Export

Die Anwendung von Metadatenvorlagen konfigurieren Sie in der Aktion „Export“. Dabei können Sie auch festlegen, ob das Hauptelement bzw. Hauptdokument eine andere Vorlage nutzen soll als optional extrahierte Dateianhänge. Zusätzlich beeinflusst der Exportmodus die Möglichkeit, das Hauptdokument über die Metadaten mit den Dateianhängen logisch zu verknüpfen.

Verwenden Sie die rot markierten Exportmodi, werden das Hauptdokument und die extrahierten Dateianhänge exportiert. Exportieren Sie hingegen nur die Nachricht („maindoconly“) oder die komplette Nachricht inklusive aller Anhänge („whole“), werden keine Dokumente für die Dateianhänge erzeugt, weshalb natürlich auch keine Werte für „ELOOUTLREF“ entstehen können. Verzichten Sie auf den Export des Hauptdokuments („attachmentsonly“), werden zwar Dateianhänge in das Repository geschrieben, aber da das Hauptdokument fehlt, existiert keine „EloGuid“, weshalb „ELOOUTLREF“ ebenfalls nicht mit einem Wert belegt werden kann.

Zusätzlich können Sie die in „Export“ ermittelten Zieldokumente mit eigenen Metadatenvorlagen in ELO übertragen.

Das Hauptelement wird in diesem Beispiel mit der vordefinierten Standardvorlage übertragen, und angehängte MIME-Dateien (also ebenfalls E-Mails) werden passend dazu mit derselben Vorlage archiviert. Wird aber eine PDF-Datei – hier als zu erwartende Rechnung – extrahiert, so wird dafür die eigens konfigurierte Vorlage KW_INVOICE_DOCUMENT verwendet.

Metadaten und Existenzprüfung

Die Aktion „Existenzprüfung“ ist wichtig, wenn ein Aktionsbaum zuvor archivierte Nachrichten erneut verarbeiten und Aktionen durchführen soll, die das Pseudo-Attribut „EloGuid“ zur erfolgreichen Ausführung benötigen. Das kann beispielsweise „Externer Aufruf“ oder auch „Rumpfersetzung“ betreffen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die konsequente Verwendung der ELO Referenz in der Metadatenvorlage und in „Export“ konfigurieren. Die Existenzprüfung sollte dann ebenfalls dieses Metadatenfeld verwenden.

Ablagepfad

Die Aktion „Ablagepfad“ ermöglicht die Bestimmung des Zielpfades in ELO, der pro SORD eine eigene Metadatenvorlage verwenden kann.

Der Einfachheit halber wird die Vorlage für die gesamte Aktion festgelegt, die für alle ihre Ablagepfade dieselbe Vorlage verwendet, sofern nicht einzelne Pfadsegmente Überschreibungen durch andere Vorlagen enthalten.

Wie in der Aktion „Export“, die für extrahierte Dateianhänge eigene Metadatenvorlagen verwenden kann, ist auch mit der Aktion „Ablagepfad“ eine konsequente Separierung der Dateianhänge mit eigenem Pfad und eigenen Vorlagen möglich. Dazu müssen die betroffenen Segmente die aktionszentral konfigurierte Vorlage überschreiben.