Ce dialogue vous permet de configurer les tuiles ELO Dropzone.

Types de tuiles

Quatre différents types de tuiles peuvent être créés dans ELO Dropzone.

• Tuile de dépôt

• Tuile de recherche

• Tuile de script

• Modèle de tuile

La configuration se fait dans six onglets :

• Type

• Affichage

• Masque

• Activation

• Champs

• Cible

Onglet Type

Dans l'onglet Type, vous pouvez sélectionner à quelle fin vous souhaitez utiliser la tuile.

• Tuile de dépôt : pour le dépôt simplifié de nouveaux documents.
• Tuile de recherche : pour une recherche prédéfinie dans ELO.
• Tuile de script : pour l'appel par le biais d'un script.
• Modèle de tuile : vous permet de créer des documents à partir d'un modèle Microsoft Word depuis ELO Dropzone. Il suffit de cliquer sur le modèle de tuile pour créer de nouveaux documents qui seront associés aux informations de métadonnées préconfigurées après l'indexation.

Information : les options disponibles sont accessibles en fonction du type de tuile. Les champs qui ne sont pas requis sont automatiquement verrouillés.

Onglet Affichage

L'onglet Affichage vous permet de définir l'apparence de votre tuile. Plusieurs symboles et couleurs sont à votre disposition.

Nom : ici, vous pouvez donner un nom à votre tuile.

Groupe : cliquez dans le champ Groupe et associez la tuile au groupe souhaité par le biais du menu déroulant.

Cible : cliquez dans le champ Cible et sélectionnez (dans le menu déroulant) si la tuile doit avoir pour effet un Dépôt dans ELO ou si un mail Microsoft Outlook doit être créé (avec ou sans pièce-jointe).

Description : cliquez dans le champ Description et décrivez à quelle fin vous souhaitez utiliser la tuile. La description d'une tuile est importante notamment lorsque vous souhaitez qu'elle soit disponible pour d'autres utilisateurs par le biais de la Bibliothèque des tuiles.

Symbole : veuillez cliquer sur le symbole de la tuile pour modifier son apparence. 18 symboles sont à votre disposition.

Couleur : veuillez cliquer sur le symbole pour modifier la couleur de la tuile. 18 couleurs sont à votre disposition.

Onglet Masque

L'onglet Masque vous permet de sélectionner un masque.

Masque : ici apparaît le nom du masque associé à la tuile.

Masques disponibles : veuillez cliquer sur un des masques disponibles. Le masque sélectionné est pris en charge dans le champ gauche et associé à la tuile.

Onglet Activation

L'onglet Activation propose des options supplémentaires pour la définition de vos tuiles. La sélection d'options dépend du type de tuile.

Surveillance de classeurs pour la tuile de dépôt : si vous activez cette option, la tuile de dépôt devient une tuile de surveillance. ELO Dropzone surveille le chemin suivant dans le système de fichiers Windows : C:\Users\<Utilisateurs Window>\Documents\ELO\<Nom de la tuile> Si des documents Microsoft Office se trouvent dans ce répertoire, ceux-ci sont déposés dans ELO en fonction des directives de la tuile. Lorsque l'entrée des métadonnées d'un document provenant de la surveillance des classeurs est terminée par le biais de Annuler, le document est enregistré dans le système de fichiers dans le classeur Non archivé : C:\Users\<Windows-Benutzer>\Documents\ELO\Non archivé.

Surveiller le répertoire d'impression PDF permet de déposer automatiquement des documents dans un répertoire de sortie d'une imprimante PDF virtuelle. Le répertoire de sortie peut être déterminé par le biais des réglages système : Menu contextuel > Paramètres système > Répertoire d'impression PDF.

1. Déplacez une expression régulière de type Texte comme variable dans le champ Reconnaissance.

Les documents correspondants sont reconnus dans le répertoire de sortie en fonction de la variable. Si le champ Reconnaissance reste vide, le répertoire d'impression PDF n'est pas surveillé.

En option : avec la touche droite de la sortie, effectuez un clic dans le champ Vers l'imprimante pour ouvrir le menu de sélection avec les imprimantes existantes. Cette imprimante permet d'imprimer le document.

2. Sélectionnez l'imprimante souhaitée.

En option : si l'option Envoyer en tant qu'e-mail est activée, les documents reconnus provenant du répertoire de l'imprimante sont annexés à un e-mail, puis envoyés.

Un script est nécessaire à l'activation de l'option. Les droits administrateur sont requis pour la création d'un script.

Pour le client Java ELO, vous devez déposer le script JS.SendMail sous Administration // Java Client Scripting Base.

Ce script modèle ressemble à ceci :

function fromVBS_SendMail(param) {

var data = fromString(param);

var fileName = data["File.Path"];

var name = data["File.NameNoExt"];

if (fileName) {

workspace.sendMail(name, "", "", [fileName]);

return;

}

}

function fromString(param) {

var result = new Object();

var lines = param.split("\n");

for (var i = 0; i < lines.length; i++) {

var line = lines[i];

var ipos = line.indexOf("\t");

if (ipos > 0) {

var key = line.substring(0, ipos);

var value = line.substring(ipos + 1);

result[key] = value;

}

}

return result;

}

Pour ELOoffice, vous devez créer un script VB du nom JS.SendMail.VBS par le biais du Menu ELO > Réglages système > Scripts.

Le script ressemble à ceci :

Set ELO = CreateObject("ELO.office")

Set oOutlook=CreateObject("Outlook.Application")

msg = ELO.GetCookie("JS.PARAM")

Data = Split(msg, vbLf)

for i = 0 to UBound(Data)

Line = Data(i)

if Left(Line, 9) = "File.Path" Then

Parts = Split( Line, vbTab )

Set oMail=oOutlook.CreateItem(0)

oMail.Subject = "From Dropzone"

call oMail.Attachments.Add(Parts(1), 0, 1)

oMail.Display

end if

Next

Pour le client Windows ELO, vous devez déposer le script JS.SendMail par le biais du Menu ELO > Réglages système > Scripts. Les droits administrateur sont requis.

Veuillez utiliser le script VB mentionné ci-dessus JS.SendMail (voir ELOoffice). Vous devez le modifier à un endroit : dans la première ligne du script, entrez le nom d'objet ELO.office au lieu de ELO.professional.

Activation par le biais d'un raccourci clavier (recherche, modèle et scripts : vous permet d'activer des actions par le biais de raccourcis clavier. L'action sélectionnée est exécutée et le contenu en question est transmis dans une variable.

Remarque : lors de la définition des raccourcis clavier, n'oubliez pas que certains d'entre-eux peuvent déjà exister dans certains programmes.

Les actions suivantes peuvent être sélectionnées pour la recherche et les scripts par le biais du menu déroulant :

• Copier le contenu du presse-papier
• Copier avec Ctrl+C
• Copier avec un double-clic
• Contenu OCR de la fenêtre
• Seulement activer

Copier le contenu du presse-papier

Le contenu de la mémoire temporaire Windows est copié.

1. Dans le menu déroulant de la section Activation par le biais d'un raccourci clavier (recherche, modèles ou scripts), veuillez sélectionner le point de menu Copier le contenu du presse-papier.

2. Dans la section Activation par le biais d'un raccourci clavier (recherche, modèles ou scripts), cliquez dans le champ.

Le curseur clignote dans le champ.

3. Effectuez le raccourci clavier souhaité.

Le raccourci clavier est affiché dans le champ.

4. Basculez vers l'onglet Champs.

5. Dans Aménagement des champs, veuillez associer un champ avec la variable {Clipboard.ALL}. Dans notre exemple, il s'agit de parcourir le champ Désignation.

Vous avez maintenant activé la recherche par le biais du Presse-papier.

Copier avec Ctrl+C

Simule un processus de copie avec Ctrl+C.

1. Dans le menu déroulant de la section Activation par le biais d'un raccourci clavier pour la recherche, les modèles et les scripts, veuillez sélectionner le point de menu Copier avec Ctrl+C.

2. Dans la section Activation par le biais d'un raccourci clavier (recherche, modèles ou scripts), cliquez dans le champ.

Le curseur clignote dans le champ.

3. Effectuez le raccourci clavier souhaité.

Le raccourci clavier est affiché dans le champ.

4. Basculez vers l'onglet Champs.

5. Dans Aménagement des champs, veuillez associer un champ avec la variable {Clipboard.ALL}.

Vous avez maintenant activé la recherche par le biais de Ctrl+C.

Copier avec un double-clic

Simule (à partir de la position actuelle de la souris) un processus de copie avec un double-clic.

1. Dans le menu déroulant de la section Activation par le biais d'un raccourci clavier pour la recherche, les modèles et les scripts, veuillez sélectionner le point de menu Copier avec un double-clic.

2. Dans la section Activation par le biais d'un raccourci clavier (recherche, modèles ou scripts), cliquez dans le champ.

Le curseur clignote dans le champ.

3. Effectuez le raccourci clavier souhaité.

Le raccourci clavier est affiché dans le champ.

4. Basculez vers l'onglet Champs.

5. Dans Aménagement des champs, veuillez associer un champ avec la variable {Clipboard.ALL}.

Vous avez maintenant activé la recherche par le biais d'un double-clic.

Information : si vous effectuez un double-clic, seul un terme sera marqué à la position du curseur. C'est pourquoi la recherche de plusieurs termes n'est pas possible.

Contenu OCR de la fenêtre

Effectue le traitement OCR du contenu de la fenêtre, par exemple d'images TIFF ou JPG.

1. Dans le menu déroulant de la section Activation par le biais d'un raccourci clavier (recherche, modèles et scripts, veuillez sélectionner le point de menu Contenu OCR de la fenêtre.

2. Dans la section Activation par le biais d'un raccourci clavier (recherche, modèles ou scripts), cliquez dans le champ.

Le curseur clignote dans le champ.

3. Effectuez le raccourci clavier souhaité.

Le raccourci clavier est affiché dans le champ.

4. Basculez vers l'onglet Champs.

5. Dans Aménagement des champs, veuillez associer un champ avec la variable {Clipboard.ALL}.

Vous avez maintenant activé la recherche par le biais de Contenu OCR de la fenêtre .

Seulement activer

Active le raccourci clavier défini sans effectuer d'action du presse-papier.

1. Dans le menu déroulant de la section Activation par le biais d'un raccourci clavier pour la recherche, les modèles et les scripts, veuillez sélectionner le point de menu Seulement activer.

2. Dans la section Activation par le biais d'un raccourci clavier (recherche, modèles ou scripts), cliquez dans le champ.

Le curseur clignote dans le champ.

3. Effectuez le raccourci clavier souhaité.

Le raccourci clavier est affiché dans le champ.

Vous avez maintenant activé la recherche par le biais de Seulement activer.

Onglet Champs

Aménagement des champs: Par le biais de glisser-déposer, vous pouvez associer les champs du masque sélectionné à des variables provenant de données externes. Dans la partie gauche, vous voyez tous les champs du masque sélectionné. Vous voyez les variables existantes dans la section Variables disponibles.

Pour importer d'autres variables, vous chargez un document modèle par le biais du bouton Charger. Si par exemple vous chargez un document Word, Word s'ouvre pour analyser le document. Ensuite, ELO Dropzone écrit les métadonnées lues dans le tableau du menu de configuration, en plus de la liste des variables disponibles.

Les variables sont affichées dans les champs entre parenthèses. Cela signifie qu'à partir de maintenant, ELO sait toujours lors de chaque traitement quelles données doivent être lues à quel endroit pour l'entrée des métadonnées. De cette manière, vous pouvez placer plusieurs variables dans un champ.

Vous pouvez ne faire lire que partiellement une donnée. Par exemple, les trois premières lettres d'un prénom ou d'un nom. Il vous suffit d'entrer dans les parenthèses quel mot doit être lu, et combien de ses lettres en particulier. Exemple {All.Author(1,3)} - cette entrée lit seulement les trois premières lettres, à partir du premier caractère.

Onglet Cible

L'onglet Cible est utilisé différemment en fonction du type de tuile.

L'onglet Cible est utilisé pour une Tuile de dépôt. Les fonctions pertinentes pour les autres tuiles sont un sujet à part.

Chemin de dépôt : entrez ici un chemin de dépôt pour le type de document entrant. Le bouton Délimiteur vous permet de créer un signe Pilcrow, permettant de séparer les niveaux de classeur. Il n'est pas possible de placer un délimiteur derrière la structure du chemin.

Alternative : le bouton Copier le champ permet de copier le chemin sélectionné en tant que cible de dépôt.

Variables disponibles : ici, vous voyez les variables disponibles. Vous pouvez déplacer ces variables vers le chemin cible dans ELO dans l'archive par le biais de glisser-déposer. Le bouton Charger vous permet de charger un document d'exemple dans la configuration. ELO lit automatiquement les métadonnées contenues dans ce document. Vous pouvez déplacer seulement des indications individuelles dans les champs par glisser-déposer. Si le chemin de dépôt n'existe pas, il est créé automatiquement.

Dépôt/recherche dans ELO : si l'option Dépôt direct ou recherche sans dialogue est activée, le dépôt se fait directement. Si l'option Supprimer le fichier d'origine après le dépôt est activée, le fichier d'origine est supprimé après le dépôt.

Check-in automatique après le traitement : cette option n'est active que pour un modèle de tuile. Après le traitement dans Microsoft Word, le document est soumis automatiquement au check-in dans l'archive.

Plage de date : ce champ n'est actif que pour une tuile de recherche. Un menu déroulant vous permet de limiter la recherche à une période précise. Six options sont disponibles : illimité, une semaine, un mois, un trimestre, un an, trois ans.

Recherche dans la base de données : veuillez effectuer une consultation de la base de données. La valeur entrée ici dépasse l'entrée manuelle par le biais du champ Entrée directe. Le chapitre

Appel de script après activation ou dépôt : ici, vous pouvez donner un nom au script que vous souhaitez exécuter.

Entrez l'appel de script souhaité dans Nom de script après l'activation ou le dépôt.

L'appel de script suit la convention suivante :

JS.<Nom>