Im Dialog Verschlagwortung für legen Sie fest, welche Bezeichnung ein abzulegendes Dokument im ELO Archiv trägt. Da sich kein Dokument ohne Namen im ELO Archiv befinden darf, ist die Verschlagwortung obligatorisch.

In der Verschlagwortung geben Sie Dokumenten viele wichtige Zusatzinformationen. Mit jeder dieser Meta-Informationen erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, später Unterlagen schnell und einfach wiederzufinden.

Verschlagwortungsmasken

Die linke Spalte des Dialogs zeigt eine Liste der verfügbaren Verschlagwortungsmasken. Die aktuell gewählte Verschlagwortungsmaske ist farbig hinterlegt. Wählen Sie eine passende Verschlagwortungsmaske für das aktuell zu verschlagwortende Dokument oder den aktuellen Ordner. Füllen Sie dann die Textfelder auf der rechten Seite des Dialogs mit notwendigen Daten. ELO nennt diese Felder Indexfelder.

Tab Basis

Auf diesem Tab geben Sie die Verschlagwortungsinformationen für das aktuelle Dokument oder den aktuellen Ordner ein.

Kurzbezeichnung: Der angezeigte Name des jeweiligen Dokuments im Archiv.

Datum: Das Datum kann frei vergeben werden. Bei neu verschlagworteten Dokumenten und bei Änderungen erhält dieses Indexfeld automatisch das Datum der letzten Änderung.

Aktuelle Version: Versionsbezeichnung im Archiv. Dieses Feld ist rein informativ und kann nicht verändert werden. Ab der zweiten Version eines Dokuments können Sie mit der Versionsverwaltung von ELO Versionen verwalten. Die Versionsverwaltung erscheint bei jedem Einchecken eines Dokuments.

Ablagedatum: Datum der Ablage dieses Dokuments im Archiv bzw. Erstelldatum des Ordners. Dieses Feld ist rein informativ und kann nicht verändert werden.

Bearbeiter: Name des Benutzers, der das Dokument bzw. den Ordner zuletzt verändert hat. Dieses Feld ist rein informativ und kann nicht verändert werden.

Weitere Felder der Verschlagwortungsmaske

Die Textfelder werden Indexfelder genannt.

Tab Zusatztext

Hier können Sie umfangreichen Freitext eingeben. Sinnvoll sind zusätzliche Daten zum Dokument, z. B. Hintergrundinformationen, Stichworte, Exif-Informationen von Bilddateien, usw.

Tab Optionen

Im Bereich Optionen finden Sie die weiteren Konfigurationsmöglichkeiten des aktuell abzulegenden Dokuments. Nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen vor.

Personenbezug: Falls im Eintrag ein Personenbezug vorhanden ist, tragen Sie in diesem Feld ein geeignetes Merkmal zur Identifikation der betroffenen Person ein.

Ende Löschfrist: Mit dem Ende der Löschfrist legen Sie fest, bis zu welchem Datum der Eintrag spätestens gelöscht werden muss. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalender-Dialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Textfeld.

Beachten Sie: Werden die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist nicht oder nicht vollständig ausgefüllt, erscheint ein deaktivierbarer Dialog, welcher darauf hinweist, dass kein Personenbezug eingetragen wurde.

Ende Aufbewahrungsfrist: Mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist legen Sie ein Verfallsdatum für den Eintrag fest. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalender-Dialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Textfeld.

Beachten Sie: Die Aufbewahrungsfrist muss vor der Löschfrist enden.

Eintragstyp: Art des Dokuments oder Ordners. Sie haben hier die Auswahl zwischen einer Reihe von Dokumententypen, welche für das Archiv definiert sind. Im Normalfall sollte hier der passende Typ automatisch ausgewählt sein.

Dokumentenstatus: Wählen Sie über das Drop-down-Menü den Dokumentenstatus aus:

• Keine Versionskontrolle: Das Dokument ist nicht versionsverwaltet. Änderungen führen nicht zu einer neuen Version. Kein Zugriff auf ältere Bearbeitungsstände möglich.
• Versionskontrolle eingeschaltet: Wird das Dokument bearbeitet, entsteht eine neue Version. Die Änderungen werden dokumentiert. Ältere Versionen können wiederhergestellt werden.
• Keine Änderung möglich: Änderungen am Dokument und dessen Verschlagwortung werden durch ELO unterbunden.

Schlüsselkreis: Um den Zugriff auf Dokumente einzugrenzen, können Sie diese verschlüsseln. Diese Option legt den dabei zu verwendenden Schlüsselkreis fest.

In den Volltext aufnehmen: Der Volltext ermöglicht eine Suche im Inhalt von Dokumenten. Mit Aktivierung dieser Option wird das Dokument für den Volltext verarbeitet und kann dann über die Volltextsuche gefunden werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Dokument Textinformationen enthält.

Objekt-ID und GUID: Verzeichnungsnummer des Dokuments oder Ordners im Archiv. Dieses Feld ist rein informativ und kann nicht verändert werden.

Abgelegt von: Hier wird automatisch eingeschrieben, welcher Benutzer von ELO das Dokument abgelegt und damit verschlagwortet hat.

Information: Die Informationen des Verschlagwortungsdialogs werden auch bei Suchaufgaben eingesetzt. Geben Sie daher möglichst viele und aussagekräftige Informationen ein.