ELO Dokumentation

Erweitertes Verhalten

Im Dialog Konfiguration finden Sie im Bereich Erweitertes Verhalten die Einstellungen für folgende Themen:

Allgemein

Einstellungen zum Postbox-Funktionsbereich

Postbox-Ordner im Dateisystem

Workflow
Mein ELO
Signatur

Konfiguration, Erweitertes Verhalten

Allgemein

Bei Drag-and-drop oberste Ebene einer Ansicht benutzen: Ist diese Einstellung aktiviert, wird bei einer Ablage per Drag-and-drop auf die Schaltfläche einer Ansicht der Eintrag auf der obersten Ebene eingefügt. Ist die Einstellung deaktiviert, wird der Eintrag an der Stelle im Repository eingefügt, die in der Ansicht aktuell ausgewählt ist.

Drag-and-drop, oberste Ebene benutzenKonfiguration, Drag-and-drop

Information: Wird ein Dokument mit Drag-and-drop auf eine Ansicht gezogen, die nur einen Teilbaum des Repositorys enthält, wird das Dokument auf der obersten Ebene dieses Teilbaumes abgelegt.

Außerhalb von ELO Kurzbezeichnung immer als Dateiname verwenden: Aktivieren Sie diese Option, um die Kurzbezeichnung eines Eintrags immer als Dateiname zu verwenden. Der Dateiname wird z. B. beim Versenden eines Dokuments per E-Mail verwendet. Ist die Option aktiviert, wird in der Maske auf dem Tab Optionen das Feld Dateiname ignoriert.

Kurzbezeichnung, als Dateiname verwendenKonfiguration, Dateiname

Zusammenarbeit zwischen DMS Desktop und Java Client optimieren: Diese Option sollte nur aktiviert werden, wenn der ELO Java Client zusammen mit dem ELO DMS Desktop verwendet wird. Wenn die Option aktiviert ist, werden zu lange Ladezeiten von Microsoft-Office-Dokumenten vermieden.

DMS DesktopKonfiguration, DMS DesktopELO DMS Desktop

Ausgecheckte Dokumente beim Abmelden auf den Server auslagern: Aktivieren Sie diese Option, um ausgecheckte Dokumente nach dem Abmelden des Benutzers auf den Server auszulagern. Wenn sich der Benutzer an einem anderen Arbeitsplatz anmeldet, stehen ihm seine ausgecheckten Dokumente auch dort zur Verfügung.

Dokumente, auslagern wenn ausgechecktServer, Dokumente auslagernAuslagern, wenn ausgechecktKonfiguration, Dokumente auslagern

Auschecken eines Ordners: Referenzen mit Sperre auschecken: Diese Option bezieht sich auf das Auschecken von Ordnern. Befinden sich Referenzen in einem ausgecheckten Ordner, werden diese ebenfalls in das Check-Out-Verzeichnis gespeichert. Um die Referenzen und Originaldateien beim Auschecken zu sperren, aktivieren Sie die Option Auschecken eines Ordners: Referenzen mit Sperre auschecken.

Auschecken, OrdnerOrdner, auscheckenKonfiguration, Ordner auschecken

Beachten Sie: Wird ein Ordner samt Referenzen ausgecheckt, können die Referenzen nicht einzeln eingecheckt werden. Sie müssen den gesamten Ordner einchecken. Auch die mit den Referenzen verknüpften Originale können erst eingecheckt werden, wenn der gesamte Ordner wieder eingecheckt wird.

Anhänge einer E-Mail automatisch in ein ZIP-Archiv zusammenfassen: Geben Sie hier einen Grenzwert ein. Wenn die Anzahl der E-Mail-Anhänge den Grenzwert überschreitet, werden die E-Mail-Anhänge automatisch in ein ZIP-Archiv zusammengefasst.

Konfiguration, E-Mail-Anhänge als ZIPE-Mail, Anhänge als ZIPZIP

Einstellungen zum Postbox-Funktionsbereich

Aktualisierungsintervall der Postbox in Minuten: Tragen Sie in das Feld Aktualisierungsintervall der Postbox in Minuten einen Wert über Null ein, wenn der Funktionsbereich Postbox regelmäßig aktualisiert werden soll. Der Wert Null bewirkt, dass keine automatische Aktualisierung erfolgt.

Postbox, AktualisierungAktualisierung, PostboxKonfiguration, Aktualisierungsintervall der Postbox

Postbox beim Aufruf aktualisieren: Aktivieren Sie diese Option, um den Funktionsbereich Postbox bei jedem Aufruf automatisch zu aktualisieren. Die Aktualisierung umfasst auch die überwachten Ordner.

Konfiguration, Aktualisierung bei Aufruf

OCR (Texterkennung) in der Postbox starten: Aktivieren Sie diese Option, um mit der Texterkennung schon im Funktionsbereich Postbox zu beginnen. Der Textinhalt des Dokuments steht beispielsweise bei der Eingabe von Metadaten zur Verfügung.

Postbox, TexterkennungOCRTexterkennungKonfiguration, OCR

Vorschau der gescannten Seiten während des Scanprozesses anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, um die Vorschau der gescannten Seiten während des Scanvorgangs anzuzeigen.

Vorschau, scannenScannen, VorschauKonfiguration, Scannen

Nach Zuweisung einer Maske mit vorhandenem Indexaufbau, Dokumente automatisch ablegen: Ist diese Option aktiviert, werden Dokumente automatisch abgelegt, wenn die Metdaten vollständig eingetragen wurden und die Maske einen gültigen Indexaufbau besitzt. Die Ablage erfolgt, sobald Sie den Dialog Metadaten über OK oder Übernehmen & Weiter schließen. Die Funktion Automatische Ablage muss nicht aufgerufen werden.

Automatische AblageAblage, automatischKonfiguration, Automatische Ablage

Information: Es ist nicht möglich im ELO Java Client Masken zu erstellen oder zu bearbeiten. Masken werden über die ELO Administration Console erstellt. Masken müssen von Benutzern mit entsprechenden administrativen Rechten und Berechtigungen erstellt werden.

TIFF-Dateien bei der Ablage in ELO automatisch in PDF konvertieren: TIFF-Dateien werden bei der Ablage in ELO automatisch in PDF-Dateien umgewandelt.

Ablage, PDF-KonvertierungPDF-KonvertierungKonfiguration, PDF-Konvertierung

Durchsuchbare PDFs erzeugen: Ist diese Option aktiviert, werden TIFF-Dateien bei der automatischen Konvertierung an die OCR geschickt, damit diese durchsuchbare PDFs erzeugt.

Konfiguration, durchsuchbare PDFs erzeugenPDF, durchsuchbare erzeugen

Klammern nach Trennseiten: Legen Sie fest, welche Art von Trennseiten für die Funktion Klammern nach Trennseiten verwendet wird.

KlammernTrennseitenKonfiguration, Klammern nach Trennseiten

Es gibt folgendeOptionen:

Balkentrennblatt

Leerseitentrennblatt
Balkentrennblatt und Leerseiten entfernen

Server, Dokumente auslagern

Postbox beim Abmelden auf den Server auslagern: Aktivieren Sie diese Option, um Dokumente im Funktionsbereich Postbox auf den Server auszulagern, wenn der Benutzer ELO schließt. Wenn sich der Benutzer an einem anderen Arbeitsplatz anmeldet, stehen ihm seine Postbox-Dokumente auch dort zur Verfügung.

Postbox, Dokumente auslagernDokumente, auslagern PostboxAuslagern, PostboxKonfiguration, Dokumente auslagern

Postbox-Ordner im Dateisystem

Unterverzeichnisse beim Postbox-Import einbeziehen: Ist diese Option aktiviert, werden beim Aktualisieren des Funktionsbereichs Postbox auch die Unterordner der unten angegebenen Postbox-Verzeichnisse berücksichtigt.

Konfiguration, Postbox-OrdnerPostbox-Ordner

Neu: Über die Schaltfläche Neu wählen Sie einen Ordner im Dateisystem, der als Postbox-Ordner verwendet werden soll.

Information: Im Postbox-Ordner können die Variablen "%USERTEMP%" und "%APPDATA%" verwendet werden.

Verzeichnis: Im Feld Verzeichnis sehen Sie den Pfad des jeweils eingetragenen Postbox-Ordners.

X: Per Klick auf die Schaltflächen Verzeichnis entfernen (X-Symbol) entfernen Sie die entsprechende Verknüpfung zu einem Ordner im Dateisystem.

Workflow

Voreingestellte Dauer einer Workflowzurückstellung in Tagen: Sie können einen Workflow für die spätere Bearbeitung zurückstellen. Über diese Option legen Sie die Voreinstellung der Tage für den Dialog Workflow zurückstellen fest.

Workflow, ZurückstellungZurückstellung, WorkflowKonfiguration, Zurückstellung

Workflow im Bearbeiten-Modus starten: Aktivieren Sie diese Option, um beim Starten eines neuen Workflows die gewählte Workflow-Vorlage zu bearbeiten. Ist die Option deaktiviert, erscheint nur eine Liste der Vorlagen. In diesem Fall können Sie die Workflow-Vorlagen über die Schaltfläche Vorlage anzeigen aufrufen.

Workflow, Bearbeiten-ModusKonfiguration, Workflow-Vorlage

Benutzer der Folgeknoten beim Weiterleiten von Workflows anzeigen: Im Dialog Workflow weiterleiten wird zusätzlich zur Bezeichnung des Folgeknotens der Name des Benutzers/der Gruppe angezeigt, der/die als Bearbeiter für den Knoten eingetragen ist.

Workflow, Benutzer der Folgeknoten anzeigenKonfiguration, Workflow weiterleiten

Automatische Aktualisierung der "Übersicht Workflows": Hier legen Sie die fest, ob die Liste der Workflows im Dialog Übersicht Workflows automatisch aktualisiert werden soll.

Workflow, ÜbersichtÜbersicht, WorkflowsKonfiguration, Übersicht Workflows

Voreingestellter Workflowname von neuen Workflows: In diesem Bereich legen Sie die Voreinstellungen für die Bezeichnung neuer Workflows fest. Die Bezeichnung lässt sich beim Starten des Workflows ändern.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

Name der Workflow-Vorlage
Kurzbezeichnung des Eintrags
Name der Workflow-Vorlage + Kurzbezeichnung des Eintrags
Kurzbezeichnung des Eintrags + Name der Workflow-Vorlage

Workflow, BezeichnungWorkflow, NameKonfiguration, Workflow BezeichnungKonfiguration, Workflow Name

Mein ELO

In diesem Bereich legen Sie fest, wann ein Feed automatisch abonniert werden soll.

Mein ELOKonfiguration, Mein ELO

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

Bei der Ablage eines Dokuments
Beim Anlegen eines Ordners
Beim Einchecken einer neuen Version
Beim Erstellen eines Beitrags oder Kommentars

Signatur

Signaturdatei erkennen: Legen Sie im Eingabefeld Dateiendungen fest, welche Dateitypen als Signaturdateien erkannt werden sollen.

SignaturKonfiguration, Signatur

Information: Sie können mehrere Dateiendungen angegeben. Dazu müssen Sie die Dateiendungen durch Kommas getrennt eingetragen.

Signaturdatei ablegen: Aktivieren Sie diese Option, um Signaturdateien abzulegen

Signaturdatei zu einem Dokument mitversenden: Aktivieren Sie diese Option, um beim Versand eines Dokuments die zugehörige Signaturdatei mitzuversenden.

Prüfprotokoll der Signaturprüfung automatisch als Dateianbindung sichern: Aktivieren Sie diese Option, um die Prüfprotokolle der Dokumente als Dateianbindung zu speichern.

Konfiguration, Prüfprotokoll

Direkte Signaturprüfung bei der Anzeige: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Signaturprüfung beim Anzeigen eines signierten Dokuments starten soll.