Dieses Kapitel fasst Tipps und Tricks für die Nutzung des ELO Workflow Clients zusammen.

Aktualisieren

Neue Aufgaben erscheinen erst nach dem Aktualisieren der Aufgabenliste. Aktualisieren Sie diese immer wieder, damit Sie keine neue Aufgabe verpassen.

Information: Beim Aktualisieren springen Sie immer zu der obersten Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste.

Ansichten (Formular/Eintrag)

Wechseln Sie zwischen den Ansichten im Anzeigebereich durch die Verwendung der Schaltflächen Formular oder Eintrag.

Ansichten (Dokument/Volltext)

Wechseln Sie zwischen den Ansichten im Anzeigebereich durch die Verwendung der Schaltflächen Dokument oder Volltext.

Anzeigebereich

Kann ein Dokument im Anzeigebereich nicht angezeigt werden, können Sie das Dokument auf Ihrem Rechner speichern und dort zur Ansicht öffnen.

Beachten Sie: Wenn Sie ein Dokument herunterladen und bearbeiten, sind die Änderungen im Dokument des Workflows NICHT im ELO Workflow Client oder bei Ihren Kollegen sichtbar. Sie können das veränderte Dokument NICHT wieder in den ELO Workflow Client hochladen.

Eskalierter Workflow

Es gibt Aufgaben, die einem Zeitlimit unterliegen. Wird dieses Zeitlimit überschritten, ohne dass Sie den Workflow bearbeitet haben, ist er "eskaliert". Das Zeitlimit erkennen Sie in der Aufgabenliste durch ein Fälligkeitsdatum. Solch ein Workflow ist durch ein weißes Ausrufezeichen auf rotem Grund in Ihrer Aufgabenliste gekennzeichnet.

Information: Handelt es sich bei einem eskalierten Workflow um eine Gruppenaufgabe, kann dieser trotzdem ausgeblendet werden, wenn Sie das Häkchen entfernen.

Feed

Bei einer formularbasierten Aufgabe wird der Feed nur angezeigt, wenn rechts oben die Schaltfläche Eintrag ausgewählt ist. Ist die Schaltfläche Formular ausgewählt, werden das Formular und weitere Handlungsschritte angezeigt.

Einen neuen Beitrag erkennen Sie an einem grünen Punkt vor dem Namen des Beitragstellers.

Der Feed ist ein wichtiges Mittel zur Kommunikation. Dort erfahren Sie, ob Veränderungen am Eintrag vorgenommen wurden. Außerdem erhalten Sie eine Information, wenn jemand mit Zugriff auf die Ablage den Eintrag bearbeitet.

Beachten Sie: Sie erhalten keine Benachrichtigungen. Sie müssen für diese Informationen den Feed des jeweiligen Workflows aus Ihrer Aufgabenliste überprüfen.

In einem Beitrag oder Kommentar können Sie einen Verweis erstellen und die Verweise anderer Benutzer sehen.

Information: Sie können nicht auf die Verweise in den Beiträgen oder Kommentaren zugreifen.

In einem Workflow können Sie den Feed zu einem Eintrag abonnieren.

Beachten Sie: Das Abonnieren eines Feeds zu einem bestimmten Eintrag beschränkt sich auf den Zeitraum, in dem Sie den Workflow bearbeiten. Nach dem Weiterleiten können Sie den abonnierten Feed nicht mehr einsehen.

Formularaufgabe

Eine Formularaufgabe kann ein Formular enthalten, das Sie selbst bearbeiten können oder eines, das bereits ausgefüllt ist.

Achten Sie darauf, die Änderungen in einem Formular einer formularbasierten Aufgabe zu speichern. Sie werden beim Verlassen darauf hingewiesen.

Formularaufgaben werden über die Schaltflächen im Anzeigebereich weitergeleitet, nicht über die Schaltfläche Workflow weiterleiten im Menüband.

Gruppenaufgaben

Achten Sie darauf, dass das Häkchen für Gruppenaufgaben gesetzt ist, damit Ihnen alle Workflows in Ihrer Aufgabenliste angezeigt werden.

Inaktive Schaltflächen

Nicht alle Schaltflächen sind zur selben Zeit aktiv. Achten Sie darauf, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Workflow annehmen: Der Workflow muss eine Gruppenaufgabe sein.

Workflow weiterleiten: Bei einer Gruppenaufgabe müssen Sie den Workflow zuerst annehmen. Bei einer Formularaufgabe leiten Sie den Workflow über die Schaltflächen im Anzeigebereich weiter.

Workflow zurückgeben: Der Workflow muss eine Gruppenaufgabe sein, die Sie bereits angenommen haben.

Ordner als Bestandteil eines Workflows

Ist ein Ordner Bestandteil eines Workflows in Ihrer Aufgabenliste, können Sie in diesem ganz normal zwischen den einzelnen Ebenen navigieren.

Um zu einer vorherigen Ebene zurückkehren, steht Ihnen über dem Anzeigebereich eine Auflistung der einzelnen Ebenen zur Verfügung. Die Ebenen sind durch Schrägstriche getrennt. Wählen Sie die Ebene durch Klicken aus.