Ajouter une nouvelle tuile

1. Avec la touche droite de la souris, cliquez sur le champ de ELO Dropzone.

Le menu contextuel de ELO Dropzone apparaît.

2. Cliquez sur l'entrée de menu Mode Modifier pour les tuiles personnelles.

Alternative : pour créer une tuile de dépôt globale, cliquez sur Mode Modifier pour les tuiles globales.

En alternative : cliquez sur le bouton avec le symbole du stylo.

ELO Dropzone bascule dans le mode Modifier. Vous reconnaissez le mode de traitement à l'arrière-plan de couleur sable.

3. Ouvrez le menu contextuel de ELO Dropzone.

4. Cliquez sur l'entrée de menu Ajouter une nouvelle tuile.

Une nouvelle tuile apparaît.

Définir une tuile de dépôt

1. Effectuez un double-clic sur la nouvelle tuile.

Le dialogue Configurer la tuile apparaît. L'onglet Type est ouvert.

2. Veuillez cliquer sur le symbole de la tuile de dépôt.

Le type Tuile de dépôt est sélectionné.

Affichage

1. Cliquez sur l'onglet Affichage.

L'onglet Affichage s'affiche.

2. Cliquez dans le champ Nom et déterminez le nom de la tuile de dépôt.

3. Cliquez dans le champ Groupe et associez la tuile au groupe souhaité par le biais du menu déroulant.

4. Cliquez dans le champ Description et décrivez à quelle fin vous souhaitez utiliser la tuile. La description d'une tuile est importante notamment lorsque vous souhaitez qu'elle soit disponible pour d'autres utilisateurs par le biais de la Bibliothèque des tuiles.

5. Pour modifier le symbole de la tuile, veuillez cliquer sur le symbole grisé de la tuile.

Les symboles de la tuile disponibles apparaissent.

6. Veuillez cliquer sur un symbole.

7. Pour modifier la couleur de la tuile, veuillez cliquer sur le carré coloré.

Les couleurs disponibles apparaissent.

8. Cliquez sur une couleur.

Vous avez maintenant défini les données de base pour l'affichage de la tuile dans la section de travail.

Masque

1. Cliquez sur l'onglet Masque.

L'onglet Masque s'affiche.

2. Cliquez sur un des masques disponibles.

Vous avez relié la tuile avec un masque.

Information : lorsque vous utilisez un maque de classeur en tant que masque, un classeur est créé avec l'entrée des métadonnées et le document est enregistré dans ce classeur.

Attention : les masques avec le statut de document Pas de modification possible ne peuvent plus être utilisés dans ELO Dropzone. En effet, ELO Dropzone crée tout d'abord le document logique, puis ajoute le fichier.

Activation

L'onglet Activation propose des options supplémentaires pour la définition de tuiles. La sélection d'options dépend du type de tuile sélectionné.

Il est possible d'instaurer une surveillance de répertoire pour les tuiles de dépôt.

Si vous activez l'option Documents\Surveillance de classeurs ELO pour les documents Office, la tuile de dépôt devient une tuile de surveillance.

ELO Dropzone surveillance le chemin suivant dans le système de fichiers Windows :

C:\Users\<Utilisateurs Windows>\Documents\ELO\<Nom de la tuile>

Si l'on enregistre un document Microsoft Office dans un de ces sous-classeurs, alors le dépôt automatique dans l'archive ELO démarre en fonction des directives de la tuile en question.

Lorsque l'entrée des métadonnées d'un document provenant de la surveillance des classeurs est terminée par le biais de Abbrechen, le document est enregistré dans le système de fichiers dans le classeur Non archivé : C:\Users\<Windows-Benutzer>\Documents\ELO\Non archivé.

Par le biais de la section Surveiller le répertoire de sortie PDF permet de déposer automatiquement des documents dans un répertoire de sortie d'une imprimante PDF virtuelle.

Le répertoire de sortie peut être déterminé par le biais des réglages système : Menu contextuel > Paramètres système > Répertoire d'impression PDF.

1. Déplacez une variable quelconque dans le champ Reconnaissance.

Les documents correspondants sont reconnus dans le répertoire de sortie en fonction de la variable. Si le champ Reconnaissance reste vide, le répertoire d'impression PDF n'est pas surveillé.

Information : le chapitre

En option : avec la touche droite de la sortie, effectuez un clic dans le champ Vers l'imprimante pour ouvrir le menu de sélection avec les imprimantes existantes. Cette imprimante permet d'imprimer le document.

2. Sélectionnez l'imprimante souhaitée.

En option : si l'option Envoyer en tant qu'e-mail est activée, les documents reconnus provenant du répertoire de l'imprimante sont annexés à un e-mail, puis envoyés.

Un script est nécessaire à l'activation de l'option. Les droits administrateur sont requis pour la création d'un script.

Pour le client Java ELO, vous devez déposer le script JS.SendMail sous Administration // Java Client Scripting Base.

Ce script modèle ressemble à ceci :

function fromVBS_SendMail(param) {

var data = fromString(param);

var fileName = data["File.Path"];

var name = data["File.NameNoExt"];

if (fileName) {

workspace.sendMail(name, "", "", [fileName]);

return;

}

}

function fromString(param) {

var result = new Object();

var lines = param.split("\n");

for (var i = 0; i < lines.length; i++) {

var line = lines[i];

var ipos = line.indexOf("\t");

if (ipos > 0) {

var key = line.substring(0, ipos);

var value = line.substring(ipos + 1);

result[key] = value;

}

}

return result;

}

Pour ELOoffice, vous devez créer un script du nom JS.SendMail.VBS par le biais du Menu ELO > Réglages système > Scripts.

Le script ressemble à ceci :

Set ELO = CreateObject("ELO.office")

Set oOutlook=CreateObject("Outlook.Application")

msg = ELO.GetCookie("JS.PARAM")

Data = Split(msg, vbLf)

for i = 0 to UBound(Data)

Line = Data(i)

if Left(Line, 9) = "File.Path" Then

Parts = Split( Line, vbTab )

Set oMail=oOutlook.CreateItem(0)

oMail.Subject = "From Dropzone"

call oMail.Attachments.Add(Parts(1), 0, 1)

oMail.Display

end if

Next

Pour le client Windows ELO, vous devez déposer le script JS.SendMail par le biais du Menu ELO > Réglages système > Scripts. Les droits administrateur sont requis.

Veuillez utiliser le script VB mentionné ci-dessus JS.SendMail (voir ELOoffice). Vous devez le modifier à un endroit : dans la première ligne du script, entrez le nom d'objet ELO.office au lieu de ELO.professional.

Champs

1. Cliquez sur l'onglet Champs.

L'onglet Champs s'affiche.

Dans la partie gauche, vous voyez tous les champs du masque sélectionné. Vous voyez les variables existantes dans la section Variables disponibles.

Pour importer d'autres variables, vous chargez un document modèle par le biais du bouton Charger. Si par exemple vous chargez un document Microsoft Word, Microsoft Word s'ouvre pour analyser le document. Ensuite, ELO Dropzone écrit les métadonnées lues dans le tableau du menu de configuration, en plus de la liste des variables disponibles.

Il existe un autre mode plus efficace pour lire les métadonnées. Pour ceci, déplacez (mode de traitement) un fichier vers la tuile souhaitée par le biais de glisser&déposer. Le menu de configuration de la tuile s'ouvre automatiquement. Vous trouverez les métadonnées du fichier en tant que variables dans les onglets dans lesquels les variables sont disponibles. En fonction du type de fichier, la sélection peut être plus grande ou plus petite.

Pour ajouter les méta-données, vous pouvez par exemple utiliser les champs de formulaire dans Microsoft Word. Dans les propriétés des champs de formulaire, vous avez la possibilité d'entrer une valeur dans le champ Marque de texte. Cette valeur vous sera disponible comme variable dans la syntaxe Word.<Nom du champ de formulaire> dans la liste de sélection de la configuration des tuiles.

Une autre possibilité est d'extraire les lignes d'en-tête dans Microsoft Word. Une fois que vous avez déplacé le document souhaité avec les lignes d'en-tête par le biais de glisser&déposer, la variable Header.x apparaît dans la liste des variables disponibles.

2. Maintenant, vous pouvez remplir les champs du masque sélectionné avec les variables disponibles par le biais de glisser-déposer.

Les variables sont affichées dans les champs entre parenthèses. Cela signifie qu'à partir de maintenant, ELO sait toujours lors de chaque traitement quelles données doivent être lues à quel endroit.

Information : De cette manière, vous pouvez placer plusieurs variables dans un champ.

Vous pouvez ne faire lire que partiellement une donnée. Par exemple, les trois premières lettres d'un prénom ou d'un nom. Il vous suffit d'entrer dans les parenthèses quel mot doit être lu, et combien de ses lettres en particulier. Exemple {All.Author(1,3)} - cette entrée lit seulement les trois premières lettres, à partir du premier caractère.

Objectif

1. Si vous avez défini le remplissage des champs, cliquez sur l'onglet Cible.

L'onglet Cible s'affiche.

2. Dans Chemin de dépôt, veuillez entrer le chemin de dépôt souhaité dans l'archive ELO.

Veuillez respecter les points suivants pour la structure de l'index dans ELO Dropzone :

• Le bouton Délimiteur vous permet de créer un signe Pilcrow, permettant de séparer les niveaux de classeur.
• La structure doit commencer par un tiret.
• Il n'est pas possible de placer un délimiteur à la fin d'une structure de chemin, étant donné que le chemin de dépôt n'est pas affiché correctement le cas échéant.
• Vous pouvez indiquer aussi bien des chemins cibles absolus que relatifs.
• Le nom pour les différents champs d'un masque commence par Grp.. La désignation serait alors Grp.0, la date Grp.1, Grp.2 pour le troisième champ etc.
• D'autres variables disponibles sont, par exemple, Clipboard.ALL pour lire le contenu du presse-papier, ou Date.ThisMonth pour le mois de dépôt.
• Si vous souhaitez définir une deuxième cible de dépôt comme référence, vous pouvez séparer les structures les unes des autres avec le symbole "|".
• S'il y a un symbole pipe dans l'indication du champ, vous pouvez également séparer les chemins de référence mit avec caractère Unicode "!!". Dès que ce caractère apparaît dans la définition du chemin, il est utilisé en tant que caractère de séparation et le symbole pipe est ignoré.
• Si vous n'avez pas créé de chemins de référence et que le symbole pipe devait tout de même être permis dans le texte, ajoutez le caractère "!!" à la fin. Cela permet de créer un chemin de référence vide qui est ignoré.

Exemple pour un chemin cible avec une structure d'index multiple

¶Commandes¶{Date.This.Year}¶{Date.ThisMonth}|Commandes¶{Grp.2(1,1)}¶{Grp.2}

Alternative : le bouton Copier le champ permet de copier le chemin sélectionné en tant que cible de dépôt.

Vous voyez les variables existantes dans la section Variables disponibles. Vous pouvez déplacer ces variables vers le chemin dans ELO dans l'archive par le biais de glisser-déposer.

Le bouton Charger vous permet de charger un document d'exemple dans la configuration. ELO lit automatiquement les métadonnées contenues dans ce document. Vous pouvez déplacer seulement des indications individuelles dans les champs par glisser-déposer.

Si le chemin de dépôt n'existe pas, il est créé automatiquement.

L'option Dépôt direct ou recherche sans dialogue est activée dans la section Dépôt/recherche dans ELO. L'archivage se fait directement, sans interrogation.

En option : si vous activez Supprimer le fichier d'origine après le dépôt, le fichier original est supprimé après le dépôt.

En option : recherche dans la base de données : veuillez effectuer une consultation de la base de données. La valeur entrée ici dépasse l'entrée manuelle par le biais du champ Entrée directe. Le chapitre

Enregistrer

1. Une fois tous les réglages effectués, veuillez cliquer sur Enregistrer.

Le dialogue Configurer la tuile est refermé. Vous voyez la tuile de dépôt venant d'être créée dans ELO Dropzone. ELO Dropzone se trouve au mode Modifier.

2. Dans ELO Dropzone, cliquez sur le menu contextuel et l'entrée Terminer le traitement, pour terminer le traitement.

Résultat

Voilà ! Vous avez créé une tuile de dépôt. Vous pouvez maintenant déposer des documents dans ELO par le biais de glisser-déposer sur la tuile de dépôt.