Le dialogue Indexation vous permet d'entrer et de modifier ultérieurement les informations d'indexation d'une entrée. Le dialogue se compose de la section Sélection de masque et des onglets Base, Texte supplémentaire, Options, Autorisations et Chronique de modifications. En fonction des réglages, apparaît également l'onglet Informations complémentaires.

Sélection de masque

Dans Sélection de masque, vous voyez tous les masques d'indexation qui peuvent être sélectionnés pour ce type d'entrée. Chaque masque d'indexation a ses propres champs et réglages.

Masquer/afficher les masques d'indexation : la section Sélection de masque peut être masquée et affichée grâce au symbole de la flèche.

Filtre : le champ Filtre vous permet de rechercher des masques d'indexation.

Réinitialiser le filtre : ce champ vous permet de supprimer le texte de filtre actuellement utilisé du champ Filtre. La liste des masques d'indexation apparaît telle quelle.

Onglet 'Base'

Lorsque vous ouvrez le dialogue Indexation, s'ouvre tout d'abord l'onglet Base. Il contient au moins les champs d'indexation standards suivants :

• Désignation : titre du document. Est affiché dans l'arborescence.
• Date : la date de document se réfère à la date actuelle du fichier. Lorsque le document est modifié, il est possible d'actualiser la date de document.
• Date de dépôt : la date de dépôt se réfère à la date de dépôt du document dans l'archive.
• Version actuelle : affiche le numéro de version, si celui-ci a été entré. Il ne s'agit pas du compteur de version.
• Utilisateur : affiche l'utilisateur ayant modifié le document en dernier lieu.

D'autres champs d'indexation apparaissent, en fonction du réglage du masque d'indexation. Il est possible que d'autres champs d'indexation se trouvent sur d'autres onglets.

Les champs d'indexation influencent le type de données que vous entrez. Il existe différents types de champs d'indexation qui peuvent être configurés différemment en fonction du masque d'indexation.

Exemple : champ d'entrée

Il est possible d'entrer des lettres, des chiffres et des caractères spéciaux dans un champ d'entrée. Il est également possible de limiter l'entrée dans les champs d'entrée. Par exemple, définir une longueur maximale pour l'entrée.

Exemple : champ de date

Les champs de date acceptent uniquement les entrées de date. Les champs de date disposent d'une fonction calendrier.

Information : les champs d'indexation peuvent être configurés de manière à ce que la saisie d'un nombre précis de caractères soit obligatoire pour clôturer l'indexation. Ces champs deviennent des champs obligatoires. Les champs obligatoires sont marqués en rouge tant qu'ils sont vides.

Listes de mots-clés : vous reconnaissez les champs d'indexation avec listes de mots-clés au symbole de la liste placé derrière le champ d'indexation en question.

Les listes de mots-clés servent à homogénéiser et à accélérer l'entrée des informations d'indexation.

Information : Un champ d'indexation pour lequel a été créée une liste de mots-clés peut être configuré de manière à ce que le champ d'indexation soit saisi seulement avec la liste de mots-clés.

Vous pouvez entrer plusieurs mots-clés dans ces champs, il vous faut les séparer par le signe Pilcrow (¶).

Remarque : les mots-clés qui contiennent un signe Pilcrow, sont traités comme une liste de mots-clés, étant donné que le signe Pilcrow est utilisé comme caractère de séparation entre plusieurs valeurs.

Si l'option Ouvrir la liste de mots-clés automatiquement est activée, la liste de mots-clés s'ouvre automatiquement, dès que vous commencez à effectuer une entrée dans un champ lié à une liste de mots-clés.

Information : l'option Ouvrir automatiquement la liste de mots-clés peut être activée et désactivée d'un clic de souris ou par le biais du raccourci Ctrl + K

Lorsque l'option Ouvrir automatiquement la liste de mots-clés est désactivée, vous devez ouvrir la liste de mots-clés d'un clic sur le symbole de liste à la fin du champ d'indexation en question.

Alternative : vous pouvez ouvrir la liste de mots-clés par le biais de la touche F7.

Onglet 'Texte supplémentaire'

L'onglet Texte supplémentaire peut servir à différentes choses.

Par exemple, l'onglet peut être utilisé comme champ de texte pour des informations supplémentaires. Dans certains cas, il est possible d'enregistrer les réglages pour les scripts ici.

Onglet 'Options'

La définition de caractéristiques d'un document fait partie de l'indexation. Ces réglages sont faits sur l'onglet Options, si cela n'a pas été déterminé dans l'indexation ou si le document doit différer de ces directives. Selon que vous indexez un document, une armoire, un niveau, un dossier ou un registre, vous disposez de diverses options.

Options générales

Les réglages suivants sont disponibles pour tous les classeurs et documents sur l'onglet Options:

Données personnelles : s'il existe des données personnelles dans une entrée, veuillez entrer dans ce champ une caractéristique adéquate pour identifier la personne concernée.

Fin du délai de suppression : la fin du délai de suppression vous permet de définir jusqu'à quand l'entrée doit être supprimée au plus tard. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : si les champs Données personnelles et Fin du délai de suppression ne sont pas remplis, ou pas remplis intégralement, un dialogue désactible vous informe qu'aucune donnée personnelle n'a été entrée.

Fin du délai de conservation : vous pouvez définir une date d'expiration pour l'entrée. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : Le délai de conservation doit être révolu avant le délai de suppression.

Type d'entrée : cette option vous permet de déterminer le Type d'entrée de l'élément. Suivant les réglages effectués, le symbole du document est affiché dans l'affichage de liste de l'archive.

Couleur de l'écriture : sélectionnez une couleur pour l'entrée d'objet, afin de mettre en valeur votre structure de dépôt.

Traduire la désignation : lorsque l'option Traduire la désignation est activée, la désignation de l'entrée est affichée dans la langue d'affichage sélectionnée.

Remarque : les fichiers properties correspondants doivent être disponibles dans l'archive pour que les traductions puissent être affichées. De plus, le masque d'indexation doit être configuré. Le cas échéant, veuillez contacter votre administrateur.

ID d'objet et GUID : cette option affiche le numéro d'entrée interne. Ce numéro ne peut pas être modifié et est seulement affiché à titre d'information. L'ID d'entrée est requise lors de la vérification de la somme de contrôle.

Déposé par : l'utilisateur qui a créé ou indexé le document est entré ici.

Options pour documents

Les options suivantes sont uniquement disponibles pour les documents :

Statut de document : sélectionnez le statut de traitement de l'entrée.

• Pas de contrôle de version : le document n'est pas soumis à la gestion de version. Les modifications ne mènent pas à une nouvelle version. Il n'est pas possible d'accéder à des anciens niveaux de traitement.
• Contrôle de la version activé : une nouvelle version est créée lorsque le document est traité. Les modifications sont documentées. Il est possible de restaurer les anciennes versions.
• Pas de modification possible : ELO fait qu'il n'est pas possible d'apporter des modifications au document ou à l'indexation de ce document.

Chemin de document : vous voyez ici quel chemin de document a été défini pour l'entrée. Si vous avez sélectionné la valeur Pas d'attribution fixe lors de la création, alors il est possible de modifier le chemin.

Cryptage : ici, se trouve le cercle de verrouillage qui détermine le verrouillage de document. L'utilisateur doit posséder le mot de passe pour ce cercle de codage afin de pouvoir visualiser un document.

Placer dans le plein texte : déterminez si le document doit être placé dans le plein texte. Le contenu du fichier est indexé et peut être recherché.

Document de validation : cette option vous permet de modifier un document en tant que document de validation. Vous avez ainsi la possibilité de traiter des versions anciennes de la version de travail sans que ceci soit visible pour les autres utilisateurs dans l'archive. L'utilisateur doit posséder l'autorisation de modifier des documents de validation.

Nom de fichier : ici s'affiche le nom de fichier du document, au niveau du système.

Options pour classeur

Les options suivantes sont uniquement disponibles pour les classeurs :

Tri : ici, vous pouvez déterminer la manière de trier le contenu du classeur :

• Date de dépôt : l'entrée dont la date de dépôt est la plus récente se trouve en bas.
• Date de dépôt décroissante: : l'entrée dont la date de dépôt est la plus récente se trouve en haut.
• Alphabétiquement : l'ordre de tri est de A-Z.
• Alphabétique inverse : l'ordre de tri est de Z-A.
• Date : l'entrée avec la date de document la plus récente se trouve en bas.
• Date décroissante : l'entrée avec la date de document la plus récente se trouve en bas.
• Manuellement : les entrées peuvent être déplacées librement dans le classeur. Pour ceci, le classeur doit avoir été ouvert dans l'affichage de liste.

Point de démarrage du cercle de réplication : cette option vous permet de définir un classeur comme point de démarrage pour la réplication. Après le prochain processus de réplication, celui-ci se trouve dans la Base de réplication de l'archive cible. C'est là que le nouveau classeur doit être ajouté dans l'archive cible par l'administrateur. Ainsi, vous avez la possibilité de reproduire des parties d'archives, même si celles-ci ne sont pas déposées dans des structures identiques.

Onglet 'Autorisations'

L'onglet Autorisations permet de modifier les autorisations pour une entrée.

Utilisateurs disponibles : dans la section Utilisateurs disponibles, vous pouvez par exemple sélectionner des utilisateurs et groupes pour lesquels vous souhaitez attribuer les autorisations.

Autorisations attribuées : dans Autorisations attribuées, vous voyez quelles autorisations ont été attribuées pour l'entrée. Par ailleurs, il est possible de modifier ou de retirer des autorisations.

Onglet 'Historique des modifications'

Pour les documents soumis au versioning, les modifications apportées à l'indexation sont documentées. Cette documentation se trouve sous l'onglet Historique des modifications.

Onglet 'Informations complémentaires'

L'onglet Autres infos met à disposition d'autres champs dans la base de données(Maps). Ces champs peuvent être utilisés pour les scripts, processus et autres.

Autres fonctions

Les fonctions supplémentaires suivantes se trouvent dans le dialogue Indexation:

Remplir l'indexation selon les dernières entrées enregistrées/affichées (F3) : l'entrée actuellement sélectionnée est indexée avec le même masque d'indexation que la dernière entrée enregistrée ou affichée. Cette fonction est utile si vous indexez beaucoup de documents du même type.

Epingler (F8) : pour indexer plusieurs documents avec la même valeur dans la boîte de réception, veuillez activer la fonction Epingler en appuyant sur la touche F8.

Information : la fonction est seulement disponible pour les champs d'indexation ayant déjà été remplis.

Un symbole d'épingle apparaît.

Dès que vous indexez le prochain document avec le même champ d'indexation, la valeur ayant été entrée auparavant est automatiquement insérée.

Attention : la valeur n'est enregistrée que pour une session. Dès que le client Java ELO est fermé, le logiciel "oublie" la valeur.

Utiliser la dernière entrée (F9) : pour utiliser la valeur d'un champ d'indexation lors de la prochaine indexation, veuillez utiliser la touche F9.

Attention : la valeur n'est enregistrée que pour une session. Dès que le client Java ELO est fermé, le logiciel "oublie" la valeur.

Ajouter un séparateur de l'index de colonne (Ctrl + P) : pour enregistrer plusieurs valeurs dans un champ d'indexation, veuillez séparer les différentes valeurs avec un signe Pilcrow (¶). Pour ceci, veuillez utiliser le raccourci clavier Ctrl + P.

Charger l'indexation (Ctrl+L) : charge les informations d'indexation enregistrées dans votre système de fichiers local.

Enregistrer l'indexation (Ctrl + S) : enregistre les informations d'indexation entrées dans votre système de fichiers local.

Annuler (Ctrl + Z) : le raccourci Ctrl + Z vous permet d'annuler la dernière action effectuée dans un champ d'indexation.

Répéter (Ctrl + Y) : le raccourci Ctrl + Z vous permet de répéter la dernière action annnulée.

Appliquer & Suivant (ALT = W) : pour enregistrer les informations d'indexation et basculer vers l'indexation du prochain document dans la boîte de réception, cliquez sur Appliquer & Suivant.

OK : pour enregistrer les informations d'indexation, cliquez sur OK.

Annuler : pour fermer le dialogue sans enregistrer les modifications, cliquez sur Annuler.