Wie sich der ELO Desktop Client bei der Ablage von E-Mails aus Microsoft Outlook verhalten soll, stellen Sie in der Konfiguration in der Kategorie E-Mail ein.

Die Ablage von Elementen aus Microsoft Outlook (E-Mails, Kalendereinträge, Aufgaben) organisieren Sie idealerweise über den Funktionsbereich Desktop.

Manuelle Ablage

Sie können beispielsweise in Microsoft Outlook die E-Mails markieren, die Sie ablegen möchten und parallel den Funktionsbereich Desktop öffnen.

Im Bereich Outlook-Elemente (Briefsymbol) im Funktionsbereich Desktop sehen Sie anhand des Status, ob sich die Outlook-Elemente bereits in ELO befinden.

Ihnen stehen drei Funktionen zur Verfügung:

• Nach ELO verschieben: Das ausgewählte Element wird anhand Ihrer eingestellten Konfiguration in ELO abgelegt.
• Gehe zu: Springt an den Ablageort in ELO, falls das Element in ELO abgelegt ist.
• Aktualisieren: Die aktuelle Ansicht wird erneuert. Die Daten werden neu gelesen.

Ordner verknüpfen

Wir empfehlen, die Ablage von Outlook-Elementen mit Ordnern in ELO zu verknüpfen.

1. Klicken Sie hierfür auf das Ordnersymbol.

Der Bereich Outlook-Ordner ist folgendermaßen aufgebaut:

• Ausgewählter Outlook-Ordner: Der ausgewählte Ordner in Microsoft Outlook.
• Verknüpfte Ordner: Legen Sie über diese Schaltfläche fest, wo die Elemente des Ordners in ELO abgelegt werden sollen.
• Liste der verknüpften Ordner: In einer Liste sehen Sie die bisher angelegten Verknüpfungen.

2. Um einen neue Verknüpfung anzulegen, klicken Sie auf Verknüpfte Ordner.

Der Dialog Outlook-Ordner verknüpfen erscheint.

3. Definieren Sie über das Suchfeld über der Baumansicht einen festen Ablagepfad in ELO.

4. Klicken Sie auf OK, um die Zuordnung eines Outlook-Ordners mit einem Ablagepfad zu speichern.

Die neue Zuordnung sehen Sie nun in der Liste der verknüpften Ordner.

Dynamische Erweiterung

Über diesen Dialog ist es auch möglich, dynamische Erweiterungen für den Ablagepfad zu definieren.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Ordnerebene (Ordnersymbol mit grünem Pluszeichen), um eine neue Ordnerebene zu erstellen.

Optional: Klicken auf die Schaltfläche Ordnerebene löschen (X-Symbol), um eine versehentlich angelegte Ordnerebene zu löschen.

2. Wählen Sie eine Variable aus. Hierzu stehen Ihnen zehn Variablen über ein Drop-down-Menü zur Verfügung.

3. Klicken Sie auf das grüne Plussymbol, um die Variable für die Ordnerebene hinzuzufügen.

4. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Ordnerebenen definiert haben.

In der Vorschau sehen Sie, wie die dynamische Erweiterung mit den definierten Variablen aussehen würde.

5. Klicken Sie auf OK, um die dynamische Erweiterung zu speichern.

Die Ordnerverknüpfung ist definiert und erscheint in der Liste der verknüpften Ordner.

In der Liste der verknüpften Ordner sehen Sie die bereits angelegten Verknüpfungen.

Über die Schaltfläche Gehe zu (Pfeilsymbol in gelb) navigieren Sie zum Ablagepfad in ELO.

Über die Schaltfläche Löschen (X-Symbol) entfernen Sie die Verknüpfung.

Über die Schaltfläche Ablage starten (Pfeilsymbol in grün) werden die Elemente des Outlook-Ordners in ELO abgelegt und eine Ordnerunterstruktur für die Ablage der E-Mails erstellt.

Vor der ersten Ablage ist der Status auf Archivierung angehalten. Darunter sehen Sie die Pfadangaben des verknüpften Outlook-Ordners und des Ablagepfads in ELO.

Nach dem Start der Ablage ändert sich der Status in Ablage beendet / angehalten.

Das Protokoll darunter zeigt, welche Schritte durchgeführt wurden.