Dans le dialogue Indexation pour, vous pouvez entrer la désignation d'un document que vous souhaitez déposer dans l'archive ELO. Comme aucun document sans nom ne peut se trouver dans l'archive ELO, l'indexation est obligatoire.

Vous pouvez attribuer des informations supplémentaires aux documents dans l'indexation. La probabilité de pouvoir retrouver plus rapidement et facilement des documents ultérieurement augmente avec chacune de ces métainformations.

Masques d'indexation

La colonne gauche du dialogue affiche une liste des masques d'indexation disponibles. Le masque d'indexation actuellement sélectionné apparaît en couleur. Sélectionnez un masque d'indexation adéquat pour le document à indexer actuellement ou le classeur actuel. Ensuite, saisissez les informations requises dans le champ de texte dans la partie droite du dialogue. ELO désigne ces champs comme des champs d'indexation.

Onglet Base

Sur cet onglet, entrez les informations d'indexation pour le document ou le classeur actuel.

Désignation : le nom affiché du document en question dans l'archive.

Date : la date peut être attribuée librement. Dans les documents nouvellement indexés et lors de modifications, ce champ d'index obtient automatiquement la date de la dernière modification.

Version actuelle: désignation de version dans l'archive. Ce champ existe seulement à titre d'information et ne peut pas être modifié. A partir de la deuxième version d'un document, vous pouvez gérer les versions grâce à la gestion de versions d'ELO. La gestion de versions apparaît à chaque check-in d'un document.

Date de dépôt : la date de dépôt de ce document dans l'archive ou la date de création du classeur. Ce champ existe seulement à titre d'information et ne peut pas être modifié.

Propriétaire: le nom de l'utilisateur qui a modifié le document ou le classeur en dernier. Ce champ existe seulement à titre d'information et ne peut pas être modifié.

Autres champs du masque d'indexation

Les champs de texte sont appelés 'champs d'indexation'.

Onglet Texte supplémentaire

Vous pouvez saisir ici un grand volume de texte libre. Il peut s'avérer utile p. ex. d'entrer ici des données complémentaires, comme les mots clés, les informations concernant les fichiers d'images, etc.

Onglet Options

Dans la section Options, vous trouverez d'autres possibilités de configuration du document à déposer. Procédez aux réglages requis.

Données personnelles : s'il existe des données personnelles dans une entrée, veuillez entrer dans ce champ une caractéristique adéquate pour identifier la personne concernée.

Fin du délai de suppression : la fin du délai de suppression vous permet de définir jusqu'à quand l'entrée doit être supprimée au plus tard. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : si les champs Données personnelles et Fin du délai de suppression ne sont pas remplis, ou pas remplis intégralement, un dialogue désactible vous informe qu'aucune donnée personnelle n'a été entrée.

Fin du délai de conservation : vous pouvez définir une date d'expiration pour l'entrée. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : Le délai de conservation doit être révolu avant le délai de suppression.

Type d'entrée : type de document ou de classeur. Vous avez le choix entre plusieurs types de documents ayant été définis pour l'archive. Normalement, le type correct devrait avoir été sélectionné.

Statut de document : dans le menu déroulant, sélectionnez le statut de document avec lequel vous souhaitez déposer le document.

• Pas de contrôle de version : le document n'est pas soumis à la gestion de version. Les modifications ne mènent pas à une nouvelle version. Il n'est pas possible d'accéder à des anciens niveaux de traitement.
• Contrôle de la version activé : une nouvelle version est créée lorsque le document est traité. Les modifications sont documentées. Il est possible de restaurer les anciennes versions.
• Pas de modification possible : ELO fait qu'il n'est pas possible d'apporter des modifications au document ou à l'indexation de ce document.

Cercle de codage : vous pouvez verrouiller les documents pour limiter l'accès aux documents. Cette option détermine le cercle de codage qui doit être utilisé.

Placer dans le plein texte : le plein texte permet une recherche dans le contenu des documents. En activant cette option, le document est placé dans le plein texte et peut être trouvé grâce à la recherche plein texte. Ceci est seulement possible si le document contient des données de texte.

ID de l'objet et GUID : numéro permettant de répertorier un document ou encore un classeur dans l'archive. Ce champ existe seulement à titre d'information et ne peut pas être modifié.

Déposé par : le nom de l'utilisateur d'ELO qui a déposé et donc indexé le document est inscrit ici automatiquement.

Information : les informations du dialogue d'indexation sont également intégrées dans les tâches de recherche. Saisissez donc le plus possible d'informations pertinentes.