La section Desktop est l'interface entre ELO et le système de fichiers Windows. Dans cette section, vous voyez un aperçu des entrées sélectionnées actuellement au niveau du système de fichiers. Si le document se trouve dans ELO, cette information est affichée. En fonction du statut du document, différentes fonctions sont à votre disposition. Ci-dessous, nous vous présentons quelques affichages.

Sans interface à ELO

Dans l'exemple supérieur, vous voyez la fonction Desktop avec Windows Explorer ouvert.

1 Barre supérieure : affiche le nom de la section ou de l'application active. Le rectangle vous permet de minimiser le client Desktop ELO ou de l'agrandir à l'affichage standard. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquez sur l'utilisateur authentifié. Le menu vous permet de lancer les fonctions et dialogues suivants : Configuration, Aide, A propos du programme, Déconnexion et Arrêter. La flèche pointant vers la gauche placée à côté de la section vous permet de basculer vers le dernier affichage utilisé.

2 Fonctions générales : avec Windows Explorer ouvert, les fonctions générales Connecter ELO en tant que lecteur et Déconnecter ELO en tant que lecteur sont disponibles. Pour intégrer une adresse de réseau WebDAV, cliquez sur Connecter ELO en tant que lecteur.

3 Entrées sélectionnées : affiche les entrées sélectionnées dans Windows Explorer ou Windows Desktop. En fonction du statut de l'entrée sélectionnée, plusieurs fonctions sont disponibles : Dépôt dans l'archive, Remplacer par un lien ELO, Déposer en tant que nouvelle version, Basculer vers et Actualiser. Une barre devant l'entrée signale le statut : déposé dans ELO (vert), en traitement (jaune) ou non déposé (gris).

4 Barre des sections : cette barre vous permet de basculer dans les sections Archive, Recherche, Mon ELO, Desktop et Traitement.

Avec connexion ELO

Dans l'exemple supérieur, vous voyez la fonction Desktop avec Windows Explorer ouvert et avec une archive ELO intégrée dans le système de fichiers local. Au contraire de l'affichage Explorer de base que nous avons décrit en haut, vous avez également à disposition une barre de fonctions et de favoris.

Information : la barre de fonctions et de favori est également disponible si vous cliquez sur un lien ELO dans Windows Explorer ou sur le bureau Windows.

1 Barre supérieure : affiche le nom de la section ou de l'application active. Le rectangle vous permet de minimiser le client Desktop ELO ou de l'agrandir à l'affichage standard. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquez sur l'utilisateur authentifié. Le menu vous permet de lancer les fonctions et dialogues suivants : Configuration, Aide, A propos du programme, Déconnexion et Arrêter. La flèche pointant vers la gauche placée à côté de la section vous permet de basculer vers le dernier affichage utilisé.

2 Informations sur l'entrée : montre la désignation de l'entrée. Dans l'onglet Fil d'actualité, sont regroupés les articles, les sondages et les commentaires sur l'entrée. Vous avez la possibilité de rédiger un article de fil d'actualité ou un commentaire. Dans l'onglet Métadonnées, tous les champs sont affichés sous forme d'un affichage simplifié.

3 Barre des sections : cette barre vous permet de basculer dans les sections Archive, Recherche, Mon ELO, Desktop et Traitement.

4 Barre des fonctions : dans cette barre se trouvent toutes les fonctions que vous pouvez utiliser dans la section Desktop. Les fonctions sont réparties en quatre groupes accessibles par le biais du bouton correspondant : Document, Affichage, Sortie et Administration. En fonction de la sélection, seules les fonctions pouvant être exécutées sont disponibles. Derrière chaque fonction se trouve un symbole d'étoile. Cliquez sur l'étoile si vous souhaitez ajouter la fonction à la barre des favoris. Par ailleurs, vous pouvez intégrer d'autres boutons dans la barre des fonctions par le biais de ELO App Manager, par exemple une ELO Business Solution.

5 Gérer les favoris : ce bouton vous permet de gérer les favoris. Toutes les fonctions de la section sont affichées ici sous forme de liste et en fonction des groupes. Si vous sélectionnez une fonction dans la liste, elle est marquée en tant qu'étoile et elle est ajoutée à la barre des favoris sous forme d'un bouton avec le symbole correspondant. Vous pouvez supprimer les favoris par le biais de cette liste ou par le biais du symbole "-" au-dessus du bouton dans la barre des favoris. Cliquez sur le bouton Gérer les favoris pour enregistrer les modifications.

6 Barre des favoris : dans cette barre se trouvent les fonctions et réglages de recherche enregistrés en tant que favoris. Pour exécuter une fonction ou une recherche, veuillez sélectionner un bouton dans la barre des favoris. Selon la sélection, certaines fonctions peuvent être grisées dans la barre.

Autres fonctions

Voici une présentation d'autres fonctions de cette section. Des explications sur toutes les autres fonctions se trouvent dans le chapitre Section Archive. Pour ouvrir les fonctions, vous pouvez passer par le biais de la barre des fonctions, la barre des favoris ou le menu contextuel.

Connecter ELO en tant que lecteur

La fonction Connecter ELO en tant que lecteur vous permet d'intégrer l'intégralité de votre archive ELO dans votre système de fichiers local. Vous pourrez alors accéder à vos documents sans vous authentifier au client Desktop ELO. D'autres informations, comme les métadonnées ou le fil d'actualité, ne sont que disponibles si vous êtes authentifié.

Déconnecter ELO en tant que lecteur

Avec la fonction Déconnecter ELO en tant que lecteur, vous pouvez déconnecter le lecteur réseau intégré dans le système de fichiers.

Assigner un élément de commande

La fonction Assigner un élément de commande vous permet d'assigner l'élément de commande sélectionné à un champ de formulaire Microsoft Word dans les métadonnées ELO. Le dialogue Assigner un champ apparaît. Après l'assignation, le contenu de l'élément de commande est transféré lors du dépôt dans le champ.

Aperçu des élément de commandes

Avec la fonction Aperçu des éléments de commande, vous avez la possibilité de faire afficher un aperçu des éléments de commande et leur assignation à un champ.

Information : dans le chapitre Scénarios d'application, nous vous expliquons comment vous pouvez ajouter des éléments de commande à un champ des métadonnées ELO, depuis Microsoft Word.

Dépôt à partir du système de fichiers (1)

Dans cet exemple, vous voyez la section Desktop avec un document Microsoft Office ouvert, mais pas encore enregistré dans le système de fichiers.

Les fonctions de dépôt suivantes sont disponibles dans la section Desktop, lorsque le document Microsoft Office est ouvert :

Enregistrer dans ELO : vous pouvez déposer le document dans ELO. Ensuite, apparaît le dialogue Dépôt, dans lequel vous pouvez sélectionner le classeur cible souhaité.

Alternative : vous pouvez créer un nouveau classeur par le biais du bouton avec un symbole "+" bleu.

Confirmez avec OK, et le document sera ouvert et affiché dans Microsoft Office.

Dépôt à partir du système de fichiers (2)

Dans cette image, vous voyez la section Desktop avec un document Microsoft Office ouvert, mais pas encore enregistré dans le système de fichiers.

Dans la section Desktop, deux fonctions de dépôt sont disponibles pour un document Microsoft Office qui n'a pas encore été archivé.

Déplacer dans ELO : le document est déposé dans ELO, puis il est supprimé dans le système de fichiers. Pour ceci, veuillez sélectionner le dialogue Sélectionner un classeur de dépôt ou créez un nouveau classeur.

Déplacer dans ELO et créer un lien ELO : le document est déposé dans l'archive ELO, puis il est supprimé dans le système de fichiers. Dans le système de fichiers, le document est remplacé par un lien ELO sur l'entrée dans ELO. Pour ceci, veuillez sélectionner le dialogue Sélectionner un classeur de dépôt ou créez un nouveau classeur.

Statut : différents états

Le client Desktop ELO reconnait le statut de documents Microsoft Office ouverts ainsi que de fichiers dans Windows Explorer et sur le bureau. Dans la section Desktop, il y a différents statuts dans la section Statut.

Le statut Non déposé signifie que le document n'a pas été déposé dans l'archive ELO. Vous pouvez déposer le fichier en tant que nouveau document ou bien en tant que nouvelle version d'un document.

Le statut Trouvé dans ELO signifie que le document marqué au niveau du système de fichiers se trouve déjà dans ELO. Vous pouvez remplacer le fichier sélectionné par un lien ELO, le déposer en tant que nouvelle version de document ou basculer à l'emplacement de dépôt de l'entrée dans ELO.

Remarque : si vous ouvrez le fichier à partir du système de fichiers Windows, le client Desktop ELO ne pourra plus lire le statut en raison d'un verrouillage. Dans ce cas, vous avez seulement la possibilité de basculer à l'emplacement de dépôt de l'entrée dans ELO, ou de remplacer le fichier sélectionné par un lien ELO. Nous vous recommandons de déclencher le traitement du document par le biais du client.

Le statut Affichage signale qu'un document déposé dans ELO est ouvert en lecture seule dans un programme externe. Vous pouvez soumettre le document au check-out et le modifier ou le déposer en tant que nouvelle version. Dès que vous avez modifié et enregistré le document dans un programme externe, le statut change pour devenir En traitement.

Le statut En traitement signifie qu'un document déposé dans ELO se trouve dans un programme Microsoft Office. Vous pouvez soumettre le document au check-out, le déposer en tant que nouvelle version ou rejeter la modification de document.

Le statut En traitement par le biais d'un service Web signifie qu'un document déposé dans ELO se trouve dans un programme Microsoft Office pour traitement via un service Web. Une condition est l'intégration d'ELO en tant que lecteur d'archive.

Le statut Statut non reconnu signale que l'utilisateur Windows ne possède pas de droit de lecture sur le document ou qu'une application bloque l'accès en lecture.