Der Funktionsbereich Desktop ist die Schnittstelle zwischen ELO und dem Windows-Dateisystem. In diesem Bereich sehen Sie die aktuell selektierten Einträge auf Dateisystem-Ebene in einer Übersicht. Es wird angezeigt, falls sich das Dokument in ELO befindet. Je nach Status des Dokuments werden Ihnen passende Funktionen zur Verfügung gestellt. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Ansichten vor.

Ohne ELO Anbindung

Im oberen Beispiel sehen Sie den Funktionsbereich Desktop bei geöffnetem Windows Explorer.

1 Kopfleiste: Zeigt entweder den Namen des Funktionsbereichs oder die aktive Anwendung an. Über das Rechteck ist es möglich, den ELO Desktop Client auf eine reduzierte Ansicht zu minimieren oder auf die Standardansicht zu maximieren. Um das Drop-down-Menü zu öffnen, klicken Sie auf den angemeldeten Benutzer. Über das Menü können Sie folgende Funktionen und Dialoge aufrufen: Konfiguration, Hilfe, Über das Programm, Abmelden sowie Beenden. Mit dem nach links gerichteten Pfeil neben dem Namen des Funktionsbereichs gelangen Sie zu der zuletzt aufgerufenen Ansicht.

2 Allgemeine Funktionen: Bei geöffnetem Windows Explorer werden die allgemeinen Funktionen ELO als Laufwerk verbinden sowie ELO als Laufwerk trennen angeboten. Um eine WebDAV-Netzwerkadresse einzubinden, klicken Sie auf ELO als Laufwerk verbinden.

3 Ausgewählte Einträge: Zeigt die ausgewählten Einträge im Windows Explorer oder Windows Desktop an. Es stehen Ihnen je nach Status des ausgewählten Eintrags über die Schaltflächen mehrere Funktionen zur Verfügung: Ablage, Durch ELO Link ersetzen, Als neue Version ablegen, Gehe zu sowie Aktualisieren. Ein Balken vor dem Eintrag signalisiert den Status: In ELO abgelegt (grün), in Bearbeitung (gelb) oder nicht abgelegt (grau).

4 Funktionsbereichsleiste: Über die Leiste gelangen Sie zu den Funktionsbereichen Ablage, Suche, Mein ELO, Desktop und Bearbeitung.

Mit ELO Anbindung

Im oberen Beispiel sehen Sie den Funktionsbereich Desktop bei geöffnetem Windows Explorer mit ELO-Anbindung im lokalen Dateisystem. Es stehen Ihnen im Unterschied zur oben beschriebenen normalen Explorer-Ansicht die Funktions- und Favoritenleiste zur Verfügung.

Information: Die Funktions- und Favoritenleiste steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung, wenn Sie im Windows Explorer oder Windows Desktop auf einen ELO Link klicken.

1 Kopfleiste: Zeigt entweder den Namen des Funktionsbereichs oder der aktiven Anwendung an. Über das Rechteck ist es möglich, den ELO Desktop Client auf eine reduzierte Ansicht zu minimieren oder auf die Standardansicht zu maximieren. Um das Drop-down-Menü zu öffnen, klicken Sie auf den angemeldeten Benutzer. Über das Menü können Sie folgende Funktionen und Dialoge aufrufen: Konfiguration, Hilfe, Über das Programm, Abmelden sowie Beenden. Mit dem nach links gerichteten Pfeil neben dem Namen des Funktionsbereichs gelangen Sie zu der zuletzt aufgerufenen Ansicht.

2 Informationen zum Eintrag: Zeigt die Kurzbezeichnung des Eintrags an. Im Tab Feed werden die Beiträge, Umfragen und Kommentare zum Eintrag gesammelt. Sie haben die Möglichkeit, einen Feed-Beitrag oder einen Kommentar zu verfassen. Im Tab Metadaten werden Ihnen in einer vereinfachten Ansicht alle Felder untereinander angezeigt.

3 Funktionsbereichsleiste: Über die Leiste gelangen Sie zu den Funktionsbereichen Ablage, Suche, Mein ELO, Desktop und Bearbeitung.

4 Funktionsleiste: In dieser Leiste befinden sich alle Funktionen, die Sie im Funktionsbereich Desktop verwenden können. Die Funktionen sind in vier Gruppen unterteilt, die über die jeweilige Schaltfläche erreicht werden können: Dokument, Ansicht, Ausgabe und Verwaltung. Es stehen je nach Selektion nur die ausführbaren Funktionen zur Verfügung. Hinter jeder Funktion befindet sich ein Sternsymbol. Mit einem Klick auf den Stern fügen Sie die Funktion der Favoritenleiste hinzu. In der Funktionsleiste können Sie zudem weitere Schaltflächen über den ELO App Manager einbinden, beispielsweise eine ELO Business Solution.

5 Favoriten verwalten: Über diese Schaltfläche verwalten Sie die Favoriten. Alle Funktionen des Bereichs sind hier, sortiert in Funktionsgruppen, aufgelistet. Wählen Sie eine Funktion in der Liste aus, wird sie als ausgefüllter Stern markiert und der Favoritenleiste in Form einer Schaltfläche mit dem passenden Symbol hinzugefügt. Sie können angelegte Favoriten entweder über diese Liste oder über das Minussymbol über der Schaltfläche in der Favoritenleiste wieder entfernen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Favoriten verwalten werden die Änderungen gespeichert.

6 Favoritenleiste: In dieser Leiste befinden sich die als Favorit angelegten Funktionen und Sucheinstellungen. Um die Funktion oder Suche auszuführen, wählen Sie eine Schaltfläche in der Favoritenleiste aus. Abhängig von der Selektion können in der Leiste auch Funktionen ausgegraut sein.

Weitere Funktionen

Im Folgenden stellen wir Ihnen weitere spezielle Funktionen aus diesem Funktionsbereich vor. Erläuterungen zu allen anderen Funktionen finden Sie im Kapitel Funktionsbereich Ablage. Sie öffnen die Funktionen entweder über die Funktionsleiste, die Favoritenleiste oder dem Kontextmenü.

ELO als Laufwerk verbinden

Mit der Funktion ELO als Laufwerk verbinden können Sie die gesamte ELO Ablage in Ihr lokales Dateisystem einbinden. Sie können dann auch ohne Anmeldung am ELO Desktop Client auf die Dokumente zugreifen. Weitere Informationen wie die Metadaten oder der Feed stehen nur bei Anmeldung zur Verfügung.

ELO als Laufwerk trennen

Mit der Funktion ELO als Laufwerk trennen können Sie das ins lokale Dateisystem eingebundene Laufwerk wieder trennen.

Steuerelement zuordnen

Mit der Funktion Steuerelement zuordnen wird das ausgewählte Steuerelement aus einem Microsoft Word-Formularfeld einem Feld in den ELO Metadaten zugeordnet. Der Dialog Feld zuordnen erscheint. Nach der Zuordnung wird der Inhalt des Steuerelements bei der Ablage in das Feld übertragen.

Übersicht Steuerelemente

Mit der Funktion Übersicht Steuerelemente wird in einem Dialog eine Übersicht der Steuerelemente und deren Zuordnung zu einem Feld angezeigt.

Information: Lesen Sie im Kapitel Anwendungsbeispiele, wie Sie Steuerelemente aus Microsoft Word einem Feld den ELO Metadaten hinzufügen.

Ablage aus Dateisystem (1)

Im oberen Beispiel sehen Sie den Funktionsbereich Desktop bei einem geöffnetem und noch nicht auf dem Dateisystem gespeicherten Microsoft-Office-Dokument.

Im Funktionsbereich Desktop steht Ihnen bei einem geöffneten Microsoft-Office-Dokument folgende Ablagefunktion zur Verfügung:

In ELO speichern: Legen Sie das Dokument in ELO ab. Es erscheint daraufhin der Dialog Ablage, in dem Sie den gewünschten Zielordner auswählen.

Alternativ: Legen Sie über die Schaltfläche mit dem blauen Plussymbol einen neuen Ordner an.

Nach der Bestätigung mit OK wird das Dokument in Microsoft Office zur Ansicht geöffnet.

Ablage aus Dateisystem (2)

Im oberen Bild sehen Sie den Funktionsbereich Desktop bei einem geöffnetem und auf dem Dateisystem gespeicherten Microsoft-Office-Dokument.

Im Funktionsbereich Desktop stehen Ihnen bei einem noch nicht abgelegten Microsoft-Office-Dokument zwei Ablagefunktionen zur Verfügung.

Nach ELO verschieben: Das Dokument wird in ELO verschoben und im Dateisystem gelöscht. Wählen Sie hierfür über den Dialog Ablageordner auswählen den gewünschten Zielordner aus oder legen Sie einen neuen Ordner an.

Nach ELO verschieben und ELO Link anlegen: Das Dokument wird in ELO verschoben und im Dateisystem gelöscht. Im Dateisystem wird das Dokument durch einen ELO Link auf den Eintrag in ELO ersetzt. Wählen Sie hierfür über den Dialog Ablageordner auswählen den gewünschten Zielordner aus oder legen Sie einen neuen Ordner an.

Status: Verschiedene Zustände

Der ELO Desktop Client erkennt den Status von geöffneten Microsoft-Office-Dokumenten sowie Dateien im Windows Explorer und auf dem Desktop. Man kann im Funktionsbereich Desktop zwischen folgenden Zuständen im Bereich Status unterscheiden.

Der Status Nicht abgelegt signalisiert, dass das Dokument nicht in ELO abgelegt ist. Sie können die Datei entweder als neues Dokument oder als neue Version eines Dokuments ablegen.

Der Status Gefunden in ELO zeigt an, dass sich das auf Dateisystem-Ebene markierte Dokument bereits in ELO befindet. Sie können die ausgewählte Datei durch einen ELO Link ersetzen, als neue Version eines Dokuments ablegen oder an den Ablageort des Eintrags in ELO springen.

Beachten Sie: Öffnen Sie die Datei vom Windows-Dateisystem aus, kann der ELO Desktop Client den Status aufgrund einer Sperre nicht mehr lesen. In diesem Fall haben Sie lediglich die Möglichkeit, an den Ablageort des Eintrags in ELO zu springen oder die ausgewählte Datei durch einen ELO Link zu ersetzen. Wir empfehlen, die Bearbeitung des Dokuments über den Client anzustoßen.

Der Status Ansicht signalisiert, dass ein in ELO abgelegtes Dokument zur Ansicht in einem externen Programm geöffnet ist. Sie können das Dokument auschecken und bearbeiten oder als neue Version ablegen. Sobald Sie das Dokument in einem externen Programm verändert und gespeichert haben, wechselt der Status zu In Bearbeitung.

Der Status In Bearbeitung weist darauf hin, dass sich ein in ELO abgelegtes Dokument in einem Microsoft-Office-Programm in Bearbeitung befindet. Sie können das Dokument einchecken, als neue Version ablegen oder die Dokumentenänderung verwerfen.

Der Status In Bearbeitung über einen Webdienst zeigt, dass sich ein in ELO abgelegtes Dokument in einem Microsoft-Office-Programm in Bearbeitung über einen Webdienst befindet. Voraussetzung hierfür ist die Einbindung von ELO als Laufwerk.

Der Status Status nicht erkannt signalisiert, dass der Windows-Benutzer keinen Lesezugriff auf das Dokument besitzt oder dass eine Anwendung den Lesezugriff blockiert.