Nous vous recommandons d'ajuster le client Desktop ELO avant la première utilisation. Pour ceci, ouvrez la configuration via le bouton Menu utilisateur.

Le dialogue Configuration vous permet d'ajuster les réglages utilisateurs locaux de façon centrale. Vous pouvez déterminer vous-même les réglages personnels, tous les autres réglages sont effectués par votre administrateur système. Contactez votre administrateur système, si vous souhaitez modifier certains réglages qui ne sont pas réalisables dans le dialogue Configuration.

Information : vous trouverez plus d'informations au sujet des autorisations dans le chapitre Administration.

Le dialogue Configuration se décompose en plusieurs catégories :

• Généralités
• Check-in
• Modèle de couleurs
• Affichage
• Dialogues
• Métadonnées
• Affichages
• Administration
• E-mail

Configuration - section supérieure

Dans la partie supérieure de la configuration, vous avez toujours la possibilité d'annuler les étapes de configuration. Le bouton avec la flèche pointant vers la gauche vous permet d'annuler la dernière modification effectuée. La flèche pointant vers la droite permet de restaurer la modification. Le bouton avec le symbole de la boîte vous permet de faire afficher ou masquer la colonne correspondante. Dans cette colonne sont affichées les modifications et le niveau de réglage correspondant. Le bouton avec le X rouge vous permet de supprimer tous les réglages utilisateur. Automatiquement, ce sont les réglages du niveau supérieur qui sont validés, par exemple les réglages du groupe d'options. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations au sujet du concept des niveaux, nous vous reconnamdons de lire le chapitre Ajustement global de la configuration.

Rechercher

Vous pouvez parcourir les réglages de configuration. Entrez le mot-clé recherché dans le champ d'entrée avec le symbole de la loupe. Pendant l'entrée du terme de recherche, les résultats de recherche sont immédiatement filtrés et affichés en couleur selon le principe "Search as you type". La première section qui correspond à votre entrée de recherche apparaît. Si les résultats se répartissent sur plusieurs sections, vous pouvez naviguer grâce à l'aperçu des sections qui se situe à droite. Vous pouvez effectuer les réglages souhaités directement dans le résultat de recherche.

Vous pouvez réduire les noms des catégories en cliquant sur Catégories.

Configuration - Généralités

Vous trouverez les réglages suivants dans la catégorie Généralités.

Classeur pour les modèles de document

Chemin : veuillez indiquer le classeur pour les modèles de document. Veuillez sélectionner le chemin souhaité en cliquant sur le symbole du classeur. La fonction Document depuis en modèle permet d'ouvrir automatiquement le classeur défini.

Mon ELO

Dans cette section, vous pouvez déterminer quand un fil d'actualité doit être abonné automatiquement.

Les options suivantes sont disponibles par le biais des cases à cocher :

• Lors du dépôt d'un document
• Lors de la création d'un nouveau classeur
• Lors du check-in d'une nouvelle version
• Lors de la création d'un article ou d'un commentaire

Langue

Sous Langue, un menu déroulant vous permet de modifier la langue de l'interface. Si vous avez opté pour une autre langue, un redémarrage doit être effectué.

Raccourcis clavier

Dans cette section, vous pouvez définir des raccourcis clavier pour certaines actions. Pour modifier les raccourcis clacier, cliquez dans la ligne correspondante et sélectionnez le raccourci clavier souhaité.

• Raccourci clavier pour un lien ELO lors de glisser-déposer : marquez une entrée dans ELO et effectuez un glisser-déposer depuis ELO. Si vous effectuez le raccourci clavier défini en même temps, vous créez un lien ELO.
• Raccourci clavier pour un lien URL ELO lors de glisser-déposer : marquez une entrée dans ELO et effectuez un glisser-déposer depuis ELO. Si vous effectuez le raccourci clavier défini en même temps, vous créez un lien URL ELO.
• Raccourci clavier pour la fonctionnalité Click & Find effectuez le raccourci clavier et en même temps un double-clic dans un programme exerne, et une recherche de ce terme est exécutée dans ELO.

Configuration - Check-in

Vous trouverez les réglages suivants dans la catégorie Check-in automatique.

Date de document

Ajuster la date de document (date d'aujourd'hui) : activez cette option pour adopter automatiquement la date actuelle en tant que date de document.

Check-in automatique

Check-in automatique actif : pour permettre un check-in automatique pour différents formats de fichier, activez cette option.

Plusieurs formats de fichier Office et le format PDF sont disponibles. Pour ajouter un format de fichier, marquez le format sur le côté gauche, puis cliquez sur Ajouter. Le format de fichier peut être exclu de la liste par le biais de Supprimer.

Intervalle d'exécution en minutes : par le biais du champ déroulant, vous pouvez définir dans quel intervalle le check-in automatique doit être effectué.

Configuration - schéma de couleurs

Vous voyez quel modèle de couleurs est sélectionné actuellement dans la section Schéma de couleurs.

Pour sélectionner un autre schéma de couleurs, marquez le champ de coleur souhaité et confirmez votre sélection avec OK.

Configuration - affichage (1)

Vous trouverez les réglages suivants dans la partie supérieure de la catégorie Affichage.

Copier

Comportement lors de la copie d'une entrée dans un classeur avec autorisations divergentes : vous pouvez déterminer comment le client ELO Desktop doit se comporter lors de la copie d'une entrée dans un classeur avec autorisations divergentes. Deux champs d'option sont disponibles : Garder les autorisations sans modifications ou Remplacer par les autorisations du classeur cible.

Arborescence

Afficher les entrées supprimées jusqu'à la prochaine déconnexion pour afficher les documents dotés d'un marquage de suppression dans ELO. Les documents ayant un marquage de suppression sont caractérisés dans ELO avec des [crochets] et ils sont grisés. Cette option est active jusqu'à la prochaine déconnexion.

Liste des entrées utilisées dernièrement

Nombre max. d'entrées sur la liste "Utilisés récemment": cette option vous permet de définir combien des documents utilisés en dernier lieu doivent être affichés au maximum. Vous trouverez l'aperçu des documents utilisés dernièrement dans la section Mon ELO.

Recherche

Nombre max. de résultats de recherche chargés : vous pouvez définir combien de résultats de recherche doivent être chargés au plus par le biais du champ déroulant. Une valeur faible a des effets positifs sur le temps de recherche.

Nombre de colonnes d'indexation pour les métadonnées dans les tableaux des résultats de recherche : dans le champ déroulant, vous pouvez indiquer combien de colonnes d'index doivent être affichées dans les tableaux de résultats de recherche des métadonnées.

Ouvrir automatiquement les options de recherche lors d'une nouvelle recherche : pour afficher les options de recherche de façon standard dans la section Recherche, veuillez activer cette option.

Taille de document

Taille de document max. pour l'aperçu en MB : déterminez combien de mégabytes (MB) peut avoir au max. un document, afin d'être affiché dans l'aperçu. Lorsqu'un document dépasse la taille définie, une remarque est affichée au lieu de l'aperçu.

Configuration - affichage (2)

Vous trouverez les réglages suivants dans la partie inférieure de la catégorie Affichage.

Configuration d'aperçu pour différents types de fichier

Dans cette section, vous déterminez quel type d'aperçu doit être utilisé pour quelle extension de fichier. Si aucune classe d'aperçu n'est définie pour la méthode d'aperçu, c'est l'aperçu de navigateur qui est utilisé.

Filtre : pour trier, regrouper et filtrer la configuration d'aperçu, cliquez sur Filtre.

Parcourir : le champ d'entrée avec symbole de la loupe permet de parcourir la configuration d'aperçu. Pendant l'entrée du terme de recherche, un filtrage est effectué selon le principe "Search as you type".

Ajouter : pour ajouter l'assignation d'un type de fichier n'ayant pas encore été créé à une méthode d'aperçu, cliquez sur le symbole +.

Dans la liste, vous voyez les assignations d'extension de fichier et de méthode d'aperçu ayant déjà été effectuées.

Les méthodes d'aperçu suivantes sont disponibles par le biais d'un menu déroulant.

• Aperçu e-mail : visionneuse pour les fichiers d'e-mail. Vous pouvez répondre à l'e-mail ou le transférer par le biais des boutons. Ensuite, votre programme de messagerie standard s'ouvre. Sous les boutons, se trouvent les métainformations comme la date, l'expéditeur, l'objet et les pièces-jointes. S'il s'agit d'un e-mail au format HTML, un navigateur s'affiche en dessous. Si un e-mail se trouve au format rich text (RTF), un aperçu de texte est utilisé.
• Aperçu multimédia : utilise Windows Media Player comme aperçu. Les fichiers suivants sont valides : MP3, MP4, WMV, WMA, WAV, AVI, MPG, MPEG, MP2, MPA.
• Aperçu image : visionneuse pour les fichiers image. Vous avez la possibilité d'adapter l'aperçu par le biais de la barre d'aperçu. S'il existe des remarques sur le document, celles-ci s'affichent dans un onglet supplémentaire.
• Aperçu Windows Explorer : visionneuse qui est également utilisée par Windows Explorer. En plus des assignations déjà définies, tous les types de fichier peuvent être reliés avec cette méthode d'aperçu. Il se pourrait qu'un programme distinct soit requis pour la mise à disposition de l'aperçu.
• Aperçu texte : un aperçu texte simple est utilisé en tant que méthode.
• Aperçu de navigateur : l'aperçu se fait dans un navigateur Web (Chromium). En plus des assignations déjà définies, les types de fichier PDF, MP3, MP4, MPEG, PNG, JPEG, BMP, GIF peuvent être reliés à cette méthode d'aperçu.
• Aperçu Office Online : aperçu Web pour les documents Microsoft Office. Vous devez avoir un accès à un serveur Microsoft Office Online.

Interroger : lors de l'affichage du type de fichier, le logiciel vous demande à chaque fois si le fichier doit être ouvert avec l'aperçu assigné.

X : pour supprimer une assignation, cliquez sur X.

Affichage des tâches dans la liste (seulement Desktop Client Plus)

Ici, vous pouvez déterminer les réglages pour la section Tâches.

Information : cette possibilité de configuration n'est disponible que pour les utilisateurs du client ELO Desktop Plus.

Nombre max de tâches dans la liste : vous pouvez définir combien de tâches doivent être affichées au maximum dans la liste des tâches dans la section Tâches.

Nombre max de jours à l'avenir : la liste des tâches de la section Tâches comprend un aperçu de toutes les tâches à effectuer. Cette option vous permet de définir dans combien de jours une tâche doit être affichée dans la liste des tâches. Si vous entrez par exemple 10 jours, alors toutes les tâches dont l'échéance est dans les prochains 10 jours sont affichées. Les tâches dont l'échéance est dans 20 jours ne sont pas affichées.

Intervalle d'actualisation en minutes : la valeur dans ce champ vous permet de déterminer l'intervalle d'actualisation de la liste de tâches. Si vous souhaitez que la liste des tâches ne soit pas actualisée automatiquement, entrez la valeur 0.

Configuration - dialogues (1)

Vous trouverez les réglages suivants dans la partie supérieure de la catégorie Dialogues.

Vérification des doublons

Comportement lors du dépôt d'un doublon : vous pouvez déterminer le comportement du client Desktop ELO lors du dépôt d'un doublon. Trois champs d'options sont disponibles :

• Interrogation dans un dialogue : un dialogue apparaît. Le dialogue vous permet de décider ce qui doit advenir du doublon.
• Créer une référence : une référence à l'emplacement existant est créée à l'endroit souhaité.
• Redéposer : le fichier est à nouveau déposé dans ELO en tant que doublon.

Glisser-déposer

Comportement lors du glisser-déposer dans la section de l'archive : vous pouvez définir le comportement du client Desktop ELO lors du glisser-déposer d'entrées. Trois champs d'options sont disponibles :

• Interrogation dans un dialogue : le dialogue Entrée déposée à une autre position apparaît. Le dialogue vous permet de décider ce qui doit advenir des entrées déposées par le biais de glisser-déposer.
• Déplacer : l'entrée sélectionnée est supprimée de sa position originale et ajoutée à une nouvelle position.
• Référencer : l'entrée sélectionnée reste à sa position originale et est, de plus, affichée en tant que référence à la nouvelle position.

Comportement lors du glisser-déposer d'un fichier sur un document : vous pouvez définir le comportement du client Desktop ELO lors du glisser-déposer d'un fichier provenant du système de fichiers Windows sur un document dans ELO. Trois champs d'options sont disponibles :

• Interrogation dans un dialogue : le dialogue Glisser-déposer apparaît. Le dialogue vous permet de décider ce qui doit advenir des entrées déposées par le biais de glisser-déposer du système de fichiers dans ELO.
• Déposer en tant que nouvelle version du document existant : le fichier devient la nouvelle version du document sur lequel il a été déposé.
• Déposer comme nouveau document : le fichier est déposé en tant que nouveau document dans le même classeur.

Commentaire de version

Dialogue permettant d'entrer le commentaire de version : déterminez si le dialogue permettant d'entrer un commentaire de version doit être affiché. Trois champs d'options sont disponibles :

• Toujours afficher, même lors du dépôt de la première version : le dialogue permettant d'entrer le commentaire de version apparaît toujours, même lors du dépôt de la première version.
• Affichage seulement lors du dépôt d'une nouvelle version : le dialogue est affiché lors du dépôt d'une nouvelle version, mais non pas lors de la première version.
• Ne jamais afficher : le dialogue permettant d'entrer un commentaire de version n'est jamais affiché.

Configuration - dialogues (2)

Vous trouverez les réglages suivants dans la partie inférieure de la catégorie Dialogues.

Archive

Comportement lors du dépôt d'une entrée de la section "Desktop" : vous pouvez définir le comportement du client Desktop ELO lors du dépôt d'une entrée de la section Desktop.

• Interrogation dans un dialogue : le dialogue Dépôt apparaît. Ce dialogue vous permet de décider ce qui doit se passer avec les entrées déposées depuis la section Desktop.
• Déplacer dans ELO : le fichier est déposé dans ELO, puis il est supprimé dans le système de fichiers.
• Déplacer dans ELO et créer un lien ELO : le fichier est déposé dans ELO et remplacé par un lien ELO dans le système de fichiers.

Remarques

Déterminez quelles remarques doivent être affichées. Pour faire afficher une remarque, activez l'option correspondante.

• Afficher une remarque lorsqu'un délai de conservation est défini : une fois la définition du délai de conservation effectuée dans les métadonnées, une remarque apparaît pour vous informer que le document ne peut pas être supprimé avant la date définie.
• Afficher une remarque lors de métadonnées sans données personnelles : si aucune donnée personnelle, une remarque apparaît lors de la saisie des métadonnées pour vous informer que les champs Données personnelles et Fin du délai de suppression n'ont pas été remplis.
• Afficher une remarque lors de l'arrêt, s'il existe encore des modifications qui n'ont pas encore été enregistrées. : si vous souhaitez terminer le client et qu'il existe encore des modifications qui n'ont pas encore été enregistrées, un dialogue vous prévient que des informations pourraient être perdues.
• Remarque lors de la recherche de plusieurs termes dans différentes sections de iSearch : cette remarque apparaît dans la section Recherche si vous avez effectué une recherche de plusieurs termes dans différentes sections. Un dialogue vous informe que seules les entrées pour lesquelles les termes recherchés sont disponibles dans une sections sont trouvées.

Plusieurs entrées en tant que lien ELO

Comportement lors de la création d'un lien, lorsque plusieurs entrées sont sélectionnées : ce réglage vous permet de définir le comportement du programme pour la fonction Envoyer en tant que lien ELO, lorsque plusieurs entrées marquées sont sélectionnées.

• Interrogation dans un dialogue : le dialogue Créer un lien apparaît. Le dialogue vous permet de déterminer le comportement du client Desktop ELO lors de la sélection de plusieurs entrées.
• Créer un lien ELO par entrée : un lien ELO distinct est créé pour chaque entrée sélectionnée.
• Créer seulement un lien ELO pour toutes les entrées : toutes les entrées sont reliées dans un fichier. Lors de l'ouverture du lien ELO, les entrées sont affichées dans une liste de recherche.

Dialogue d'authentification

Afficher le dialogue de sélection des rôles fonctionnels lors de l'authentification : si vous activez cette option, un dialogue vous permettant d'activer vos rôles fonctionnels apparaît après l'authentification.

Configuration - Métadonnées

Vous trouverez les réglages suivants dans la catégorie Métadonnées.

Généralités

Afficher le dialogue 'Métadonnées' lors du dépôt : lors du dépôt d'une entrée, le dialogue 'Métadonnées' s'affiche.

Associer le contenu des éléments de commande de Word aux métadonnées pour adopter les valeurs des contrôles provenant des champs de formulaires Microsoft Word lors du dépôt dans ELO.

Préréglage pour les masques

Vous pouvez définir les masques préréglés pour les nouveaux documents et les nouveaux classeurs. Cliquez sur le menu déroulant (symbole du triangle) et sélectionnez le masque souhaité.

Assignement du masque à un type de fichier

Vous déterminez également si des types de fichier précis doivent être liés aux masques. Ceci est utile pour le dépôt de formats de fichier qui ne sont pas courants, mais cela permet aussi d'économiser du temps pour les dépôts fréquents.

Extension de fichier : dans ce champ, vous pouvez entrer l'extension de fichier du type de fichier souhaité, par exemple pdf ou docx.

Masque : dans le menu déroulant (symbole du triangle), sélectionnez le masque souhaité. Confirmez l'assignation en cliquant sur OK.

X : pour supprimer une assignation, cliquez sur X.

Nouveau : pour définir une nouvelle assignation, cliquez sur Nouveau. Une nouvelle ligne apparaît.

Configuration - Affichages

Dans la catégorie Affichages, vous pouvez créer des affichages pour les classeurs de la section Archive.

Un affichage de classeurs crée une tuile par le biais de laquelle vous accédez directement au classeur.

Créer un affichage

1. Cliquez sur le symbole + vert pour créer un nouvel affichage.

Le dialogue Créer un affichage apparaît.

2. Veuillez entrer un nom pour l'affichage.

3. Déterminez si l'affichage doit être réalisé en tant que petite ou grande tuile.

4. Définissez la couleur de l'affichage.

5. Veuillez sélectionner un symbole.

6. Dans la section Classeur, sélectionnez le classeur pour lequel vous souhaitez créer un affichage. Via Documents récents, vous pouvez limiter la sélection de classeurs aux derniers classeurs utilisés dans ELO. Le symbole de classeur pour permet de créer un nouveau classeur.

7. Cliquez sur OK.

L'affichage créé apparaît dans la catégorie Affichages. Le symbole X vous permet de supprimer l'afichage et de le modifier avec le symbole du stylo.

Configuration - Administration (1)

Les réglages suivants se trouvent dans la section supérieure de la catégorie Administration

Gestion de profils

Dans la section Gestion de profils, vous voyez tous les profils d'archive déjà créés avec le nom et l'URL correspondante.

Pour copier, supprimer ou modifier un profil existant, marquez le.

Pour créer un nouveau profil, cliquez sur le symbole + vert. Le dialogue Ajouter un nouveau profil apparaît. Entrez le nom de profil et l'URL correspondante du serveur d'indexation ELO. L'accessibilité du serveur d'indexation ELO est vérifiée. Une fois la vérification réussie, le texte Serveur accessible apparaît en lettres vertes. Pour ajouter le profil, cliquez sur OK.

Pour ajouter un profil copié de la mémoire temporaire, cliquez sur le symbole ajouter. Le nom de profil et l'URL ont été copiés avec la syntaxe suivante : <Nom de profil>;<Type d'authentification>;<URL>. L'on différencie deux types d'authentification dans la syntaxe. U est l'authentification avec le nom utilisateur, S est l'authentification SSO (utilisateur Windows). Si seule l'URL du serveur d'indexation se trouve dans la mémoire temporaire, le nom de profil est créé en fonction de l'URL.

Pour voir pour quels archives et utilisateurs des mots de passe ont été enregistrés, cliquez sur le symbole de la clé. Le dialogue Mots de passe apparaît. Pour supprimer les mots de passe enregistrés, cliquez sur X et confirmez avec OK. Pour supprimer tous les mots de passe, cliquez sur Supprimer tous les mots de passe et confirmez avec OK.

Authentification automatique à la dernière archive lors du démarrage de l'application : activez cette option si vous souhaitez vous authentifier automatiquement avec les mêmes données utilisateurs et à la dernière archive utilisée lors du démarrage de l'application.

Répertoires de check-out

Les fichiers doivent être extraits de l'archive ELO pour pouvoir être modifiés. Ils sont alors soumis au check-out et enregistrés en tant que fichiers temporaires dans un classeur du système de fichiers, pendant la durée du traitement. Dans la liste, vous voyez tous les répertoire de check-out créés. Grâce au bouton, vous pouvez activer ou désactiver les différents répertoires de check-out.

Le symbole de classeur vous permet de visualiser le contenu du répertoire de check-out dans le système de fichiers.

Le symbole + vert permet de créer un nouveau répertoire de checkout sur le système de fichiers.

Remarque : les répertoires de check-out sont automatiquement purgés et vidés. Tous les fichiers qui n'ont pas été soumis au check-out par le client Desktop ELO sont supprimés.

Configuration - Administration (2)

Les réglages suivants se trouvent dans la section inférieure de la catégorie Administration.

Aperçu du fichier de journalisation

Chemin du fichier de journalisation : vous voyez ici le chemin du fichier log sur le système de fichiers. Pour modifier le chemin, cliquez sur le symbole de classeur. Un dialogue apparaît, dans lequel vous pouvez sélectionner un nouveau répertoire pour les fichiers de journalisation.

Niveau d'information : vous pouvez définir le niveau de journalisation des fichiers journaux par le biais du menu déroulant. Il existe quatre différents niveaux, allant de la désactivation de la création de rapport jusqu'à un niveau de journalisation très précis.

Fichier-journal d'aujourd'hui : affiche dans un aperçu le fichier journal de la journée actuelle. Le bouton Filtre vous permet de trier, de regrouper et de filtrer pour limiter l'affichage. Le champ de recherche selon le principe "Search as you type" permet de délimiter encore plus les résultats.

Pour visualiser une ligne en détail, marquez l'entrée et cliquez sur la flèche se trouvant au bout de la ligne. Ici, l'origine et en option le message d'erreurs sont affichés.

Trois boutons se trouvent sous le fichier journal :

• Actualiser : actualise l'aperçu.
• Ouvrir : dans le répertoire, sélectionnez le fichier journal souhaité, et confirmez le dialogue avec Ouvrir. Le fichier apparaît dans la section Fichier journal.
• Envoyer : dans le répertoire, sélectionnez le fichier journal souhaité, et confirmez le dialogue avec Ouvrir. Un e-mail ouvert avec le fichier journal en tant que pièce-jointe apparaît dans l'application de messagerie standard.

Configuration - e-mail

Vous trouverez les réglages suivants dans la catégorie e-mail.

Dépôt d'e-mails

Veuillez déterminer le comportement du logiciel lors du dépôt d'e-mails. Les champs d'options vous proposent les options suivantes :

• Interrogation dans un dialogue : un dialogue de sélection apparaît lors du dépôt.
• Avec pièces-jointes : l'e-mail et les pièces-jointes sont déposées ensemble.
• L'e-mail et les pièces jointes sont déposées de façon distincte dans le même classeur.
• Uniquement les pièces-jointes des e-mails sont déposées.

Préfixe pour le marquage des e-mails archivés : pour démarquer les e-mails archivés, vous pouvez définir un préfixe ici.

Supprimer l'e-mail après le dépôt : si vous cochez la case, les e-mails seront supprimés de Microsoft Outlook après le dépôt dans ELO.

Pièces jointes

Icône pour les e-mails avec les pièces-jointes : via le menu déroulant, veuillez sélectionner le symbole souhaité pour les e-mails avec pièces-jointes.

En option, cochez la case des options suivantes :

• Ajouter [A] devant la désignation des pièces-jointes dans ELO.
• Ajouter l'objet de l'e-mail devant la désignation des pièces-jointes dans ELO.