass Sie mindestens eine bestimmte Anzahl an Zeichen eingeben müssen, um die Verschlagwortung erfolgreich abzuschließen. Dadurch werden diese Felder zu Pflichtfeldern. Pflichtfelder werden rot markiert, solange Sie leer sind.

Stichwortlisten: Indexfelder mit Stichwortlisten erkennen Sie am Listensymbol hinter dem jeweiligen Indexfeld.

Stichwortlisten dienen der Vereinheitlichung und beschleunigen die Eingabe von Verschlagwortungsinformationen.

Information: Ein Indexfeld, für das eine Stichwortliste angelegt wurde, lässt sich so konfigurieren, dass das Indexfeld nur mit Stichwortliste ausgefüllt werden kann.

Sie können in diese Felder mehrere Stichwörter eintragen, die Sie durch ein Pilcrow-Zeichen (¶) trennen.

Beachten Sie: Stichwörter, die ein Pilcrow-Zeichen beinhalten, werden als Liste von Stichwörtern behandelt, da Pilcrow-Zeichen als Trennzeichen zwischen mehreren Werten eingesetzt werden.

Ist die Option Stichwortliste automatisch aufklappen aktiviert, wird die Stichwortliste automatisch geöffnet, sobald Sie in einem Feld mit Stichwortliste zu tippen beginnen.

Information: Sie aktivieren bzw. deaktivieren die Option Stichwortliste automatisch aufklappen per Mausklick oder über den Tastaturbefehl STRG + K.

Ist die Option Stichwortliste automatisch aufklappen deaktiviert, müssen Sie die Stichwortliste per Klick auf das Listensymbol am Ende des jeweiligen Indexfeldes öffnen.

Alternativ: Öffnen Sie die Stichwortliste wahlweise über die F7-Taste.

Tab 'Zusatztext'

Der Tab Zusatztext dient unterschiedlichen Zwecken.

Beispielsweise kann der Tab als Textfeld für zusätzliche Informationen verwendet werden. In manchen Fällen werden hier Einstellungen für Skripte usw. gespeichert.

Tab 'Optionen'

Zum Verschlagworten gehört das Festlegen von Merkmalen und Verhaltensweisen des Dokuments. Diese Einstellungen werden im Tab Optionen vorgenommen, wenn es nicht bereits in der Verschlagwortungsmaske festgelegt wurde oder falls das Dokument von diesen Vorgaben abweichen soll. Je nachdem, ob Sie ein Dokument oder einen Ordner verschlagworten, werden unterschiedliche Einstellmöglichkeiten angezeigt.

Allgemeine Optionen

Für alle Ordner und Dokumente sind die folgenden Einstellungen im Tab Optionen verfügbar:

Personenbezug: Falls im Eintrag ein Personenbezug vorhanden ist, tragen Sie in diesem Feld ein geeignetes Merkmal zur Identifikation der betroffenen Person ein.

Ende Löschfrist: Mit dem Ende der Löschfrist legen Sie fest, bis zu welchem Datum der Eintrag spätestens gelöscht werden muss. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalender-Dialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Textfeld.

Beachten Sie: Werden die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist nicht oder nicht vollständig ausgefüllt, erscheint ein deaktivierbarer Dialog, welcher darauf hinweist, dass kein Personenbezug eingetragen wurde.

Ende Aufbewahrungsfrist: Mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist legen Sie ein Verfallsdatum für den Eintrag fest. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalender-Dialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Textfeld.

Beachten Sie: Die Aufbewahrungsfrist muss vor der Löschfrist enden.

Eintragstyp: Mit dieser Option legen Sie den Eintragstyp des Elements fest. Entsprechend den hier vorgenommenen Einstellungen wird das Symbol des Dokuments in der Listendarstellung im Archiv angezeigt.

Schriftfarbe: Wählen Sie eine Farbe für den Eintrag, um Ihre Ablagestruktur optisch zu verdeutlichen.

Kurzbezeichnung übersetzen: Ist die Option Kurzbezeichnung übersetzen aktiviert, wird die Kurzbezeichnung des Eintrags in der jeweils gewählten Anzeigesprache angezeigt.

Beachten Sie: Damit die Übersetzungen angezeigt werden können, müssen entsprechende Properties-Dateien im ELO Archiv vorhanden sein. Außerdem muss die Verschlagwortungsmaske entsprechend konfiguriert sein. Sprechen Sie gegebenfalls mit Ihrem Systemadministrator.

Objekt-ID und GUID: Diese Option zeigt die interne ELO Eintragsnummer an. Diese Angabe dient vor allem zu Ihrer Information und ist nicht veränderbar. Die Eintrags-ID wird bei einer Überprüfung der Prüfsumme benötigt.

Abgelegt von: Hier wird der Benutzer eingetragen, der den Eintrag anlegt bzw. verschlagwortet hat.

Optionen für Dokumente

Folgende Optionen stehen nur für Dokumente zur Verfügung:

Dokumentenstatus: Wählen Sie den Bearbeitungsstatus des Eintrags:

• Keine Versionskontrolle: Das Dokument ist nicht versionsverwaltet. Änderungen führen nicht zu einer neuen Version. Kein Zugriff auf ältere Bearbeitungsstände möglich.
• Versionskontrolle eingeschaltet: Wird das Dokument bearbeitet, entsteht eine neue Version. Die Änderungen werden dokumentiert. Ältere Versionen können wiederhergestellt werden.
• Keine Änderung möglich: Änderungen am Dokument und dessen Verschlagwortung werden durch ELO unterbunden.

Dokumentenpfad: Hier sehen Sie, welche Dokumentenpfad (Speicherpfad) für den Eintrag eingestellt ist. Wurde bei der Erstellung der Verschlagwortungsmaske der Wert Keine feste Zuordnung gewählt, dann lässt sich der Pfad ändern.

Verschlüsselung: Hier steht der Verschlüsselungskreis, der die Verschlüsselung der Dokumente steuert. Der Benutzer muss das Passwort für den Schlüsselkreis besitzen, um ein Dokument ansehen zu können.

In den Volltext aufnehmen: Aktivieren Sie diese Option, um das Dokument in den Volltext aufzunehmen. Jedes Wort wird indiziert und steht für die Suche bereit.

Freigabedokument: Mit dieser Option ermöglichen Sie die Bearbeitung des Dokuments als Freigabedokument. Sie haben damit die Möglichkeit Vorgängerversionen der Arbeitsversion des versionskontrollierten Dokuments zu bearbeiten, ohne dass dies für die anderen Benutzer im Archiv sichtbar ist. Der Benutzer benötigt das Recht für die Bearbeitung von Freigabe-Dokumenten.

Dateiname: Hier wird der Dateiname des Dokuments angezeigt, wie er auch auf Systemebene lautet.

Optionen für Ordner

Folgende Optionen stehen nur für Ordner zur Verfügung:

Sortierung: Hier können Sie festlegen, wie der Inhalt des jeweiligen Ordners sortiert werden soll:

• Ablagedatum: Der Eintrag mit dem aktuellsten Ablagedatum steht unten.
• Ablagedatum absteigend: Der Eintrag mit dem aktuellsten Ablagedatum steht oben.
• Alphabetisch: Sortierreihenfolge ist aufsteigend von A-Z.
• Alphabetisch absteigend: Sortierreihenfolge ist absteigend von Z-A.
• Datum: Der Eintrag mit dem aktuellsten Dokumentendatum steht unten.
• Datum absteigend: Der Eintrag mit dem aktuellsten Dokumentendatum steht oben.
• Manuell: Die Einträge lassen sich innerhalb des Ordners frei verschieben. Dazu muss der Ordner in der Listenansicht geöffnet sein.

Replikationskreis Startpunkt: Über diese Option können Sie einen Ordner als Startpunkt für die Replikation definieren. Nach dem nächsten Replikationsvorgang befindet sich dieser Ordner in der Replication Base des Zielarchivs. Dort muss der neue Ordner vom Administrator an der gewünschten Stelle im Zielarchiv eingefügt werden. Damit besteht die Möglichkeit, Teilbereiche von Archiven miteinander zu replizieren, obwohl diese nicht in identischen Archivstrukturen abgelegt werden.

Tab 'Berechtigungen'

Über den Tab Berechtigungen lassen sich die Berechtigungseinstellungen für einen Eintrag bearbeiten.

Verfügbare Benutzer: Über den Bereich Verfügbare Benutzer lassen sich beispielsweise Benutzer und Gruppen auswählen, für die Berechtigungen vergeben werden sollen.

Vergebene Berechtigungen: Im Bereich Vergebene Berechtigungen sehen Sie, welche Berechtigungen für den jeweiligen Eintrag bereits vergeben wurden. Zudem lassen sich die Berechtigungseinstellungen bearbeiten oder Berechtigungen entziehen.

Tab 'Änderungschronik'

Bei versionskontrollierten Dokumenten werden Änderungen an der Verschlagwortung dokumentiert. Diese Dokumentation finden Sie im Tab Änderungschronik.

Tab 'Weitere Infos'

Der Tab Weitere Infos stellt weitere Felder in der Datenbank (Maps) zur Verfügung. Diese Felder lassen sich für Skripte, Workflows, und weitere Zwecke nutzen.

Weitere Funktionen

Folgende zusätzliche Funktionen bietet Ihnen der Dialog Verschlagwortung:

Verschlagwortung entsprechend der zuletzt gespeicherten/angezeigten Eingaben befüllen (F3): Der aktuell ausgewählte Eintrag wird mit derselben Verschlagwortungsmaske und denselben Informationen verschlagwortet, wie der zuletzt gespeicherte oder angezeigte Eintrag. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie viele gleichartige Dokumente verschlagworten.

Anheften (F8): Um in der Postbox ein Indexfeld in mehreren Dokumenten mit demselben Wert zu verschlagworten, aktivieren Sie die Funktion Anheften mit der F8-Taste.

Information: Die Funktion ist nur für bereits ausgefüllte Indexfelder verfügbar.

Ein Pinnnadelsymbol erscheint

Sobald Sie das nächste Dokument mit demselben Indexfeld verschlagworten, wird automatisch der zuvor eingetragene Wert übernommen.

Beachten Sie: Der Wert wird nur für eine Sitzung gespeichert. Sobald Sie den ELO Java Client schließen, "vergisst" das Programm den Wert.

Letzte Eingabe verwenden (F9): Um einen Wert aus einem Indexfeld beim nächsten Verschlagwortungsvorgang erneut zu verwenden, verwenden Sie die F9-Taste.

Beachten Sie: Der Wert wird nur für eine Sitzung gespeichert. Sobald Sie den ELO Java Client schließen, "vergisst" das Programm den Wert.

Spaltenindex-Trennzeichen einfügen (STRG + P): Um mehrere Werte in einem Indexfeld zu speichern, trennen Sie die einzelnen Werte durch ein Pilcrow-Zeichen (¶). Verwenden Sie dazu den Tastaturbefehl STRG + P.

Verschlagwortung laden (STRG + L): Laden Sie aus dem lokalen Dateisystem dort gespeicherte Verschlagwortungsinformationen.

Verschlagwortung speichern (STRG + S): Speichern Sie die eingegebenen Verschlagwortungsinformationen im lokalen Dateisystem.

Rückgängig (STRG + Z): Mit dem Tastaturbefehl STRG + Z nehmen Sie die letzte Aktion in einem Indexfeld zurück.

Wiederholen (STRG + Y): Mit dem Tastaturbefehl STRG + Y wiederholen Sie die letzte zurückgenommene Aktion in einem Indexfeld.

Übernehmen & Weiter (ALT + W): Um die Verschlagwortungsinformationen zu speichern und zur Verschlagwortung des nächsten Dokuments in der Postbox zu springen, klicken Sie auf Übernehmen & Weiter.

OK: Um die Verschlagwortungsinformationen zu speichern, klicken Sie auf OK.

Abbrechen: Um den Dialog zu schließen, ohne Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Abbrechen.