Identifier les données personnelles

Dans le dialogue Métadonnées, dans le champ Options, vous trouverez trois champs qui vous permettent de retrouver des entrées avec des données personnelles et de les supprimer dans les délais.

Données personnelles : s'il y a des données personnelles dans une entrées, veuillez entrer un terme ici qui souligne les données. L'objectif de ce terme est de trouver l'entrée par le biais de la recherche de métadonnées (Recherche > Ruban > Recherche > Logique de recherche > Parcourir les métadonnées). C'est pour cela que vous devez avoir une systématique dans toute votre société pour l'attribution des termes. De cette manière, vous pouvez trouver des entrées contenant des données personnelles. Par ailleurs, vous pouvez également retrouver toutes les entrées contenant des données personnelles - indépendemment de la personne.

Fin du délai de suppression : vous pouvez définir jusqu'à quand l'entrée doit être supprimée au plus tard. Cette date doit se situer après la date que vous entrez dans le champ Fin du délai de conservation.

Fin du délai de suppression : vous pouvez définir jusqu'à quand l'entrée doit être conservée au plus tard. Avant l'échéance de la date entrée, il n'est pas possible de supprimer l'entrée.

Rechercher les entrées avec données personnelles

Pour trouver des entrées avec données personnelles, vous pouvez utiliser la recherche des métadonnées.

Emplacement : section Recherche

Procédé

1. Dans le ruban, cliquez sur Recherche > Logique de recherche > Parcourir les métadonnées.

2. Dans le champ Données personnelles, entrez le terme que vous avez entré dans les métadonnées. Si vous souhaitez rechercher toutes les entrées contenant des données personnelles, veuillez entrer * dans le champ de recherche.

Supprimer les entrées avec données personnelles

L'objectif du marquage d'entrées contenant des données personnelles est de supprimer les entrées correspondantes dans les respects des directives légales.

Procédé

1. Pour supprimer les entrées contenant des données personnelles, veuillez tout d'abord effectuer une recherche. Il est possible de délimiter la recherche en fonction des champs Fin du délai de suppression ou Fin du délai de conservation.

2. Dans le résultat de recherche, sélectionnez les entrées qui doivent être supprimées. Pour marquer plusieurs entrées, appuyez la touche Ctrl et cliquez sur toutes les entrées que vous souhaitez sélectionner. Si vous souhaitez sélectionner toutes les entrées ou que les entrées que vous souhaitez sélectionner se suivent, appuyez sur la touche MAJ et cliquez sur la première et la dernière entrée.

3. Dès que vous avez marqué l'entrée ou les entrées dans le résultat de recherche, cliquez sur Gérer > Supprimer dans le ruban.

Résultat

Les entrées en sont plus visibles.

Attention : les entrées ne sont pas supprimées de façon finale, elles sont juste marquées comme étant supprimées. Ce marquage montre à l'administrateur qu'il doit supprimer les documents d'ELO de manière définitive.