Wenn Sie in einem Workflow als Bearbeiter ausgewählt wurden, erscheint der Workflow in Ihrem Funktionsbereich Aufgaben.

Sie können Workflows als Einzelbenutzer, als Teil einer Gruppe oder als Vertretung erhalten.

Sie können sich Workflows nach unterschiedlichen Kriterien anzeigen lassen. Klicken Sie im Menüband auf Aufgabe > x aktiv. Hier wählen Sie aus, ob Sie sich Gruppenaufgaben, Vertretungsaufgaben oder Eskalationen anzeigen lassen.

Einen Workflow erkennen Sie an dem Workflow-Symbol.

Einen neuen Workflow erkennen Sie an dem grünen Punkt und der fetten Schrift.

Wenn Sie einen Workflow erhalten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Funktion Workflow weiterleiten
• Funktion Workflow annehmen
• Funktion Workflow zurückgeben
• Funktion Workflow delegieren

Funktion 'Workflow weiterleiten'

Nachdem Sie Ihre Aufgabe abgeschlossen haben, leiten Sie den Workflow an den nächsten Bearbeiter weiter.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Workflow, den Sie weiterleiten möchten.

2. Klicken Sie in der Favoritenleiste auf Aufgaben > Workflow weiterleiten.

Wenn Sie einen Workflow erhalten haben und diese Schaltfläche nicht aktiv ist, hat das einen der folgenden Gründe:

• 1. Sie haben den Workflow als Teil einer Gruppe erhalten. In diesem Fall müssen Sie ihn zuerst über die Funktion Workflow annehmen annehmen.
• 2. Der Workflow enthält ein Formular. Das Formular sehen Sie im Anzeigebereich. In diesem Fall leiten Sie den Workflow über die Schaltflächen innerhalb des Formulars weiter.

Funktion 'Workflow annehmen'

Wenn Sie einen Workflow als Teil einer Gruppe erhalten haben, müssen Sie ihn zuerst annehmen, bevor Sie ihn bearbeiten und weiterleiten können. Auf diese Weise wird verhindert, dass der Workflow von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet wird.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Workflow, den Sie annehmen möchten.

2. Klicken Sie in der Funktionsleiste auf Aufgaben > Workflow annehmen.

Durch das Annehmen wird die Aufgabe aus dem Funktionsbereich Aufgaben der anderen Gruppenmitglieder entfernt. Über die Funktion Workflow zurückgeben können Sie die Übernahme rückgängig machen.

Funktion 'Workflow zurückgeben'

Sie können einen Workflow wieder zurückgeben, den Sie als Teil einer Gruppe erhalten und mit der Funktion Workflow annehmen angenommen haben.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Workflow, den Sie zurückgeben möchten.

2. Klicken Sie in der Funktionsleiste auf Aufgaben > Workflow zurückgeben.

Der Workflow erscheint wieder im Aufgabenbereich aller Gruppenmitglieder, an die der Workflow geschickt wurde.

Funktion 'Workflow delegieren'

Sie können Ihren Schritt im Workflow an andere Benutzer oder Gruppen delegieren.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Workflow, den Sie delegieren möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Aufgabe > Workflow delegieren.

Als Empfänger können Sie einen Benutzer bzw. eine Gruppe oder mehrere Benutzer bzw. Gruppen auswählen.

An folgende Benutzer/Gruppen delegieren: Über das Drop-down-Menü wählen Sie aus, welcher Benutzer bzw. welche Gruppe den Workflow erhalten soll.

Benachrichtigen nach Bearbeitung des Knotens: Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, erhalten Sie den Workflow zurück, nachdem ein Delegierter den Workflow-Knoten bearbeitet hat.