Ce dialogue vous permet de déterminer quels utilisateurs sont sensés vous remplacer. Par ailleurs, vous voyez quels remplacements actifs vous ont été attribués.

Remarque : une règle de remplacement ne peut être modifiée ou supprimée que par le créateur de la règle, l'administrateur principal, le sous-administrateur et le supérieur de l'utilisateur qui est remplacé.

Information pour les administrateurs : lors de la mise à jour d'ELO 11 ou d'anciennes versions, les règles de remplacement existantes sont prises en compte. Cela signifie que les remplacements actifs restent actifs pour une période illimitée, les autorisations de remplacement restent inactives avec le droit Peut activer/désactiver à l'extérieur d'une période prévue. Comme condition préliminaire, au moins la version 12.05 du serveur d'indexation ELO est requise.

Sélectionner un utilisateur (seulement visible pour les administrateurs) : pour configurer la gestion de remplacement pour un autre utilisateur, sélectionnez l'utilisateur par le biais du bouton Sélectionner un utilisateur.

Sélectionner un remplaçant : le champ Sélectionner un remplaçant vous permet de sélectionner le remplaçant ou le groupe souhaité. Les propositions apparaissent pendant que vous saisissez le texte.

Pour sélectionner un utilisateur ou un groupe, cliquez sur la proposition correspondante dans la liste.

En alternative : le symbole du triangle au bout du champ Sélectionner un remplaçant vous permet d'ouvrir un menu déroulant. Dans ce menu déroulant, vous voyez les utilisateurs et groupes ayant été sélectionnés en dernier lieu, et vous pouvez les sélectionner à nouveau.

Utilisateurs autorisés à effectuer un remplacement

Dans la liste Utilisateurs aptes à effectuer un remplacement, vous voyez tous les utilisateurs et groupes que vous avez défini comme remplaçants. Les remplaçants actifs sont marqués en vert. Les remplacement incomplets sont marqués en jaune. Pour compléter un remplacement, au moins une des options Remplacement actif dans cette période et Peut activer/désactiver en dehors d'une période prévue doit être activée ET soit l'option Le remplacement englobe tout soit Limiter l'ampleur du remplacement doit être activée. Au moins une case doit être cochée sous l'option Limiter l'ampleur du remplacement.

paramètres

Dans la section Réglages, vous pouvez créer un remplacement pour le remplaçant sélectionné dans la liste Utilisateurs autorisés à effectuer un remplacement.

Remplacement actif dans cette plage de date : si cette option est activée, vous pouvez indiquer une période active de remplacement dans les champs d'entrée de/à. Le remplacement devient actif automatiquement à la date de démarrage. Si vous n'indiquez pas de date finale, le remplacement reste actif de façon illimitée. Si, au contraire, vous indiquez une date fianle, le remplacement sera automatiquement désactivé à cette date.

Autre période : par le biais du bouton Autre période, vous pourrez ajouter d'autres périodes pour le remplacement.

Peut activer/désactiver en dehors d'une période prévue : si cette option est activée, le remplaçant a le droit d'activer et de désactiver le remplacement de façon autonome.

Peut transférer le remplacement : si cette option est activée, le remplaçant a le droit de transférer le remplacement à un autre utilisateur.

Etendue du remplacement

Vous pouvez déterminer individuellement quels droits vous souhaitez donner à votre remplaçant.

Sélectionnez une des options suivantes :

• Le remplacement englobe tout
• Restriction de l'étendue du remplacement

Attention : si vous activez l'option Le remplacement englobe tout, votre remplaçant obtient un accès à tous les documents, tâches et fonctions pour lesquels vous êtes autorisé. Cela englobe également vos documents personnels, vos tâches et notes qui ne sont visibles que pour vous normalement.

Le remplacement englobe tout : le remplaçant obtient toutes vos autorisations. Le remplaçant accède à :

• tous les documents dans ELO (également vos documents personnels)
• Fichiers dans votre boîte de réception
• Vos tâches et processus personnels
• Appartenances à des groupes et tâches de groupe
• Notes (également vos notes personnelles)
• Fonctions du client

Limitation de l'ampleur du remplacement : vous pouvez décider individuellement quelles autorisations vous assignez à votre remplaçant. Vous devez activer au moins une des trois options suivantes :

Tâches et processus personnels : si cette option est activée, le remplaçant peut accéder à vos tâches et processus personnels. Ces tâches sont affichées dans la liste des tâches du remplaçant.

Accès à la boîte de réception : si cette option est activée, le remplaçant peut accéder à votre boîte de réception.

Remarque : afin de pouvoir visualiser, copier ou récupérer les documents de la boîte de réception d'un autre utilisateur, les documents doivent tout d'abord avoir été délocalisés sur le serveur. Le réglage correspondant se trouve dans la Configuration > Comportement avancé > Réglages pour la section de la boîte de réception > Délocaliser la boîte de réception sur le serveur lors de la déconnexion. Le cas échéant, veuillez contacter l'administrateur système.

Copier l'appartenance à un groupe : le champ Ajouter un groupe permet d'attribuer votre appartenance à un groupe au remplaçant. Pour le temps que dure le remplacement, le remplaçant obtient des droits utilisateurs correspondants, des autorisations sur les entrées, les remarques, les articles du fil d'actualité et les tâches de groupe.

Information : seuls les groupes pour lesquels l'option Remplacement permis est activée peuvent être sélectionnés ici.

Information : vous pouvez entrer un message pour le remplaçant dans le champ d'entrée Remarque.

OK : cliquez sur OK pour enregistrer les réglages.

Annuler : pour fermer le dialogue sans enregistrer les modifications, cliquez sur Annuler.