Hier können Sie eine automatische E-Mail-Archivierung einrichten.

Beachten Sie: In folgenden Fällen ist die automatische E-Mail-Archivierung nicht möglich: (1) Es handelt sich bei dem zu archivierenden Outlook-Ordner um einen öffentlichen Microsoft Exchange-Ordner, einen IMAP-Ordner, Ordner in einem MSN Hotmail-Konto oder einem Microsoft SharePoint Foundation-Ordner. (2) Die Berechtigungsstufe für den Ordner ist nur auf Lesen gestellt. (3) Der Store Provider unterstützt keine versteckten Elemente.

Um eine sinnvolle Nutzung der automatischen E-Mail-Archivierung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, vorab in Microsoft Outlook Regeln zum automatischen Verschieben der E-Mails in bestimmte Ordner zu definieren.

Im oberen Bereich wählen Sie einen Outlook-Ordner aus, für den Sie eine automatische Archivierung definieren wollen.

Fester Ablagepfad: Definieren Sie über die Schaltfläche Durchsuchen einen festen Ablagepfad in ELO. Mit einem Klick auf OK wird die Zuordnung eines Outlook-Ordners mit einem Ablagepfad gespeichert.

Die neue Zuordnung ist nun in der Übersicht im Bereich Archiv der Konfiguration zu sehen.

Dynamische Erweiterung: Hier können Sie dynamische Erweiterungen für den Ablagepfad definieren. In diesem Feld sehen Sie ihre definierten Ordnerebenen.

Vorschau: In diesem Feld sehen Sie, wie Ihre angelegte dynamische Erweiterung in Ihrem Archiv aussehen würde.

Neue Ordnerebene: Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Ordnerebene, um eine neue Ordnerebene zu erstellen. Hierzu stehen Ihnen elf Variablen über ein Drop-down-Menü zur Verfügung.

Ordnerebene löschen: Klicken auf die Schaltfläche Ordnerebene löschen, um eine schon angelegte Ordnerebene zu löschen.

Variablen: Es stehen Ihnen elf Variablen für die Erstellung einer dynamischen Erweiterung zur Verfügung. Mit Klick auf das grüne Plus-Symbol fügen Sie eine Ordnerebene hinzu.

OK: Die automatische Archivablage wird gespeichert. Beim nächsten Eingang einer Mail im definierten Outlook-Ordner startet automatisch die Archivablage.

Wurde schon eine automatische Archivablage durchgeführt, erscheint in der Konfiguration im Bereichs Archiv bei Klick auf eine Zuordnung eine veränderte Übersicht.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, falls Sie eine Zuordnung löschen möchten. Um die Zuordnungen zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivieren oder Deaktivieren.

Es erscheinen zu jeder Zuordnung Details:

• Der Status zeigt, ob der Dienst aktiv ist.
• Outlook-Ordner
• Pfad zum Outlook-Ordner
• Archivordner
• Pfad zum Archivordner
• Dynamische Erweiterung, falls angelegt.

In einer Protokollübersicht sehen Sie, welcher Eintrag zu welchem Zeitpunkt im Archiv automatisch abgelegt wurde.