Ist ein Eintrag im Archiv ausgewählt, etwa eine Datei oder ein Ordner, dann bietet Ihnen das Kontextmenü einen bequemen und schnellen Zugriff auf weitere Bearbeitungsfunktionen. Das Kontextmenü wird mit einem Rechtsklick auf einen Eintrag geöffnet.

Variables Kontextmenü

Sie können die Ausstattung des Kontextmenüs im ELO Notes Client selbst festlegen. Je nach Archivbereich - z.B. Aufgaben, Postbox, Suche, usw. - können Sie in der Konfiguration von ELO, unter Schnellzugriff auf Funktionen, das Kontextmenü füllen oder leeren.

Im Bereich Schnellzugriff auf Funktionen gibt es über der rechten Spalte ein Drop-Down-Menü, in dem Sie zunächst den Arbeitsbereich wählen. Nach dieser Auswahl finden Sie in der linken Spalte mögliche Funktionen und in der rechten Spalte die Funktionen, die sich bereits im Kontextmenü befinden. Sobald eine Funktion ausgewählt ist, werden die Pfeile zwischen den Spalten aktiv, mit denen Sie Funktionen einfügen oder herausnehmen können.

(1) Drop-down-Menü für die Auswahl eines Arbeitsbereichs.

(2) Funktionen auf dem aktuellen Kontextmenü.

(3) Mögliche Funktionen in diesem Bereich.

Beispielhaftes Kontextmenü

Ein voreingestelltes Kontextmenü könnte etwa so erscheinen:

Die Funktionen des Kontextmenüs umfassen:

Gehe zu

Zeigt das jeweils angeklickte Element des ELO Archivs im ELO Notes Client. Liegt der Fokus nicht auf dem ELO Notes Client, öffnet sich der Tab mit dem kompletten Client.

Verschlagwortung

Öffnet den Dialog zur Verschlagwortung. Dabei ist die für diesen ausgewählten Eintrag verwendete Verschlagwortungsmaske aktiv.

Dokumentversionen

Öffnet den Dialog zur Versionsverwaltung. Sie sehen, welche Versionen die markierte Datei bietet. Hier können Sie auch alte Versionen wiederherstellen.

Aktualisieren

Die Anzeige des Archivbaums wird, etwa wenn ein neues Element in das Archiv gelangt, nicht automatisch aktualisiert. Mit dieser Funktion erhalten Sie eine aktuelle Ansicht des Archivbaums.

Teilbaum komplett öffnen

Öffnet den gesamten Archivbaum unterhalb des aktuell markierten Ordners, bis hinunter zu einzelnen Dokumenten.

Zur Ansicht öffnen

Öffnet das markierte Dokument in der Original-Applikation. Beispiel: .doc-Dateien in Microsoft Word, PDF in Acrobat, usw.

Beachten Sie: Bearbeiten Sie in diesem Modus die geöffnete Datei, werden Änderungen nicht gespeichert, da das Dokument von ELO nicht ausgecheckt wurde.

Auschecken und Bearbeiten

Öffnet das markierte Dokument in einer Original-Applikation. Allerdings wird die Datei nun offiziell im ELO Archiv gesperrt. Wird sie später wieder eingecheckt, also in das ELO Archiv eingepflegt, erscheint dies als neue Dokumentenversion.

Einchecken

Fügt den aktuell ausgecheckten Eintrag, der extern bearbeitet wurde, wieder in das ELO Archiv ein und startet die Versionsverwaltung.

Neuer Ordner

Fügt unterhalb eines markierten Ordners im Archiv einen neuen Ordner ein. Sie geben diesem neuen Ordner mit der Verschlagwortungsmaske einen Namen, ein Symbol und Zugriffsrechte.

Dokument aus Vorlage

Erstellt im ELO Archiv ein neues Dokument aus einer frei zu wählenden Vorlage. Mit Klick auf die Funktion werden Sie aufgefordert, ein vorhandenes Dokument als Vorlage auszuwählen. Nach der Auswahl erscheint die Verschlagwortungsmaske der Vorlage, erweitert um die Bezeichnung des Vorlagen-Dokuments. Nehmen Sie die gewünschten Veränderungen vor und speichern Sie das neue Dokument im ausgewählten Zielordner.

Kopieren, Kopie einfügen

Kopiert einen ausgewählten Eintrag in die Zwischenablage. Sie fügen diesen kopierten Eintrag später wieder mit dem Kontextbefehl Kopie einfügen ein.

Dokument versenden

Startet die E-Mail-Versandfunktion von IBM Notes mit der Kachel Neue Nachricht. Fügt den aktuell ausgewählten Eintrag als Anhang ein und verwendet den Dateinamen als Betreffzeile.

Versenden als ELO Link

Die Funktion versendet einen Link auf ein Dokument in einem ELO Archiv. Nur wenn der Empfänger Zugriff auf das Archiv hat, aus dem der Link kommt, kann er das verlinkte Dokument ansehen.

Sie können auch einen allgemein gültigen Link auf ein ELO Dokument versenden. Dies ist praktisch, wenn der Empfänger keinen Zugriff auf Ihr Archiv hat, Sie aber dennoch ein Dokument zeigen möchten. Die Funktion befindet sich in der Multifunktionsleiste von ELO im Registertab Dokument > Gruppe Versenden > Externen Link erstellen.

Link Drag and Drop

Ist diese Option aktiv, dann wird als Archiveintrag nur ein Link erstellt, wenn Sie eine Datei per Drag&Drop in ein E-Mail-Formular oder an einen anderen Platz im Archiv ziehen. Sie können diese Option an zwei Stellen aktivieren oder abstellen:

• Aktivierung im Kontextmenü: Klicken Sie auf das Kontrollkästchen vor dem Text Link Drag and Drop
• Aktivierung in der Multifunktionsleiste Registertab Dokument, Gruppe Ausgabe, Klick auf Link Drag and Drop

Hintergrund: Eine angehängte Datei, die man per E-Mail versendet, ist nach diesem Versand doppelt vorhanden. Der Versand als Link vermeidet Dubletten und senkt das Volumen des Datentransports.

Sie können mit der Option Link Drag and Drop solche Links auf einen Archiveintrag auch auf den Desktop Ihres Rechners ziehen. Ziehen Sie den Link anschließend wieder in ein ELO Archiv, dann öffnet sich das Archiv an der Stelle des Eintrags.

Löschen

Mit dieser Funktion löschen Sie das aktuell markierte Archivelement. Die Löschung ist zunächst nur ein Verbergen im Archiv. Endgültig löschen Sie mit einer Funktion in der Multifunktionsleiste (Registertab Archiv, Gruppe Papierkorb, Funktion Dauerhaft entfernen). Das endgültige Löschen erfordert Administrationsrechte.

Weitere Referenzen

Zeigt die Referenzen des markierten Archivdokuments an. Mit einem Klick auf eine gewählte Referenz springen Sie zu der passenden Stelle im Archivbaum.