Le client ELO pour Microsoft Outlook vous propose de nombreuses options de recherche. Pour ouvrir la section de recherche, cliquez sur Recherche, sous l'arborescence.

En alternative : si vous vous trouvez dans la section Archive, vous pouvez effectuer une recherche par le biais de la barre de recherche dans un champ d'entrée standard (au-dessus de l'affichage de liste).

iSearch

Le dialogue apparaît dans l'affichage de liste. Deux options de recherche sont proposées par le biais de deux onglets : iSearch et Parcourir l'indexation.

Le nouvel onglet Recherche ELO apparaît en même temps dans le ruban. L'onglet vous permet d'affiner votre recherche et de définir d'autres options de recherche. Les sections suivantes sont disponibles dans l'onglet Recherche ELO :

Le bouton Parcourir l'indexation vous permet de démarrer la recherche d'indexation.

Section iSearch : quelle zone de l'archive souhaitez-vous parcourir ? Archive intégrale parcourt toute l'archive, Classeur actuel seulement le classeur sélectionné dans l'arborescence, Sous-classeur, seulement le classeur et ses sous-classeurs sélectionnés dans l'arborescence.

Affiner iSearch : vous pouvez affiner votre recherche et filtrer en fonction de différents critères, par exemple expéditeur, destinataire, date, masque, type d'entrée ou champ d'indexation. Le bouton Autres vous permet d'ajouter d'autres filtres iSearch. Les filtres ajoutés apparaissent ensuite sous le champ d'entrée standard.

Options iSearch : cliquez sur le bouton Parcourir Outlook si vous souhaitez parcourir des dossiers Outlook en plus de l'archive ELO. Le bouton Options de recherche ouvre un dialogue. Par le biais de cases à cocher, vous pouvez sélectionner les champs parcourus lors de la recherche avec le champ d'entrée standard.

Information : si vous cochez la case Commentaire de version et numéro de version, seul le commentaire de la version de travail sera parcouru.

Rechercher : le bouton Dernières recherches utilisées vous permettent de faire afficher les dernières recherches utilisées par le biais d'un menu déroulant. Le bouton Favoris vous permet de lancer, d'ajouter et de gérer les favoris.

Fermer : veuillez cliquer sur le bouton Fermer la recherche pour fermer l'onglet Recherche ELO. Ce bouton apparaît uniquement lorsque la recherche est effectuée par le biais de la barre de recherche dans la section Archive. Le résultat de recherche est enregistré après la fermeture de l'onglet et est accessible par le biais de la section Recherche.

Exemple de recherche avec iSearch

Cet exemple explique comment une recherche peut être exécutée par le biais de iSearch.

Il s'agit de rechercher des e-mails avec une désignation bien précise et un expéditeur précis, déposés dans une période définie. Ensuite, la recherche doit être enregistrée comme favori.

1. Dans la barre des sections, cliquez sur Recherche, pour effectuer une recherche avec iSearch.

L'onglet Recherche ELO apparaît.

2. Cliquez sur le bouton Archive intégrale pour effectuer la recherche dans l'intégralité de l'archive.

3. Cliquez sur le bouton Parcourir Outlook si vous souhaitez parcourir des dossiers Outlook en plus de l'archive ELO.

4. Si vous souhaitez rechercher la désignation Facture, veuillez entrer le terme dans le champ d'entrée standard. Un menu déroulant vous propose des termes de recherche pendant l'entrée. Confirmez le terme de recherche en cliquant sur la loupe.

Les résultats de recherche apparaissent, avec les onglets ELO (résultats dans l'archive ELO et Outlook.

5. Limitez la recherche au type d'entrée E-Mail. Pour ceci, cliquez sur le bouton Type d'entrée.

Dans le champ d'entrée apparaît le filtre Type d'entrée avec un garfr-place entre parenthèses.

6. Sélectionnez le type d'entrée souhaité par le biais d'un menu déroulant. Le type d'objet est entré entre parenthèses. Confirmez le filtre de recherche en cliquant sur la loupe.

Les résultats de recherche apparaissent.

7. Veuillez limiter votre recherche avec le filtre De. Entrez l'expéditeur à l'endroit du garfr-place entre parenthèses, puis démarrez la recherche.

Les résultats de recherche de la recherche de filtre combinée apparaissent.

8. Cliquez sur le bouton Autres, pour ajouter un autre filtre. Dans le menu déroulant, sélectionnez le filtre Date.

Un autre champ de recherche apparaît sous le champ d'entrée standard.

9. Cliquez sur le symbole du triangle à la fin du champ de recherche, pour sélectionner les périodes prédéfinies pour le filtre Date.

La liste avec les périodes prédéfinies pour le filtre Date apparaît.

Vous pouvez également entrer la période souhaitée.

10. Entrez la période dans le champ de recherche Date. Dans cet exemple, veuillez entrer Avril 2016 manuellement.

Le résultat de recherche apparaît. Dans notre exemple, un résultat de recherche apparaît dans l'onglet ELO. Vous avez clôturé la recherche.

En option : vous pouvez filtrer l'affichage de liste en plus ou en alternative.

1. Cliquez sur le symbole du triangle à la fin d'un champ d'indexation.

Le filtre de tableau pour un champ d'indexation apparaît.

2. Entrez une valeur dans le champ Texte de filtre.

La condition du filtre bascule automatiquement sur Contient.

En option : cliquez sur le bouton Réinitialiser pour supprimer un texte de filtre. La condition Contient bascule à nouveau sur Pas de filtre.

3. Cliquez sur le symbole du triangle dans le champ Condition.

Les conditions disponibles pour ce champ d'indexation apparaissent dans un menu déroulant.

Information : les conditions disponibles varient en fonction du champ d'indexation sélectionné.

Créer un favori

Pour enregistrer le réglage de recherche, veuillez enregistrer la recherche en tant que favori.

1. Cliquez sur le bouton recherche ELO > Favoris > Ajouter un favori.

Le dialogue Favori apparaît.

2. Veuilelz entrer un nom pertinent pour le favori.

Dorénavant, le nouveau favori de recherche est disponible par le biais du bouton Favoris.

Parcourir l'indexation

Les masques d'indexation contiennent des informations permettant de décrire plus précisément les documents et classeurs et de les structurer. C'est pourquoi différents masques d'indexation sont aussi utilisés pour différents types de document. Une recherche utilisant les masques d'indexation produit souvent un résultat plus détaillé qu'une recherche générale.

1. Vous démarrez la recherche d'indexation en cliquant sur le bouton Parcourir l'indexation dans l'onglet Recherche ELO.

Le dialogue Parcourir l'indexation apparaît.

La recherche est active par défaut. Vous pouvez aussi parcourir le texte supplémentaire. Dans les options, vous trouverez davantage de possibilités de recherche qui sont présentées à la suite.

2. Sélectionnez un masque d'indexation dans la colonne gauche.

3. Entrez un terme de recherche dans un champ de texte adéquat.

Si aucun masque de recherche n'est sélectionné, ELO parcourt tous les masques d'indexation suivant le mot-clé indiqué.

4. Cliquez sur OK.

La recherche démarre.

Les résultats de votre recherche apparaissent sous forme de tableau dans la section Recherche - Parcourir l'indexation.

Texte supplémentaire : vous pouvez parcourir ici les textes complémentaires des masques d'indexation.

Options : vous pouvez parcourir ici des informations d'indexation qui ont été créées automatiquement. Il s'agit du type d'objet, de la date, de la date d'expiration et de l'utilisateur. Vous pouvez également limiter ici la recherche à des classeurs spécifiques dans l'archive ELO. Vous pouvez aussi associer ou exclure des mots-clés en vous servant des opérateurs ET et OU.