Ce chapitre contient des astuces utiles pour l'utilisation du client Workflow ELO.

Actualiser

Les nouvelle tâches n'apparaissent dans la liste des tâches qu'après l'actualisation. Nous vous recommandons d'actualiser régulièrement afin de ne pas rater de nouvelle tâche.

Information : lors de l'actualisation, vous basculez vers la tâche supérieure de votre liste de tâche.

Affichages (formulaire/entrée)

Basculez entre les affichages dans la section d'affichage en utilisant les boutons Formulaire ou Entrée.

Affichages (document/plein texte)

Basculez entre les affichages dans la section d'affichage en utilisant les boutons Document ou Plein texte.

Zone d'affichage

Lorsqu'un document ne peut pas être affiché dans la section d'affichage, vous pouvez enregistrer le document sur votre ordinateur et l'ouvrir pour affichage.

Remarque : si vous téléchargez et modifiez un document, les modifications dans le document du processus ne sont PAS visibles dans le client workflow ELO ou pour vos collègues. Vous ne pourrez PAS télécharger le document modifié dans le client ELO Workflow.

Processus expiré

Il existe des tâches soumises à des échéances. Lorsque la date est expirée, sans que vous ayez traité le processus, il est expiré. La limite temporelle peut être visualisée dans la liste des tâches. Un tel processus est doté d'un point d'exclamation blanc sur fond rouge dans votre liste de tâches.

Information : lorsqu'un processus expiré est une tâche de groupe, il peut tout de même être masqué, si vous supprimez la coche.

Fil d'actualité

Pour ce qui est des tâches à base de formulaires, le fil d'actualité est seulement affiché lorsque le bouton Entrée est sélectionné en haut à droite. Lorsque le bouton Formulaire est sélectionné, le formulaire et d'autres étapes sont affichés.

Un nouvel article est marqué d'un point vert devant le nom du créateur.

Le fil d'actualité est un moyen de communication très important. C'est là que vous apprenez si une entrée a été modifiée. Par ailleurs, vous obtenez une information lorsque l'entrée est en cours de modification par un autre utilisateur.

Remarque : vous n'obtenez pas de messages. Pour obtenir ces informations, vous devez vérifier le fil d'actualité du processus correspondant dans votre liste de tâches.

Vous pouvez créer une référence et voir les références des autres utilisateurs dans un article ou commentaire, mais vous ne pouvez pas y accéder.

Information : vous ne pouvez pas accéder aux références dans les articles ou commentaires.

Dans un processus, vous pouvez abonner le fil d'actualité pour une entrée.

Remarque : l'abonnement d'un fil d'actualité pour une entrée précise ne se réfère qu'à la période dans laquelle vous traitez le processus. Après le transfert, vous ne pourrez plus voir le fil d'actualité abonné.

Tâche de formulaire

Une tâche de formulaire peut contenir un formulaire que vous pouvez traiter vous-même ou un formulaire déjà saisi.

Attention d'enregistrer les modifications dans le formulaire d'une tâche à base de formulaire. Une indication apparaît lorsque vous quittez le formulaire.

Les tâches de formulaire sont transférées via les boutons dans la section d'affichage, et non pas via le bouton Transférer le processus dans le ruban.

Tâches de groupes

La coche des tâches de groupe doit être cochée afin que tous les processus soient affichés dans votre liste de tâches.

Boutons inactifs

Tous les boutons ne sont pas actifs en même temps. Les conditions suivantes doivent être remplies :

Accepter le processus : le processus doit être une tâche de groupe.

Transférer le processus : dans une tâche de groupe, vous devez tout d'abord accepter le processus. Pour ce qui est d'une tâche de groupe, vous pouvez transférer le processus via les boutons situés dans la zone d'affichage.

Rendre le processus : le processus doit être une tâche de groupe que vous avez déjà acceptée.

Classeur en tant que partie intégrante d'un processus

Si un classeur fait partie intégrante d'un processus dans une liste de tâches, vous pouvez naviguer entre les différents niveaux.

Pour basculer vers un niveau précédent, une liste des différents niveaux vous est disponible au-dessus de la section d'affichage. Les niveaux sont séparés par des barres obliques. Veuillez sélectionner le niveau d'un simple clic.