Über diesen Dialog konfigurieren Sie Ihre ELO Dropzone-Kacheln.

Kacheltypen

Es können vier verschiedene Kacheltypen in der ELO Dropzone eingerichtet werden:

• Ablagekachel

• Suchkachel

• Skriptkachel

• Vorlagenkachel

Die Konfiguration erfolgt über sechs Tabs:

• Typ

• Anzeige

• Maske

• Aktivierung

• Felder

• Ziel

Tab Typ

In dem Tab Typ wählen Sie, wofür Sie die Kachel verwenden wollen.

• Ablagekachel: Für die vereinfachte Ablage neuer Dokumente.
• Suchkachel: Für eine vordefinierte Suche in ELO.
• Skriptkachel: Für den Aufruf von Automatisierungsschritten mittels Skript.
• Vorlagenkachel: Für das Erzeugen neuer Microsoft-Word-Dokumente aus der ELO Dropzone heraus. Mit einem Klick auf die Vorlagenkachel erzeugt man neue Dokumente, die dann nach dem Speichern mit den vorkonfigurierten Metadaten versehen werden.

Information: Auf den folgenden Tabs werden je nach gewähltem Kacheltyp die jeweils verfügbaren Optionen freigegeben. Nicht benötigte Felder werden automatisch gesperrt.

Tab Anzeige

Über den Tab Anzeige bestimmen Sie das Aussehen Ihrer Kachel. Es stehen Ihnen mehrere Symbole und Farben zur Verfügung.

Name: Legen Sie hier Ihren Kachelnamen fest.

Gruppe: Klicken Sie in das Feld Gruppe und ordnen Sie über das Drop-down-Menü die Kachel der gewünschten Anzeigegruppe zu.

Ziel: Klicken Sie in das Feld Ziel und wählen Sie über das Drop-down-Menü aus, ob die Kachel eine Ablage in ELO bewirken soll oder ob eine Microsoft-Outlook-Mail (mit oder ohne Anhang) erzeugt werden soll.

Beschreibung: Klicken Sie in das Feld Beschreibung und beschreiben Sie dort, für welchen Zweck Sie die Kachel benutzen wollen. Die Beschreibung einer Kachel ist vor allem hilfreich, falls Sie die Kachel anderen Benutzern über die Kachelsammlung zur Verfügung stellen möchten.

Symbol: Klicken Sie auf das Kachelsymbol, um das Symbol zu ändern. 18 Symbole stehen zur Auswahl.

Farbe: Klicken Sie auf das Farbsymbol, um die Kachelfarbe zu ändern. 18 Farben stehen zur Auswahl.

Tab Maske

Über den Tab Maske wählen Sie eine Maske aus.

Maske: Hier erscheint der Name der mit der Kachel verbundenen Maske.

Verfügbare Masken: Klicken Sie auf eine der verfügbaren Masken. Die ausgewählte Maske wird in das linke Feld übernommen und wird mit der Kachel verbunden.

Tab Aktivierung

Der Tab Aktivierung bietet zusätzliche Optionen für die Definition Ihrer Kacheln an. Die Auswahl an Optionen hängt vom jeweiligen Kacheltyp ab.

Verzeichnisüberwachung für Ablagekachel: Aktivieren Sie die Option Dokumente\ELO Ordnerüberwachung für Office Dokumente, wird die Ablagekachel zur Überwachungskachel. Die ELO Dropzone überwacht im Windows-Dateisystem folgenden Pfad: C:\Users\<Windows-Benutzer>\Documents\ELO\<Kachelname>. Befinden sich Microsoft-Office-Dokumente in diesem Verzeichnis, werden diese anhand der Vorgaben der Kachel in ELO abgelegt. Wird die Eingabe der Metadaten eines Dokuments aus der Ordnerüberwachung mit Abbrechen beendet, wird das Dokument im Dateisystem im Ordner Nicht abgelegt gespeichert: C:\Users\<Windows- Benutzer>\Documents\ELO\Nicht abgelegt.

PDF-Druckerverzeichnis überwachen: Über den Bereich PDF-Druckerverzeichnis überwachen lassen sich Dokumente in einem Ausgabeverzeichnis eines virtuellen PDF-Druckers automatisiert ablegen. Das Ausgabeverzeichnis legen Sie über die Systemeinstellungen fest: Kontextmenü > Systemeinstellungen > PDF-Druckerverzeichnis.

1. Ziehen Sie einen regulären Ausdruck des Typs Text als Variable in das Feld Erkennung.

Anhand der Variable werden die entsprechenden Dokumente im Ausgabeverzeichnis erkannt. Bleibt das Feld Erkennung leer, wird das PDF-Druckerverzeichnis nicht überwacht.

Optional: Per Rechtsklick in das Feld Zum Drucker öffnen Sie das Auswahlmenü mit den vorhandenen Druckern. Über diesen Drucker kann das Dokument ausgedruckt werden.

2. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus.

Optional: Ist die Option Als Mail versenden aktiviert, werden die erkannten Dokumente aus dem Druckerverzeichnis an eine E-Mail angehängt und verschickt.

Um die Option zu aktivieren, ist ein Skript notwendig. Für das Anlegen eines Skripts sind Administrator-Rechte erforderlich.

Für den ELO Java Client müssen Sie das Skript JS.SendMail unter // Administration // Java Client Scripting Base ablegen.

Dieses Musterskript sieht folgendermaßen aus.

function fromVBS_SendMail(param) {

var data = fromString(param);

var fileName = data["File.Path"];

var name = data["File.NameNoExt"];

if (fileName) {

workspace.sendMail(name, "", "", [fileName]);

return;

}

}

function fromString(param) {

var result = new Object();

var lines = param.split("\n");

for (var i = 0; i < lines.length; i++) {

var line = lines[i];

var ipos = line.indexOf("\t");

if (ipos > 0) {

var key = line.substring(0, ipos);

var value = line.substring(ipos + 1);

result[key] = value;

}

}

return result;

}

Für ELOoffice müssen Sie ein VB-Skript mit dem Namen JS.SendMail über das ELO Menü > Systemeinstellungen > Skripte anlegen.

Das Skript dafür sieht folgendermaßen aus.

Set ELO = CreateObject("ELO.office")

Set oOutlook=CreateObject("Outlook.Application")

msg = ELO.GetCookie("JS.PARAM")

Data = Split(msg, vbLf)

for i = 0 to UBound(Data)

Line = Data(i)

if Left(Line, 9) = "File.Path" Then

Parts = Split( Line, vbTab )

Set oMail=oOutlook.CreateItem(0)

oMail.Subject = "From Dropzone"

call oMail.Attachments.Add(Parts(1), 0, 1)

oMail.Display

end if

Next

Für den ELO Windows Client müssen Sie das Skript JS.SendMail über das ELO Menü > Systemeinstellungen > Skripte anlegen. Hierfür benötigen Sie Administrator-Rechte.

Verwenden Sie dafür obiges VB-Skript JS.SendMail (siehe ELOoffice). Sie müssen es an einer Stelle ändern: Tragen Sie in der ersten Zeile des Skripts statt ELO.office den Objektnamen ELO.professional ein.

Aktivierung über Tastaturbefehl (Suche, Vorlagen oder Skripte): Für Such- , Skript- und Vorlagenkacheln lassen sich über Tastaturbefehle Aktionen aktivieren. Die gewählte Aktion wird ausgeführt und der jeweilige Inhalt in einer Variable übergeben.

Beachten Sie: Bedenken Sie bei der Auswahl der Tastaturbefehle, dass die Tastaturbefehle in anderen Programmen vorbelegt sein können.

Es können folgende Aktionen bei der Anlage eines Tastaturbefehls für die Suche über das Drop-down-Menü gewählt werden:

• Zwischenablage übernehmen
• Mit STRG+C kopieren
• Mit Doppelklick kopieren
• OCR-Fensterinhalt
• Nur aktivieren

Zwischenablage übernehmen

Der Inhalt der Windows-Zwischenablage wird übernommen.

1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung über Tastaturbefehl (Suche, Vorlagen oder Skripte) den Menüpunkt Zwischenablage übernehmen aus.

2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastaturbefehl (Suche, Vorlagen oder Skripte).

Der Cursor blinkt im Feld.

3. Führen Sie den gewünschten Tastaturbefehl aus.

Der Tastaturbefehl wird im Feld angezeigt.

4. Wechseln Sie in den Tab Felder.

5. Belegen Sie im Bereich Belegung der Felder ein Feld mit der Variable {Clipboard.ALL}. In diesem Beispiel soll das Feld Kurzbezeichnung durchsucht werden.

Sie haben nun die Suche über die Zwischenablage aktiviert.

Mit STRG+C kopieren

Simuliert einen Kopiervorgang mit STRG+C.

1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung über Tastaturbefehl (Suche, Vorlagen oder Skripte) den Menüpunkt Mit STRG+C kopieren aus.

2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastaturbefehl (Suche, Vorlagen oder Skripte).

Der Cursor blinkt im Feld.

3. Führen Sie den gewünschten Tastaturbefehl aus.

Der Tastaturbefehl wird im Feld angezeigt.

4. Wechseln Sie in den Tab Felder.

5. Belegen Sie im Bereich Belegung der Felder ein Feld mit der Variable {Clipboard.ALL}.

Sie haben nun die Suche über STRG+C aktiviert.

Mit Doppelklick kopieren

Simuliert von der aktuellen Mausposition aus einen Kopiervorgang mit Doppelklick.

1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung über Tastaturbefehl (Suche, Vorlagen oder Skripte) den Menüpunkt Mit Doppelklick kopieren aus.

2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastaturbefehl (Suche, Vorlagen oder Skripte).

Der Cursor blinkt im Feld.

3. Führen Sie den gewünschten Tastaturbefehl aus.

Der Tastaturbefehl wird im Feld angezeigt.

4. Wechseln Sie in den Tab Felder.

5. Belegen Sie im Bereich Belegung der Felder ein Feld mit der Variable {Clipboard.ALL}.

Sie haben nun die Suche über Doppelklick aktiviert.

Information: Bitte bedenken Sie, dass per Doppelklick lediglich ein Wort an der Cursorposition markiert wird. Daher ist die Suche nach mehreren Wörtern nicht möglich.

OCR-Fensterinhalt

Wertet per OCR den aktiven Fensterinhalt aus, beispielsweise von TIFF- oder JPG-Bildern.

1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung über Tastaturbefehl (Suche, Vorlagen oder Skripte) den Menüpunkt OCR-Fensterinhalt aus.

2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastaturbefehl (Suche, Vorlagen oder Skripte).

Der Cursor blinkt im Feld.

3. Führen Sie den gewünschte Tastaturbefehl aus.

Der Tastaturbefehl wird im Feld angezeigt.

4. Wechseln Sie in den Tab Felder.

5. Belegen Sie im Bereich Belegung der Felder ein Feld mit der Variable {Clipboard.ALL}.

Sie haben nun die Suche über den OCR-Fensterinhalt aktiviert.

Nur aktivieren

Aktiviert den festgelegte Tastaturbefehl, ohne eine Clipboard-Aktion auszuführen.

1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung über Tastaturbefehl (Suche, Vorlagen oder Skripte) den Menüpunkt Nur aktivieren aus.

2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastaturbefehl (Suche, Vorlagen oder Skripte).

Der Cursor blinkt im Feld.

3. Führen Sie den gewünschten Tastaturbefehl aus.

Der Tastaturbefehl wird im Feld angezeigt.

Sie haben nun die Suche über Nur aktivieren aktiviert.

Tab Felder

Belegung der Felder: Belegen Sie die Felder der gewählten Maske per Drag-and-drop mit Variablen aus externen Daten. Im linken Bereich sehen Sie alle Felder der gewählten Maske. Im Bereich Verfügbare Variablen sehen Sie die vorhandenen Variablen.

Um weitere Variablen zu importieren, laden Sie ein Musterdokument über die Schaltfläche Laden. Laden Sie beispielsweise ein Word-Dokument, öffnet sich Word kurz, um das Dokument zu analysieren. Danach schreibt die ELO Dropzone die ausgelesenen Metadaten zusätzlich in die Liste der verfügbaren Variablen.

Die Variablen werden in den Feldern in geschweiften Klammern angezeigt. Diese Angabe bedeutet, dass ELO ab sofort bei jeder Verarbeitung über diese Kachel weiß, welche Daten für die Eingabe der Metadaten an welcher Stelle auszulesen sind. Sie können auf diese Art auch mehrere Variablen in ein Feld setzen.

Sie können auch eine Angabe nur teilweise auslesen lassen. Etwa die ersten drei Buchstaben eines Vor- oder Nachnamens. Dafür setzen Sie innerhalb der geschweiften Klammer ganz rechts die Angabe, welches Wort und mit welcher Buchstabenanzahl ausgelesen werden soll. Beispielsweise {All.Author(1,3)} - diese Angabe liest ab dem ersten Zeichen nur die ersten drei Buchstaben aus.

Tab Ziel

Der Tab Ziel wird je nach Kacheltyp unterschiedlich verwendet.

Folgendermaßen wird der Tab Ziel für eine Ablagekachel verwendet. Auf Funktionen, die für die anderen Kacheln relevant sind, wird gesondert hingewiesen.

Ablagepfad: Geben Sie ein Ablageziel für den eintreffenden Dokumenttyp ein. Mit der Schaltfläche Trennzeichen erzeugen Sie ein Pilcrow-Zeichen zur Trennung von Ordnerebenen. Am Ende des Pfadaufbaus darf kein Trennzeichen stehen.

Alternativ: Mit der Schaltfläche Pfad übernehmen wird der ausgewählte Pfad in ELO als Ablageziel übernommen.

Verfügbare Variablen: Im Bereich Verfügbare Variablen sehen Sie die vorhandenen Variablen. Sie können diese Variablen per Drag-and-drop auf den Zielpfad in ELO ziehen. Mit der Schaltfläche Laden können Sie ein Beispieldokument in die Konfiguration laden. Automatisch liest ELO die darin enthaltenen Metadaten aus. Sie können nun einzelne Angaben per Drag-and-drop in die Felder ziehen. Ist der Ablagepfad nicht vorhanden, wird er automatisch angelegt.

Ablage/Suche in ELO: Ist im Bereich die Option Direktablage oder Suche ohne Dialog aktiviert, wird ohne Nachfrage direkt abgelegt. Setzen Sie einen Haken bei der Option Originaldatei nach der Ablage löschen, wird die Originaldatei nach der Ablage gelöscht.

Automatisches Einchecken nach der Bearbeitung: Dieses Kontrollkästchen ist nur bei einer Vorlagenkachel aktiv. Nach der Bearbeitung in Microsoft Word wird das Dokument automatisch wieder eingecheckt.

Datumsbegrenzung: Dieses Feld ist nur bei einer Suchkachel aktiv. Über das Drop-down-Menü können Sie den Zeitraum Ihrer Suche einschränken. Sechs Optionen stehen zur Verfügung: Unbeschränkt, Eine Woche, Ein Monat, Ein Quartal, Ein Jahr, Drei Jahre.

Datenbanksuche: Führen Sie eine Datenbankabfrage aus. Der hier eingegebene Wert überstimmt die manuelle Eingabe über das Feld Direkte Eingabe. Wie Sie die Datenbankabfrage konfigurieren, lesen Sie im Kapitel

Skriptaufruf nach Aktivierung oder Ablage: Hier kann der Name eines ausführenden Skripts hinterlegt werden.

Tragen Sie den gewünschten Skriptaufruf im Bereich Skriptname nach Aktivierung oder Ablage ein.

Der Skriptaufruf folgt folgender Konvention:

JS.<Name>