Mehrfache Selektion

Mehrfache Selektion ist in ELO möglich: Mehrere ELO Archivdokumente können als Gruppe versandt, ausgecheckt, verschoben oder zur Ansicht geöffnet werden. Werden dabei Ordner ausgewählt, dann werden diese Ordner automatisch übersprungen bzw. de-selektiert.

Der Benutzer kann per Drag&Drop auch aus verschiedenen ELO Ordnern mehrere Dokumente in eine neue IBM Notes E-Mail oder das lokale Dateisystem einfügen.

Automatische Erstauswahl

Erfordern Funktionen die einfache Archivauswahl (etwa ein Dokument aus Vorlage erzeugen), dann bleibt bei mehrfacher Auswahl durch den Benutzer einzig der zuerst ausgewählte Eintrag im Fokus.

Referenzen

Enthält der ausgewählte Eintrag Referenzen, können diese im Kontextmenü über den Eintrag Weitere Referenzen nachverfolgt werden.

STRG bei Drag&Drop

Beim Drag&Drop von gewählten ELO Archiveinträgen mit vorher gedrückter STRG-Taste werden ELO Links erstellt. Das erfolgt unabhängig von der ebenfalls möglichen Option Link Drag and Drop.

Der Benutzer kann sowohl Archivdokumente, als auch ELO Links aus unterschiedlichen ELO Ordnern in eine neue IBM Notes E-Mail einfügen, oder im lokalen Rechner speichern.

Serienablage

Die Serienablage von mehreren externen Dateien, etwa aus dem Dateisystem des Rechners oder IBM Notes, in den ELO Archivbaum erfolgt folgendermaßen: Nach Freigabe in der Konfiguration ( Konfiguration > Verschlagwortung ) enthält der Verschlagwortungsdialog ein Kontrollkästchen für die Übernahme einer gewählten Verschlagwortungsmaske und ihren Indexfeldern auf alle folgenden Dateien.

Der Benutzer kann auch in die Indexfelder einer Verschlagwortungsmaske Kürzel eingeben, die eine Serienablage unterstützen. Nach Bestätigung der Einstellungen werden alle folgenden Dokumente ohne Nachfrage abgelegt. Andernfalls erfolgt bei jedem Vorgang eine Nachfrage.

Information: Die mit #Gatter# eingefassten Kürzel erlauben das automatische Hochzählen oder eine andere Form der Übernahme bzw. automatischen Erweiterung. Werden etwa die Kürzel an Kurzbezeichnungen hinzugefügt, werden die Dokumente automatisch individuell benannt.

• #.# - Dateiname wird nach ELO übernommen (z.B. Rechnung Muster)
• #F# - Dateiname mit Dateiendung wird übernommen (z.B. Rechnung Muster.PDF)
• #E# - Nur Dateiendung (z.B. PDF)
• #D# - Dateidatum und Uhrzeit (z.B. 11.07.2012 15:28)
• ## - Nummerierung, beginnend mit 1
• #5# - Nummerierung, beginnend mit 5
• #020# - Dreistellige Nummerierung, beginnend mit 020

Optionen für verbleibende IBM Notes E-Mails

Per Drag&Drop abgelegte Mails können in IBM Notes fünf Nachfolge-Optionen erhalten. Konfiguriert werden diese Optionen im Bereich „Erweitertes Verhalten“ (ELO Menü > Konfiguration > Erweitertes Verhalten > Bereich ELO Notes Client. Befinden Sie sich im Archivbaum der Seitenleiste, erreichen Sie den Optionsdialog auch über die F12-Taste.

Beibehalten, keine Aktion ausführen: Nach der Archivierung der E-Mails in ELO verbleiben abgelegte E-Mails unberührt in IBM Notes.

Als archiviert markieren: Nach der Archivierung in ELO werden die gewählten E-Mails in IBM Notes als archiviert markiert. Diese Markierung kann auch mit einer Notes Formel erfolgen.

Inhalt der E-Mail durch einen ELO Link ersetzen: Nach der Archivierung in ELO wird der Inhalt der Mail durch einen ELO Link ersetzt.

In den Papierkorb verschieben: Nach der Archivierung in ELO werden die E-Mails in den Papierkorb (Trash-Ordner) verschoben.

Dauerhaft löschen: Nach der Archivierung in ELO werden die E-Mails in IBM Notes entfernt.

Ansehen und Auschecken

Schnell ansehen: Der Doppelklick auf die Archivbezeichnung (Text) eines ELO Eintrags öffnet das ausgewählte Dokument zur Ansicht.

Schnell bearbeiten: Der Doppelklick auf das Dateityp-Symbol eines ELO Eintrags im Archivbaum erlaubt die Bearbeitung des ausgecheckten Dokuments.

Um diese Funktion zu aktivieren, müssen Sie ein Häkchen in dem Kontrollkästchen Ausgecheckte Dokumente durch Doppelklick auf ihr Symbol im Archivbaum zur Bearbeitung öffnen setzen. Dieses finden Sie hier: ELO Menü > Konfiguration > Erweitertes Verhalten > Bereich ELO Notes Client.

Information: Der Optionsdialog ELO Notes Client im Bereich Erweitertes Verhalten ist ausschließlich in der ELO Notes-Umgebung sichtbar.

Tastenkombinationen im ELO

• (F4) - Verschlagwortung
• (F12) - Optionsdialog
• (F1) - Hilfe
• (F5) - Aktualisieren

Externe Links für das ELO Archiv

Für den externen Zugriff auf das ausgewählte Archivdokument kann eine URL erstellt werden. Die Funktion befindet sich in der Multifunktionsleiste von ELO im Registertab Dokument Gruppe Versenden, unter Externen Link erstellen.

Die Gültigkeitsdauer, und die Anzahl der Zugriffe auf diesen Link, werden im Funktions-Dialog eingestellt. Dieser externe Link kann kopiert und/oder per Mail verschickt werden.

Die Funktion des externen Links erlaubt eine Mehrfachauswahl von ELO Einträgen.

Rückkehr zum zuletzt ausgewählten Archiveintrag

Beim Neustart des ELO Notes Clients öffnet sich der ELO Archivbaum an der Stelle des zuletzt verwendeten Archiveintrags. Wurde der Client mit einer mehrfachen Auswahl von Einträgen beendet, zeigt der Neustart nur den ersten Eintrag.