Le dialogue Métadonnées vous permet de modifier ultérieurement les métadonnées d'une entrée.

Le dialogue Métadonnées se compose d'une section gauche et droite.

Section gauche

Masque : vous pouvez modifier le masque si vous le souhaitez. Cliquez sur le symbole de la flèche pour trier la liste.

Remarque : lors de la modification du masque, les métadonnées seront perdues ou mal attribuées.

Filtrer : ce champ vous permet de limiter la liste des masques disponibles ou de rechercher un masque.

Section droite

Dans la partie droite du dialogue, vous voyez les champs du masque sélectionné ainsi que les métadonnées existantes.

Voici un bref explicatif sur les champs standards. D'autres champs apparaissent en fonction du masque.

Onglet 'Base'

Désignation : le champ Désignation permet de modifier le nom du document.

Date : le champ Date permet de modifier la date de document.

Date de dépôt : le champ Date de dépôt vous permet de voir quand le document a été déposé.

Information : la date de dépôt est définie automatiquement et ne peut plus être modifiée.

Onglet 'Texte supplémentaire'

Si nécessaire, entrez des informations supplémentaires sur le document dans le champ d'entrée.

Onglet 'Options'

Données personnelles : s'il existe des données personnelles dans une entrée, veuillez entrer dans ce champ une caractéristique adéquate pour identifier la personne concernée.

Fin du délai de suppression : la fin du délai de suppression vous permet de définir jusqu'à quand l'entrée doit être supprimée au plus tard. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : si les champs Données personnelles et Fin du délai de suppression ne sont pas remplis, ou pas remplis intégralement, un dialogue désactible vous informe qu'aucune donnée personnelle n'a été entrée.

Fin du délai de conservation : vous pouvez définir une date d'expiration pour l'entrée. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : Le délai de conservation doit être révolu avant le délai de suppression.

Type d'entrée : le type d'entrée reconnu par le client s'affiche ici. Le cas échéant, sélectionnez un autre type d'entrée dans le menu déroulant.

Couleur de l'écriture : le champ Couleur de l'écriture vous permet de voir avec quelle couleur l'entrée a été déposée. Si nécessaire, veuillez modifier la couleur de l'écriture.

Nom de fichier (seulement pour les documents) : le nom de fichier apparaît ici. Celui-ci est utilisé lorsque vous enregistrez le document à l'extérieur. Modifiez le nom de fichier si nécessaire.

Tri (seulement pour les classeurs) : le champ Tri vous permet de déterminer de quelle manière le contenu du classeur correspondant doit être trié :

• Manuellement : les entrées peuvent être déplacées librement dans le classeur. Pour ceci, le classeur doit avoir été ouvert dans l'affichage de liste.
• Alphabétiquement : l'ordre de tri est de A-Z.
• Alphabétique inverse : l'ordre de tri est de Z-A.
• Date de dépôt : l'entrée dont la date de dépôt est la plus récente se trouve en bas.
• Date de dépôt décroissante: : l'entrée dont la date de dépôt est la plus récente se trouve en haut.
• Date de document : l'entrée avec la date de document la plus récente se trouve en bas.
• Date de document décroissante : l'entrée avec la date de document la plus récente se trouve en haut.

Statut de document (seulement pour les documents) : dans le champ Statut de document vous voyez le statut de document.

• Pas de contrôle de version : seule une version de document est enregistrée. Une nouvelle version remplace la version précédente. La version précédente est supprimée et n'est plus disponible.
• Contrôle de version activé : lorsque le document est modifié, l'état d'origine reste conservé dans les différentes versions. Il est possible de restaurer les versions d'un document.
• Pas de modification possible : ni le document ni ses métadonnées ne peuvent être modifiés.

Attention : si vous sélectionnez l'option Pas de contrôle de version, l'ancienne version est enregistrée lors de chaque nouvel enregistrement. De même, la fonction Affichage > Document > Versions > Charger une nouvelle version ne crée pas de nouvelle version, mais elle écrase la version actuelle. C'est pourquoi nous vous recommandons de ne pas utiliser cette option.

Attention : il n'est pas possible de modifier le statut Pas de modification possible.

Placer dans le plein texte (seulement pour les documents) : déterminez si le document doit être placé dans le plein texte.

Permettre l'aperçu rapide pour les documents du classeur (seulement pour les classeurs) : cette option permet de déterminer que le premier document du classeur soit affiché dès que vous cliquez sur celui-ci.

Point de démarrage pour la réplication (seulement pour les classeurs) : si cette option est activée, vous ne répliquez que l'entrée sélectionnée et non pas les classeurs supérieurs. Cette option permet de répliquer les parties des archives qui n'ont pas les mêmes structures. Vous devez tout d'abord activer cette option, puis assigner le classeur à un cercle de réplication. (Ruban > Gérer > Propriétés > Assigner les cercles de réplication). Vous trouverez plus d'informations dans le chapitre Cercles de réplication.

Onglet 'Autorisations'

Sur l'onglet Autorisations, vous pouvez voir quels réglages ont été effectués pour l'entrée sélectionnée (classeur ou document).

Sélectionner un utilisateur ou un groupe : ce champ permet de sélectionner un utilisateur ou un groupe dont vous souhaitez effectuer les réglages des autorisations.

Dans la section se trouvant sous le champ Sélectionner un utilisateur/un groupe vous voyez, pour quels utilisateurs/groupes ont déjà été effectués des réglages. Cliquez sur un utilisateur ou un groupe dans la liste pour modifier les réglages de messagerie.

Vous pouvez effectuer les réglages suivants :

• Voir : les utilisateurs avec l'autorisation Voir ont un accès en lecture sur l'entrée sélectionnée. Vous pouvez visualiser le contenu de l'entrée.
• Modifier les métadonnées : les utilisateurs avec l'autorisation Modifier les métadonnées peuvent modifier les métadonnées de l'entrée sélectionnée.
• Supprimer : les utilisateurs avec l'autorisation Supprimer vous permettent de supprimer l'entrée sélectionnée.
• Modifier (E) : ce réglage n'est que pertinent pour les documents. Les utilisateurs possédant l'autorisation Modifier peuvent modifier l'entrée sélectionnée.
• Modifier la liste (L) : cette autorisation n'est que pertinente pour les classeurs. Les utilisateurs avec l'autorisation peuvent modifier le contenu du classeur correspondant. Par exemple, il faut posséder l'autorisation Modifier la liste pour créer des documents dans ce classeur ou pour déplacer des documents à partir de ce classeur.
• Modifier les autorisations (P) : les utilisateurs ayant le droit Modifier les autorisations peuvent modifier les autorisations pour l'entrée sélectionnée.

Information : les options qui ne sont pas pertinentes sont représentées en italique et entre crochets.

Personnels : cliquez sur ce bouton pour vous attribuer à vous seul un accès intégral à l'entrée en question. Toutes les autres autorisations sont retirées.

Créer un groupe ET : les groupes ET sont sensés si vous souhaitez autoriser seulement les utilisateurs d'un groupe qui sont également membres d'un autre groupe. Pour créer un groupe ET, marquez deux groupes, puis cliquez sur Créer un groupe ET.

Afficher les membres : si vous avez sélectionné un groupe, vous pouvez faire afficher les membres de ce groupe par le biais du bouton Afficher les membres.