Kurzinfo

Steuerelemente aus einem Formular einer Microsoft-Word-Vorlage sollen einem Feld den ELO Metadaten zugeordnet werden.

Voraussetzungen

Sie müssen hierfür in Microsoft Word den Tab Entwicklertools aktivieren: Multifunktionsleiste > Datei > Optionen > Menüband anpassen.

Damit die Metadaten mit den Word-Formularfelder verbunden werden, muss zudem in der Konfiguration im Bereich Metadaten > Allgemein ein Haken bei Inhalt der Steuerelemente aus Word mit den Metadaten verbinden gesetzt werden.

Schritt für Schritt

1. Legen Sie mehrere Steuerelemente in einer Dokumentenvorlage in Microsoft Word an, beispielsweise ein Datumsauswahl-Inhaltssteuerelement für das Datum oder ein Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement für den Projektnamen.

2. Legen Sie das Dokument in ELO ab und wählen die Maske mit den gewünschten Feldern aus, die später mit den Steuerelementen verbunden werden sollen. In unserem Beispiel wählen wir die Maske Protokoll mit den Feldern Projekt, Verfasser, Gesprächsdatum, Ort und Thema aus.

3. Markieren Sie das abgelegte Dokument in ELO und klicken in der Funktionsleiste in der Gruppe Dokument auf Auschecken und bearbeiten.

Das Dokument wird in Microsoft Word zur Bearbeitung geöffnet.

4. Wechseln Sie in den Funktionsbereich Desktop.

5. Wählen Sie in der Word-Vorlage ein Steuerelement aus, das Sie einem Feld der Maske zuordnen möchten.

6. Klicken Sie in der Funktionsleiste in der Gruppe Verwaltung auf Steuerelement zuordnen.

Der Dialog Feld zuordnen mit dem Namen der verwendeten Maske erscheint.

7. Wählen Sie über das Drop-down-Menü das Feld aus, dem das ausgewählte Steuerelement zugeordnet werden soll. In unserem Beispiel entscheiden wir uns für das Feld Projekt.

Optional: Über die Schaltfläche Auswahl aktualisieren aktualisieren Sie die Auswahl in Microsoft Word, falls Sie in der Zwischenzeit Veränderungen vorgenommen haben.

8. Klicken Sie auf OK.

Die Zuordnung zu einem Feld wurde vorgenommen.

9. Wiederholen Sie diesen Schritt für die weiteren Steuerelemente in Ihrer Dokumentenvorlage.

Optional: Klicken Sie in der Funktionsleiste in der Gruppe Verwaltung auf Übersicht Steuerelemente, um zu überprüfen, welche Felder miteinander verbunden sind.

Ergebnis

Die Steuerelemente sind nun mit Feldern in den ELO Metadaten verbunden.

Sie können nun mit der erstellten Dokumentvorlage über die Funktion Dokument aus Vorlage ein Protokoll erstellen. Beim Öffnen der Dokumentvorlage erscheint der Dialog Metadaten. Alle Angaben, die nun innerhalb der gemappten Felder getätigt werden, werden automatisch in die Formularfelder des Dokuments übernommen.

Sobald das Dokument fertig erstellt wurde und wieder eingecheckt wird, werden automatisch die Werte der gemappten Felder überprüft und die Inhalte der Maske automatisch angepasst.

Übersicht Steuerelemente

Über die Funktion Übersicht Steuerelemente überprüfen Sie, welcher Maske das Dokument zugeordnet ist und welche Felder mit einem Steuerelement verknüpft sind.

In Übersicht auswählen: Das aktive Steuerelement in Microsoft Word wird in der Übersicht fokussiert.

Feld zuordnen: Ordnen Sie das aktive Steuerelement in Microsoft Word einem Feld zu. Der Dialog Feld zuordnen erscheint.

Aktualisieren: Die Steuerelemente in Microsoft Word werden neu ausgelesen.

Die Übersicht können Sie sich entweder in einer Listen- oder Tabellenansicht anzeigen lassen. Über die Schaltfläche Filter können Sie sortieren, gruppieren und filtern, um die Ansicht in der Liste einzuschränken. Ein weiteres Eingrenzen nach dem Prinzip "Search-as-you-type" ermöglicht das Suchfeld neben dem Lupensymbol.

Für jeden Listeneintrag können Sie sich das zugeordnete Steuerelement über die Schaltfläche mit dem Pfeilsymbol anzeigen lassen.

Über das Kettensymbol können Sie die bestehende Zuordnung anpassen. Der Dialog Feld zuordnen erscheint.

Bei folgenden Fällen erscheint ein Warnsymbol mit passendem Hinweis:

• Keine Zuordnung vorhanden
• Das Feld wurde mehrfach zugeordnet
• Kein zugehöriges Feld in der Maske