Les métadonnées sont les données relatives à une entrée (classeur ou document). Les métadonnées comprennent des informations sur l'entrée en elle-même, par exemple, quand elle a été déposée ou sous quel nom elle apparaît dans la section Archive. Par ailleurs, elles englobent la structure d'autorisation pour l'entrée, en d'autres termes, quels utilisateurs ont accès à l'entrée et sous quelle forme. La qualité d'un dépôt dépend en premier lieu de la qualité des métadonnées. A l'aide des masques, il est possible de capturer des documents de manière standardisée et ainsi de les déposer rapidement dans ELO. Les métadonnées facilitent la recherche.

Masques

Vous pouvez entrer des métadonnées à l'aide de masques. Les masques contiennent des directives adaptées particulièrement à ce type de document. Par exemple, tous les documents du même type sont dotés des mêmes réglages d'autorisations et sont déposés dans ELO par le biais d'un schéma fixe.

En règle générale, vous entrez les métadonnées d'une entrée (classeur ou document) lors du dépôt dans ELO. Mais il est possible de modifier ultérieurement les métadonnées de documents déposés.

Information : ELO peut copier les métadonnées provenant des codes-barres, si vous avez installé le module des codes-barres. Veuillez consulter le manuel Codes-barres ELO pout tout complément d'informations.

Champs

Les métadonnées pour un document sont entrées par le biais de champs.

Les champs influencent le type de données que vous entrez. Il existe différents types de champs qui peuvent être configurés différemment en fonction du masque.

Information : il est possible de déposer des liens dans les champs. Ces liens peuvent être ouverts dans une fenêtre de navigateur. Un lien doit commencer par http, ftp ou https. Veuillez ajouter un espace pour séparer le lien et le texte d'affichage. Exemple : http://www.wikipedia.de Wikipedia. Si vous n'entrez pas de texte d'affichage, le lien en lui-même s'affiche.

Symboles

S'il se trouve un symbole au sein d'un champ, cela signifie qu'ELO vous aide lors de la saisie du contenu du champ.

Il existe plusieurs types d'aides :

• Calendrier
• Liste de mots-clés
• Menus déroulants
• Liens

Liste de mots-clés

Les listes de mots-clés servent à homogénéiser et à accélérer l'entrée des métadonnées.

Il existe deux types de champs avec listes de mots-clés :

• 1 : l'entrée est uniquement possible avec liste de mots-clés
• 2 : l'entrée est possible avec liste de mots-clés ou par une entrée libre.

Si vous cliquez dans un champ et que la liste de mots-clés apparaît, aucune entrée libre n'est possible.

Pour ouvrir la liste de mots-clés, il vous suffit de cliquer sur le symbole correspondant. Grâce à la souris, vous pouvez naviguer dans la liste.

Pour modifier la liste de mots-clés, cliquez sur une entrée de la liste avec la touche droite de la souris.

Le menu contextuel vous permet d'ajouter de nouvelles entrées ou sous-entrées à la liste de mots-clés et de modifier ou de supprimer des entrées ou sous-entrées existantes.

Recherche F7

Pour les champs pour lesquels aucune liste de mots-clés n'a été sélectionnée, la touche F7 vous permet d'appeler une liste des entrées existant déjà.

Grâce à la souris, vous pouvez naviguer dans la liste.

Liens

Les liens vous permettent de basculer directement à l'emplacement de dépôt de l'entrée reliée.

Cliquez sur le symbole de la chaîne pour ouvrir la liste à partir de laquelle vous sélectionnez le lien. Grâce à la souris, vous pouvez naviguer dans la liste. Les menus déroulants situés à côté des titres de colonnes vous permettent de trier la liste.

Lorsque vous avez créé un lien, il vous suffit de cliquer sur le symbole de la chaîne pour accéder aux métadonnées de l'entrée liée directement depuis les métadonnées du document venant d'être créé.

Avec la touche droite de la souris, cliquez sur le champ dans les métadonnées de l'entrée venant d'être créée et basculez ainsi vers l'emplacement de dépôt de l'entrée liée via le bouton Basculer vers. Si vous utilisez cette fonction, votre dialogue Métadonnées se referme. C

Onglets

Le dialogue permettant d'entrer les métadonnées se divise en onglets.

Tous les masques contiennent les champs Base, Texte supplémentaire, Options et Autorisations. Certains masques contiennent d'autres onglets. Les champs dans les onglets varient en fonction du masque sélectionné.

La plupart des champs sont explicites. Ici, nous n'abordons que les champs dont le contenu n'est pas intuitif.

Onglet 'Base'

Désignation : la désignation est le nom de l'entrée (classeur ou document), affiché dans l'arborescence de l'Archive.

Date

• Pour les documents : dans ce champ, apparait automatiquement la date à laquelle un document a été créé ou modifié pour la dernière fois. Si vous souhaitez modifier la date pour mettre la date à laquelle vous déposez le document, vous pouvez cocher la case de l'option Ajuster la date de document (placer sur la date d'aujourd'hui). Si vous n'avez pas coché la case de cette option, vous voyez (après le dépôt de document) la date de création de document sous Date et la date à laquelle le document a été déposé dans ELO sous Date de dépôt. Un autre terme pour date est Date de document.
• Pour les classeurs : le champ peut être saisie librement.

Seulement pour les classeurs :

ELOINDEX : ce champ sert à la structure de l'index. Lors du dépôt automatique de documents, ELO reconnaît à quel emplacement le document doit être déposé grâce à ELOINDEX.

Onglet 'Texte supplémentaire'

Vous pouvez entrer d'autres informations dans ce champ de texte, par exemple, une description plus détaillée ou un commentaire.

Onglet 'Options'

Vous trouverez plus d'informations sur les champs Données personnelles, Fin du délai de suppression et Fin du délai de conservation dans le chapitre Données personnelles.

Point de démarrage pour la réplication (seulement pour les classeurs) : si cette option est activée, vous ne répliquez que l'entrée sélectionnée et non pas les classeurs supérieurs. Cette option permet de répliquer les parties des archives qui n'ont pas les mêmes structures. Vous devez tout d'abord activer cette option, puis assigner le classeur à un cercle de réplication. (Ruban > Gérer > Propriétés > Assigner les cercles de réplication). Vous trouverez plus d'informations dans le chapitre Cercles de réplication.

Information : si vous mettez en place cette option pour les documents, le classeur supérieur est tout de même soumis à la réplication.

Seulement pour les classeurs :

Tri : le champ Tri vous permet de déterminer de quelle manière le contenu du classeur correspondant doit être trié : Lorsque vous sélectionnez Manuellement, vous pouvez déplacer les entrées librement dans le classeur. Pour trier manuellement le contenu d'un classeur, marquez celui-ci dans l'arborescence. Dans la section d'affichage, cliquez sur l'entrée que vous souhaitez déplacer et tirez-le à l'emplacement souhaité par le biais de glisser-déposer.

Permettre l'aperçu rapide pour les documents du classeur : cette option permet de déterminer que le premier document du classeur soit affiché dès que vous cliquez sur celui-ci.

Seulement pour les documents :

Statut de document : vous pouvez indiquer le comportement du document lors de modifications dans le champ Statut de document.

• Pas de contrôle de version : seule une version de document est enregistrée. Une nouvelle version remplace la version précédente. La version précédente est supprimée et n'est plus disponible.

Attention : si vous sélectionnez cette option, l'ancienne version est enregistrée lors de chaque nouvel enregistrement. De même, la fonction Affichage > Document > Versions > Charger une nouvelle version ne crée pas de nouvelle version, mais elle écrase la version actuelle. C'est pourquoi nous vous recommandons de ne pas utiliser cette option.

• Contrôle de version activé : lorsque le document est modifié, l'état d'origine reste conservé dans les différentes versions. Il est possible de restaurer les versions d'un document.
• Pas de modification possible : ni le document ni ses métadonnées ne peuvent être modifiés.

Attention : il n'est pas possible de modifier le statut Pas de modification possible.

Cercle de cryptage : ce champ est rempli automatiquement en fonction du masque sélectionné et ne peut pas être modifié.

Nom de fichier : le nom actuel du document est entré automatiquement dans ce champ. Non pas ce nom est affiché dans l'arborescence, mais le nom que vous avez entré dans l'onglet Base sous Désignation.

Onglet 'Autorisations'

Dans cet onglet, vous pouvez déterminer quels groupes et utilisateurs disposent de quels autorisations pour l'entrée.

Utilisateurs/groupes : en plus des utilisateurs et groupes, les options Droits utilisateur et Droits propriétaires sont disponibles. L'option Droits utilisateurs vous permet de vous assigner tous les droits possibles pour l'entrée (classeur ou document). Les droits propriétaire peuvent être transmis, par exemple, lorsque vous quittez la société. L'option Droits prédécesseur vous permet de transmettre les droits du classeur supérieur à la nouvelle entrée (classeur ou document).

Sélectionner les autorisation : pour modifier les réglages d'autorisation d'un utilisateur ou d'un groupe sélectionné, marquez l'utilisateur ou le groupe et sélectionnez ou désélectionnez différentes options.

Vous avez les options suivantes :

• Visualiser : les utilisateurs ont un accès en lecture sur l'entrée sélectionnée. Vous ne pouvez pas modifier l'entrée, mais vous pouvez apposer des notes.
• Modifier les métadonnées (W) : les utilisateurs peuvent modifier les métadonnées de l'entrée.
• Supprimer (D) : les utilisateurs peuvent supprimer l'entrée.
• Modifier (E) (seulement les documents) : les utilisateurs peuvent modifier l'entrée sélectionnée. Cela signifie qu'ils peuvent soumettre le document au check-out, charger une nouvelle version et modifier la version de travail.
• Modifier la liste (L) (seulement les classeurs) : les utilisateurs peuvent modifier le contenu du classeur. Par exemple, vous pouvez créer des documents dans ce classeur ou déplacer, copier ou supprimer des documents à partir de ce classeur.
• Modifier les autorisations (P) : les utilisateurs peuvent modifier les autorisations pour l'entrée sélectionnée.

Information : les options qui ne sont pas pertinentes sont représentées en italique et entre crochets.

Personnel : ce bouton vous permet de vous attribuer à vous seul un accès intégral à l'entrée en question. Si d'autres utilisateurs ou groupes avaient des autorisations, celles-ci sont retirées.

Groupe ET : pour créer un groupe ET, marquez deux groupes dans la colonne du milieu, puis cliquez sur Groupe ET. Les groupes ET n'autorisent que les utilisateurs qui sont membres des deux groupes.

Afficher les membres : vous pouvez faire afficher les membres d'un groupe par le biais du bouton Afficher les membres.

Entrer les métadonnées avec ELO Click OCR

La reconnaissance de texte peut être utilisée comme aide lors de l'entrée des métadonnées. La fonction ELO Click OCR vous permet d'adopter des textes provenant du document dans le masque. Vous devez tout d'abord enregistrer le document pour cette méthode. La OCR fonctionne pour les documents TIFF et dans l'aperçu image (Ruban > Affichage > Aperçu image).

Procédé

1. Marquez le document pour lequel vous souhaitez modifier les métadonnées.

2. Configurez la section d'affichage de manière à pouvoir voir aussi bien les métadonnées que le document.

3. Cliquez sur Modifier en bas de l'affichage des métadonnées.

4. Cliquez dans le champ dans lequel vous souhaitez copier une valeur du document.

5. Dans la zone d'affichage, créez un cadre autour des informations que vous souhaitez adopter dans les métadonnées tout en gardant la touche Ctrl et la touche gauche de la souris appuyées.

Information : si vous souhaitez sélectionner plusieurs termes à la suite, sélectionnez chaque terme individuellement, et gardez les touches CTRL + MAJ + LA TOUCHE GAUCHE DE LA SOURIS appuyées. Lâchez la souris après chaque terme. Répétez la procédure jusqu'à ce que tous les termes souhaités aient été transmis.

6. Lâchez les touches.

ELO Click OCR lit le contenu du texte de la section sélectionnée. L'information de texte reconnue est adoptée dans le champ sélectionné.

Information : si vous n'avez pas sélectionné de champ, le texte lu apparaît dans le dialogue OCR. Il est possible de sélectionner le texte souhaité et de le copier dans la mémoire temporaire.

7. Cliquez sur Enregistrer pour quitter le mode de traitement et adopter les modifications.