Metadaten sind Daten über einen Eintrag (Ordner oder Dokument). Metadaten umfassen Informationen über den Eintrag selbst, zum Beispiel wann er abgelegt wurde oder unter welchem Namen er im Funktionsbereich Ablage erscheint. Weiterhin umfassen sie die Berechtigungsstruktur für den Eintrag, also welche Benutzer in welchem Umfang Zugriff auf den Eintrag haben. Die Qualität einer Ablage hängt stark von der Qualität der Metadaten ab. Mit Masken ist es möglich, Dokumente standardisiert zu erfassen und schnell in ELO abzulegen. Metadaten erleichtern die Suche.

Masken

Mithilfe von Masken geben Sie Metadaten ein. Masken enthalten speziell auf Dokumenttypen zugeschnittene Vorgaben. So erhalten beispielsweise alle Dokumente eines Typs dieselben Berechtigungseinstellungen und werden über ein festes Schema in ELO abgelegt.

Normalerweise geben Sie die Metadaten für einen Eintrag (Order oder Dokument) bei der Ablage in ELO ein. Außerdem lassen sich die Metadaten von abgelegten Einträgen nachträglich bearbeiten.

Information: ELO kann Metadaten aus Barcodes übernehmen, wenn das Modul ELO Barcode installiert ist. Informationen zum Modul ELO Barcode und zur Einrichtung über die ELO Administration Console finden Sie im Handbuch ELO Barcode.

Felder

Die Metadaten zu einem Dokument geben Sie über Felder ein.

Welche Daten Sie eingeben und was Sie dabei beachten müssen, hängt von den Feldern ab. Es gibt unterschiedliche Typen von Feldern, die wiederum von Maske zu Maske unterschiedlich angelegt sein können.

Information: In den Feldern lassen sich Links hinterlegen. Die Links lassen sich in einem Browserfenster öffnen. Ein Link muss mit http, ftp oder https beginnen. Verwenden Sie ein Leerzeichen zur Trennung zwischen Link und Anzeigetext. Beispiel: http://www.wikipedia.de Wikipedia. Wenn Sie keinen Anzeigetext eingeben, wird der Link selbst angezeigt.

Symbole

Wenn sich innerhalb eines Felds ein Symbol befindet, bedeutet dies, dass ELO Sie bei der Eingabe des Feldinhalts unterstützt.

Es gibt folgende Arten von Hilfsmitteln:

• Kalender
• Stichwortlisten
• Drop-down-Menüs
• Verlinkungen

Stichwortlisten

Stichwortlisten dienen der Vereinheitlichung und beschleunigen die Eingabe von Metadaten.

Es gibt zwei Arten von Feldern mit Stichwortlisten:

• 1: Die Eingabe ist nur durch die Stichwortliste möglich.
• 2: Die Eingabe ist durch die Stichwortliste oder durch freie Eingabe möglich.

Wenn Sie in ein Feld klicken und die Stichwortliste erscheint, ist keine freie Eingabe möglich.

Um die Stichwortliste zu öffnen, klicken Sie auf das Stichwortlisten-Symbol. Über die Maus bzw. die Aufwärts- und Abwärtstaste navigieren Sie durch die Liste.

Um die Stichwortliste zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Stichwortlisten-Eintrag.

Über das Kontextmenü können Sie neue Stichwortlisten-Einträge oder Untereinträge hinzufügen oder bestehende Stichwortlisten-Einträge oder Untereinträge bearbeiten oder löschen.

F7-Suche

Bei Feldern, denen keine Stichwortliste hinterlegt ist, rufen Sie über F7 eine Liste der bisherigen Einträge im ausgewählten Feld auf.

Über die Maus bzw. die Aufwärts- und Abwärtstaste navigieren Sie durch die Liste.

Verlinkungen

Mithilfe von Verlinkungen ist es möglich, direkt zum Ablageort des verlinkten Eintrags zu springen.

Um die Liste zu öffnen, aus der Sie die Verlinkung auswählen, klicken Sie auf das Kettensymbol. Über die Maus bzw. die Aufwärts- und Abwärtstaste navigieren Sie durch die Liste. Über die Drop-down-Menüs neben den Spaltentiteln sortieren Sie die Liste.

Wenn Sie eine Verlinkung angelegt haben, gelangen Sie mit einem Klick auf das Kettensymbol direkt aus den Metadaten des soeben angelegten Eintrags zu den Metadaten des verlinkten Eintrags.

Mit einem Rechtsklick auf das Feld in den Metadaten des soeben angelegten Eintrags gelangen Sie über die Schaltfläche Gehe zu zum Ablageort des verlinkten Eintrags. Wenn Sie diese Funktion nutzen, schließt sich Ihr Dialog Metadaten. Aus diesem Grund sollten Sie diese Funktion erst nach dem Speichern des Eintrags nutzen.

Tabs

Der Dialog zur Eingabe von Metadaten ist in Tabs unterteilt.

Alle Masken enthalten die Tabs Basis, Zusatztext, Optionen und Berechtigungen. Einige Masken enthalten weitere Tabs. Die Felder in den Tabs variieren je nach gewählter Maske.

Die meisten Felder sind selbsterklärend. Hier werden nur einige Felder besprochen, die erklärungsbedürftig sind.

Tab 'Basis'

Kurzbezeichnung: Die Kurzbezeichnung ist der Name des Eintrags (Ordner oder Dokument), der im Funktionsbereich Ablage in der Baumstruktur angezeigt wird.

Datum:

• Bei Dokumenten: In diesem Feld erscheint automatisch das Datum, an dem ein Dokument erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde. Wenn Sie das Datum auf den Tag ändern möchten, an dem Sie das Dokument ablegen, setzen Sie einen Haken bei der Option Datum des Dokuments anpassen (auf heutiges Datum setzen). Wenn Sie keinen Haken bei der Option setzen, sehen Sie nach dem Ablegen des Dokuments unter Datum das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde, und unter Ablagedatum das Datum, an dem das Dokument in ELO abgelegt wurde. Ein weiterer Begriff für das Datum ist Dokumentendatum.
• Bei Ordnern: Das Feld kann frei befüllt werden.

Nur bei Ordnern:

ELOINDEX: Dieses Feld dient dem Indexaufbau. Bei der automatischen Ablage von Dokumenten erkennt ELO durch den ELOINDEX, wo das Dokument abgelegt werden soll.

Tab 'Zusatztext'

In dieses Textfeld können Sie Informationen eintragen, die nicht durch die weiteren Felder abgedeckt werden, zum Beispiel eine genauere Beschreibung oder einen Kommentar.

Tab 'Optionen'

Mehr Informationen zu den Feldern Personenbezug, Ende Löschfrist und Ende Aufbewahrungsfrist finden Sie im Kapitel Personenbezogene Daten.

Startpunkt für die Replikation: Ist diese Option aktiviert, replizieren Sie nur den ausgewählten Eintrag und nicht die übergeordneten Ordner. Durch diese Option können Teilbereiche von Repositorys miteinander repliziert werden, die nicht in identischen Repository-Strukturen abgelegt werden. Sie müssen erst diese Option aktivieren und danach den Ordner einem Replikationskreis zuordnen (Menüband > Verwalten > Eigenschaften > Replikationskreise zuordnen). Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Replikationskreise.

Information: Wenn Sie diese Option bei Dokumenten einsetzen, wird dennoch der übergeordnete Ordner repliziert.

Nur bei Ordnern:

Sortierung: Über das Feld Sortierung legen Sie fest, wie der Inhalt des jeweiligen Ordners sortiert werden soll. Wenn Sie Manuell wählen, können Sie Einträge innerhalb des Ordners frei verschieben. Um den Inhalt eines Ordners manuell zu sortieren, markieren Sie den Ordner in der Baumansicht. Klicken Sie im Anzeigebereich auf den Eintrag, den Sie verschieben möchten, und ziehen Sie ihn per Drag-and-drop an die gewünschte Position.

Schnellvorschau für Dokumente des Ordners ermöglichen: Ist diese Option aktiviert, wird das erste Dokument des Ordners im Anzeigebereich angezeigt, sobald Sie auf den Ordner klicken.

Nur bei Dokumenten:

Dokumentenstatus: Im Feld Dokumentenstatus geben Sie ein, wie sich das Dokument bei Änderungen verhält..

• Keine Versionskontrolle: Von dem Dokument wird nur eine Version gespeichert. Eine neue Version ersetzt die vorige Version. Die vorige Version wird dabei gelöscht und ist nicht mehr verfügbar.

Achtung: Wenn Sie diese Option auswählen, wird mit jedem neuen Speichern die alte Version überschrieben. Auch die Funktion Ansicht > Dokument > Versionen > Neue Version laden erstellt keine neue Version, sondern überschreibt die aktuelle Version. Daher raten wir von der Wahl dieser Option ab.

• Versionskontrolle eingeschaltet: Wird das Dokument geändert, bleibt der Ausgangszustand in Versionen erhalten. Die Versionen eines Dokuments lassen sich wiederherstellen.
• Keine Änderung möglich: Weder das Dokument noch die dazugehörigen Metadaten lassen sich bearbeiten.

Achtung: Der Status Keine Änderung möglich kann nicht rückgängig gemacht werden.

Verschlüsselungskreis: Dieses Feld wird entsprechend der gewählten Maske automatisch befüllt und kann nicht geändert werden.

Dateiname: In dieses Feld wird automatisch der bisherige Name des Dokuments eingetragen. Nicht dieser Name wird in der Baumstruktur angezeigt, sondern der Name, den Sie im Tab Basis unter Kurzbezeichnung eintragen.

Tab 'Berechtigungen'

In diesem Tab stellen Sie ein, welche Gruppen und Benutzer welche Berechtigungen für den Eintrag haben.

Benutzer/Gruppe: Neben Benutzern und Gruppen stehen die Optionen Eigentümerrechte und Vorgängerrechte zur Verfügung. Über die Option Eigentümerrechte weisen Sie sich selbst sämtliche Rechte auf den Eintrag (Ordner oder Dokument) zu. Eigentümerrechte können übertragen werden, wenn Sie beispielsweise das Unternehmen verlassen. Über die Option Vorgängerrechte geben Sie dem neuen Eintrag (Ordner oder Dokument) die Rechte des übergeordneten Ordners.

Berechtigungen auswählen: Um die Berechtigungseinstellungen eines ausgewählten Benutzers oder einer ausgewählten Gruppe zu bearbeiten, markieren Sie den Benutzer oder die Gruppe und selektieren oder deselektieren einzelne Optionen.

Sie haben folgende Optionen zur Wahl:

• Sehen (R): Benutzer haben lesenden Zugriff auf den Eintrag. Sie können den Eintrag nicht verändern, aber Randnotizen anbringen.
• Metadaten ändern (W): Benutzer können die Metadaten des Eintrags bearbeiten.
• Löschen (D): Benutzer können den Eintrag löschen.
• Bearbeiten (E) (nur Dokumente): Benutzer können den ausgewählten Eintrag bearbeiten. Das bedeutet, dass sie das Dokument auschecken und eine neue Version laden sowie die Arbeitsversion ändern können.
• Liste bearbeiten (L) (nur Ordner): Benutzer können den Inhalt des Ordners verändern. Sie können beispielsweise Dokumente in diesem Ordner erstellen oder Dokumente aus diesem Ordner verschieben, kopieren oder entfernen.
• Berechtigungen ändern (P): Benutzer können die Berechtigungen für den ausgewählten Eintrag ändern.

Information: Optionen, die im jeweiligen Fall nicht relevant sind, werden kursiv und in spitzen Klammern dargestellt.

Persönlich: Über diese Schaltfläche vergeben Sie sich selbst alleinigen Vollzugriff auf den Eintrag. Wenn andere Benutzer oder Gruppen Berechtigungen hatten, werden diese entzogen.

UND-Gruppe: Um eine UND-Gruppe zu erstellen, markieren Sie zwei Gruppen in der mittleren Spalte und klicken auf UND-Gruppe. UND-Gruppen berechtigen nur die Benutzer, die in beiden Gruppen Mitglied sind.

Mitglieder anzeigen: Um sich die Mitglieder einer Gruppe anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Gruppe und im Anschluss auf Mitglieder anzeigen.

Metadaten eingeben mit ELO Click OCR

Für die Eingabe der Metadaten lässt sich die eingebaute Texterkennung als Hilfsmittel nutzen. Dabei übernehmen Sie Texte aus dem Dokument per ELO Click OCR in die Maske. Für diese Methode müssen Sie das Dokument zunächst abspeichern. Die OCR funktioniert bei TIF-Dokumenten und in der Bildvorschau (Menüband > Ansicht > Bildvorschau).

Vorgehen

1. Markieren Sie das Dokument, bei dem Sie die Metadaten bearbeiten möchten.

2. Stellen Sie den Anzeigebereich so ein, dass Sie sowohl die Metadaten als auch das Dokument sehen.

3. Klicken Sie auf Bearbeiten am unteren Ende der Metadatenanzeige.

4. Klicken Sie in das Feld, in das Sie einen Wert aus dem Dokument übernehmen möchten.

5. Ziehen Sie im Anzeigebereich mit gedrückter STRG-Taste und gedrückter linker Maustaste einen Rahmen um die Informationen im Dokument, die Sie in die Metadaten übernehmen möchten.

Information: Wenn Sie mehrere Begriffe hintereinander übernehmen möchten, selektieren Sie jeden einzelnen Begriff, während Sie STRG + UMSCHALT + LINKE MAUSTASTE gedrückt halten. Lassen Sie die Maustaste nach jedem Begriff los. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle gewünschten Begriffe übertragen haben.

6. Lassen Sie die Tasten los.

Die ELO Click OCR liest den Textinhalt des gewählten Bereichs aus. Die erkannte Textinformation wird in das gewählte Feld übernommen.

Information: Wenn Sie kein Feld gewählt hatten, erscheint der ausgelesene Text im Dialog OCR. Dort lässt sich der gewünschte Text auswählen und in die Zwischenablage kopieren.

7. Um den Bearbeitungsmodus zu verlassen und die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf Speichern.