Über den Dialog Metadaten lassen sich die Metadaten eines Eintrags nachträglich ändern.

Der Dialog Metadaten teilt sich in einen linken und einen rechten Bereich.

Linker Bereich

Maske: Hier wechseln Sie gegebenenfalls die Maske. Per Klick auf das Pfeilsymbol lässt sich die Liste sortieren.

Beachten Sie: Beim Wechsel der Maske können Metadaten verloren gehen oder falsch zugeordnet werden.

Filtern: Über dieses Feld grenzen Sie die Liste der verfügbaren Masken ein oder suchen nach einer Maske.

Rechter Bereich

Im rechten Bereich des Dialogs sehen Sie die Felder der gewählten Maske und die vorhandenen Metadaten.

Nachfolgend erklären wir die Standardfelder. Je nach Maske erscheinen weitere Felder.

Tab 'Basis'

Kurzbezeichnung: Über das Feld Kurzbezeichnung lässt sich der Name des Dokuments ändern.

Datum: Über das Feld Datum lässt sich das Dokumentendatum ändern.

Ablagedatum: Im Feld Ablagedatum sehen Sie, wann das Dokument abgelegt wurde.

Information: Das Ablagedatum wird automatisch gesetzt und lässt sich nicht ändern.

Tab 'Zusatztext'

Tragen Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen zum Dokument in das Textfeld ein.

Tab 'Optionen'

Personenbezug: Falls im Eintrag ein Personenbezug vorhanden ist, tragen Sie in diesem Feld ein geeignetes Merkmal zur Identifikation der betroffenen Person ein.

Ende Löschfrist: Mit dem Ende der Löschfrist legen Sie fest, bis zu welchem Datum der Eintrag spätestens gelöscht werden muss. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalenderdialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Textfeld.

Beachten Sie: Werden die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist nicht oder nicht vollständig ausgefüllt, erscheint ein deaktivierbarer Dialog, welcher darauf hinweist, dass kein Personenbezug eingetragen wurde.

Ende Aufbewahrungsfrist: Mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist legen Sie ein Verfallsdatum für den Eintrag fest. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalenderdialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Textfeld.

Beachten Sie: Die Aufbewahrungsfrist muss vor der Löschfrist enden.

Eintragstyp: Der vom Client erkannte Eintragstyp wird angezeigt. Wählen Sie gegebenenfalls per Drop-down-Menü einen anderen Eintragstyp.

Schriftfarbe: Im Feld Schriftfarbe sehen Sie, mit welcher Schriftfarbe der Eintrag abgelegt wurde. Ändern Sie die Schriftfarbe bei Bedarf.

Dateiname (nur bei Dokumenten): Hier erscheint der Name der Datei. Dieser wird verwendet, wenn Sie das Dokument extern speichern. Ändern Sie den Dateinamen bei Bedarf.

Sortierung (nur bei Ordnern): Über das Feld Sortierung legen Sie fest, wie der Inhalt des jeweiligen Ordners sortiert werden soll:

• Manuell: Die Einträge lassen sich innerhalb des Ordners frei verschieben. Dazu muss der Ordner in der Listenansicht geöffnet sein.
• Alphabetisch: Sortierreihenfolge ist aufsteigend von A-Z.
• Alphabetisch absteigend: Sortierreihenfolge ist absteigend von Z-A.
• Ablagedatum: Der Eintrag mit dem aktuellsten Ablagedatum steht unten.
• Ablagedatum absteigend: Der Eintrag mit dem aktuellsten Ablagedatum steht oben.
• Dokumentendatum: Der Eintrag mit dem aktuellsten Dokumentendatum steht unten.
• Dokumentendatum absteigend: Der Eintrag mit dem aktuellsten Dokumentendatum steht oben.

Dokumentenstatus (nur bei Dokumenten): Im Feld Dokumentenstatus sehen Sie, welchen Status das Dokument besitzt.

• Keine Versionskontrolle: Von dem Dokument wird nur eine Version gespeichert. Eine neue Version ersetzt die vorige Version. Die vorige Version wird dabei gelöscht und ist nicht mehr verfügbar.
• Versionskontrolle eingeschaltet: Wird das Dokument geändert, bleibt der Ausgangszustand in Versionen erhalten. Die Versionen eines Dokuments lassen sich wiederherstellen.
• Keine Änderung möglich: Weder das Dokument noch die dazugehörigen Metadaten lassen sich bearbeiten.

Achtung: Wenn Sie die Option Keine Versionskontrolle auswählen, wird mit jedem neuen Speichern die alte Version überschrieben. Auch die Funktion Ansicht > Dokument > Versionen > Neue Version laden erstellt keine neue Version, sondern überschreibt die aktuelle Version. Daher raten wir von der Wahl dieser Option ab.

Achtung: Der Status Keine Änderung möglich kann nicht rückgängig gemacht werden.

In den Volltext aufnehmen (nur bei Dokumenten): Setzen Sie einen Haken, um das Dokument in den Volltext aufzunehmen.

Schnellvorschau für Dokumente des Ordners ermöglichen (nur bei Ordnern): Ist diese Option aktiviert, wird das erste Dokument des Ordners im Anzeigebereich angezeigt, sobald Sie auf den Ordner klicken.

Startpunkt für die Replikation: Ist diese Option aktiviert, replizieren Sie nur den ausgewählten Eintrag und nicht die übergeordneten Ordner. Durch diese Option können Teilbereiche von Repositorys miteinander repliziert werden, die nicht in identischen Repository-Strukturen abgelegt werden. Sie müssen erst diese Option aktivieren und danach den Ordner einem Replikationskreis zuordnen (Menüband > Verwalten > Eigenschaften > Replikationskreise zuordnen). Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Replikationskreise.

Tab 'Berechtigungen'

Auf dem Tab Berechtigungen sehen Sie, welche Berechtigungseinstellungen für den ausgewählten Eintrag (Ordner oder Dokument) vorgenommen wurden.

Benutzer/Gruppe auswählen: Über das Feld Benutzer/Gruppe auswählen wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus, für den/die Sie Berechtigungseinstellungen vornehmen wollen.

Im Bereich unter dem Feld Benutzer/Gruppe auswählen sehen Sie, für welche Benutzer/Gruppen bereits Berechtigungseinstellungen vorgenommen wurden. Klicken Sie auf einen Benutzer oder eine Gruppe in der Liste, um die jeweiligen Benachrichtigungseinstellungen zu bearbeiten.

Folgende Berechtigungseinstellungen können Sie vornehmen:

• Sehen (R): Benutzer mit der Berechtigung Sehen haben lesenden Zugriff auf den ausgewählten Eintrag. Sie können den Inhalt des Eintrags sehen.
• Metadaten ändern (W): Benutzer mit der Berechtigung Metadaten ändern können die Metadaten des ausgewählten Eintrags bearbeiten.
• Löschen (D): Benutzer mit der Berechtigung Löschen können den ausgewählten Eintrag löschen.
• Bearbeiten (E): Diese Berechtigung ist nur für Dokumente relevant. Benutzer mit der Berechtigung Bearbeiten können den ausgewählten Eintrag bearbeiten.
• Liste bearbeiten (L): Diese Berechtigung ist nur für Ordner relevant. Benutzer mit der Berechtigung können den Inhalt des jeweiligen Ordners verändern. Beispielsweise ist es nur mit der Berechtigung Liste bearbeiten möglich, Dokumente in diesem Ordner zu erstellen oder Dokumente aus diesem Ordner zu verschieben.
• Berechtigungen ändern (P): Benutzer mit der Berechtigung Berechtigungen ändern können die Berechtigungen auf den ausgewählten Eintrag ändern.

Information: Optionen, die im jeweiligen Fall nicht relevant sind, werden kursiv und in spitzen Klammern dargestellt.

Persönlich: Mit einem Klick auf Persönlich vergeben Sie sich selbst alleinigen Vollzugriff auf den jeweiligen Eintrag. Alle anderen Berechtigungen werden entzogen.

UND-Gruppe: UND-Gruppen sind sinnvoll, wenn Sie nur die Benutzer einer Gruppe berechtigen wollen, die auch in einer anderen Gruppe Mitglied sind. Um eine UND-Gruppe zu erstellen, markieren Sie zwei Gruppen und klicken Sie auf UND-Gruppe.

Mitglieder anzeigen: Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, können Sie die Mitglieder der Gruppe über die Schaltfläche Mitglieder anzeigen anzeigen lassen.