Über diesen Dialog definieren Sie die Benutzer, die Sie vertreten dürfen. Außerdem sehen Sie, welche aktiven Vertretungen für Sie vorliegen.

Beachten Sie: Eine Vertretungsregel kann nur geändert oder gelöscht werden von dem Ersteller, dem Hauptadministrator, dem Subadministrator und dem Vorgesetzten des Benutzers, der vertreten wird.

Information für Administratoren: Beim Upgrade von ELO 11 oder älteren Versionen werden die bestehenden Vertretungsregelungen übernommen. Das heißt, aktive Vertretungen bleiben aktiv für einen unbefristeten Zeitraum, Vertretungsberechtigungen werden als inaktiv mit dem Recht Darf außerhalb eines geplanten Zeitraums aktivieren/deaktivieren übernommen. Voraussetzung ist mindestens Version 12.05 des ELO Indexservers.

Benutzer auswählen (nur für Administratoren sichtbar): Um für einen anderen Benutzer die Vertretungsreglung zu konfigurieren, wählen Sie den Benutzer über die Schaltfläche Benutzer auswählen aus.

Vertreter auswählen: Über das Feld Vertreter auswählen suchen Sie den gewünschten Benutzer bzw. die gewünschte Gruppe. Während Sie tippen, erscheinen Vorschläge.

Um einen Benutzer oder eine Gruppe auszuwählen, klicken Sie auf den entsprechenden Vorschlag.

Alternativ: Über das Dreieckssymbol am Ende des Felds Vertreter auswählen öffnen Sie ein Drop-down-Menü. In diesem Drop-down-Menü sehen Sie die zuletzt ausgewählten Benutzer und Gruppen und können diese erneut auswählen.

Vertretungsberechtigte Benutzer

In der Liste Vertretungsberechtigte Benutzer sehen Sie die Benutzer/Gruppen, die Sie als Vertreter angelegt haben. Aktive Vertreter sind grün markiert. Unvollständige Vertretungen sind gelb markiert. Um eine Vertretung zu vervollständigen, muss mindestens eine der Optionen Aktive Vertretung in diesem Zeitraum und Darf außerhalb eines geplanten Zeitraums aktivieren/deaktivieren aktiviert sein UND entweder die Option Vertretung umfasst alles oder Einschränkung des Vertretungsumfangs aktiviert sein. Unterhalb der Option Einschränkung des Vertretungsumfangs muss mindestens ein Haken gesetzt sein.

Einstellungen

Im Bereich Einstellungen richten Sie die Vertretung für den in der Liste Vertretungsberechtigte Benutzer ausgewählten Vertreter ein.

Aktive Vertretung in diesem Zeitraum: Ist diese Option aktiviert, können Sie über die Eingabefelder von/bis einen Zeitraum angeben, in dem die Vertretung aktiv sein soll. Die Vertretung wird automatisch am Startdatum aktiv. Wenn Sie kein Enddatum angeben, bleibt die Vertretung unbegrenzt aktiv. Wenn Sie ein Enddatum angeben, wird die Vertretung an diesem Datum automatisch deaktiviert.

Weiterer Zeitraum: Über die Schaltfläche Weiterer Zeitraum können Sie weitere Zeiträume für die Vertretung hinzufügen.

Darf außerhalb eines geplanten Zeitraums aktivieren/deaktivieren: Ist diese Option aktiviert, darf der Vertreter die Vertretung eigenständig aktivieren und deaktivieren.

Darf Vertretung weiterleiten: Ist diese Option aktiviert, darf der Vertreter die Vertretung an einen anderen Benutzer abgeben.

Vertretungsumfang

Sie können individuell einstellen, wie viele Rechte Sie Ihrer Vertretung einräumen.

Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Vertretung umfasst alles
• Einschränkung des Vertretungsumfangs

Achtung: Wenn Sie die Option Vertretung umfasst alles aktivieren, erhält Ihr Vertreter Zugriff auf alle Dokumente, Aufgaben und Funktionen, für die Sie berechtigt sind. Dies umfasst auch Ihre persönlichen Dokumente, Aufgaben und Notizen, die sonst ausschließlich für Sie sichtbar sind.

Vertretung umfasst alles: Dem Vertreter werden all Ihre Berechtigungen zugewiesen. Der Vertreter erhält Zugriff auf:

• Dokumente in ELO (auch Ihre persönlichen)
• Dateien in Ihrer Postbox
• Ihre persönlichen Aufgaben und Workflows
• Gruppenmitgliedschaften und Gruppenaufgaben
• Notizen (auch Ihre persönlichen)
• Funktionen des Clients

Einschränkung des Vertretungsumfangs: Sie können individuell entscheiden, welche Berechtigungen Sie Ihrem Vertreter zuweisen. Sie müssen mindestens eine der folgenden drei Optionen aktivieren:

Persönliche Aufgaben und Workflows: Ist diese Option aktiviert, darf der Vertreter auf Ihre persönlichen Aufgaben und Workflows zugreifen. Diese Aufgaben werden in der Aufgabenliste des Vertreters angezeigt.

Zugriff auf die Postbox: Ist diese Option aktiviert, darf der Vertreter auf Ihre Postbox zugreifen.

Beachten Sie: Damit Postbox-Dokumente aus der Postbox eines anderen Benutzers eingesehen, kopiert oder abgeholt werden können, müssen die Dokumente zuvor auf den Server ausgelagert worden sein. Die entsprechende Einstellung finden Sie über Konfiguration > Erweitertes Verhalten > Einstellungen zum Postbox-Funktionsbereich > Postbox beim Abmelden auf den Server auslagern. Kontaktieren Sie gegebenenfalls den Systemadministrator.

Übernahme der Gruppenzugehörigkeit: Über das Feld Gruppe hinzufügen können Sie dem Vertreter Ihre Gruppenzugehörigkeit zuweisen. Der Vertreter erhält für die Zeit der Vertretung die mit der Gruppenzugehörigkeit verbunden Benutzerrechte, Berechtigungen auf Einträge, Anmerkungen, Feed-Beiträge und Gruppenaufgaben.

Information: Hier stehen nur Gruppen zur Auswahl, bei denen in der Benutzerverwaltung die Option Vertretung erlaubt aktiviert ist.

Information: Im Eingabefeld Hinweis können Sie eine Nachricht für den Vertreter hinterlassen.

OK: Um die Einstellungen zu speichern, klicken Sie auf OK.

Abbrechen: Um den Dialog zu schließen, ohne Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Abbrechen.