Kurzinfo

Sven Osterfeld hat mitbekommen, dass sein Kollege Rupert Kramer seinen Platz bei der Software-Schulung abgesagt hat. Am Tag der Schulung trifft er in Ihrem Unternehmen am Empfang ein, um anzufragen, ob er den Platz seines Kollegen übernehmen darf. Sie sagen ihm den Platz zu und möchten ihn kurzfristig als Besucher erfassen.

Vorgehen

1. Klicken Sie im Tab Besucher auf Besucher direktanmelden.

Im Dialog Besucher direktanmelden finden Sie auf zwei Tabs die Eingabefelder zum Anmelden des Besuchers.

Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.

Felder mit Stiftsymbol enthalten Stichwortlisten. Sobald Sie einen Wert in das jeweilige Feld eintippen, erscheinen passende Listeneinträge.

2. Füllen Sie die Felder entsprechend ihrer Bezeichnungen aus.

3. Machen Sie mithilfe Ihrer Webcam ein Foto des Besuchers.

Sven Osterfeld möchte nicht bei Ihren Kontakten gespeichert werden. Daher setzen Sie keinen Haken bei Neue Kontakte anlegen. Sollte der Besucher für einen weiteren Termin in Ihr Unternehmen kommen, werden Sie beim Ausfüllen der Besucherinformationen nicht von ELO unterstützt.

4. Da der Besucher die Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens unterzeichnen soll, wählen Sie diese unter Dokument zur Unterschrift aus.

Dadurch wird ein Workflow gestartet. Der Workflow geht an den ELO Benutzer, den Sie unter Senden an auswählen.

Ergebnis

Für den Besucher wird eine Akte angelegt. Die Akte wird unter // Besuchermanagement // Besucher // 2019 // 08 angelegt, da der Besucher im August 2019 angemeldet und eingecheckt wurde.

Das Formular enthält die eingetragenen Informationen und kann nachträglich verändert werden.

Der Ordner des Besuchers erscheint zusätzlich unter // Besuchermanagement // Besucher nach Fristen // Kürzlich empfangene Besucher.

Da Sie keinen Haken bei Neue Kontakte anlegen gesetzt haben, werden die Kontaktdaten von Sven Osterfeld nicht im Ordner Besucher-Kontakte abgelegt.

Ausblick

Während Herr Osterfeld die Sicherheitsrichtlinien auf einem Tablet liest und unterschreibt, können Sie ihm über Besucher > Besucherausweis erstellen einen Besucherausweis erstellen.