Damit neben den Postfachelementen Zusatzinformationen in ELO übertragen und dort genutzt werden können, verwendet ELOxc Metadatenvorlagen. Mit deren Hilfe werden Zusatzinformationen in den Metadatenfelder der ELO Masken gespeichert. Zwei dieser Vorlagen – KW_DEFAULT_DOCUMENT für E-Mails und KW_DEFAULT_FOLDER für Ordner des Ablagepfads – sind als Standard statisch integriert und werden notfalls bei Fehlen immer neu erzeugt. Neben den Wertebelegungen der Metadatenfelder wird durch eine Vorlage auch die zugehörige Maske festgelegt, deren Einstellungen (z. B. Zugriffsrechte) der Indexserver beim Übertragen der Nachrichten in das Repository berücksichtigt. Die ausgelieferte Standardmaske für E-Mails sieht folgendermaßen aus:

Die Vorlage KW_DEFAULT_DOCUMENT ist daher folgendermaßen vorkonfiguriert:

Vorlagenname: Die Vorlage wird mit ihrem Namen in der Aktion „Export“ referenziert.

Maskenname: Die Maske wird anhand ihres Namens (siehe ELO Administration Console) angegeben.

SORD-Typen: Diese Parameter weisen Nachrichten und Nachrichten mit Dateianhängen zur Symbolanzeige im Repository die passenden Typen zu.

ELO Suchindex: Der Wert ist der Gruppenname des Metadatenfelds, das zur Suche alle Exemplare einer Nachricht verwendet werden soll. Mehrere Exemplare einer Nachricht entstehen dadurch, dass eine E-Mail mehrere Empfänger haben kann, von denen jeder ein Exemplar erhält, das mit den Exemplaren der anderen Empfänger übereinstimmt. Das zugehörige Nachrichtenattribut ist „PidTagSearchKey“.

ELO Referenz: Wenn die Dateianhänge einer Nachricht extrahiert und in ELO übertragen werden, erhält dieses Metadatenfeld die GUID der Nachricht. Damit können Aktionen wie „Existenzprüfung“ oder "Rumpfersetzung" einen Bezug zwischen Nachricht und Dateianhängen in ELO herstellen.

Benutzeridentifikation: Dieser Parameter kann einen Attributnamen enthalten, dessen Wert hinterher zur Personenidentifikation im Sinne der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien verwendet werden kann.

Löschfrist: Dieser Parameter stellt die Aufbewahrungsfrist in Tagen dar und wird nur dann ausgewertet, wenn die Benutzeridentifikation einen gültigen Wert enthält.

Metadatenfelder

Die Metadatenfelder können auf variable Weise zur Laufzeit ermittelt werden. Dabei ist pro Metadatenfeld eine Liste von Wertevergleichen bzw. Auswertungen möglich, deren Erfolg das Setzen des Metadatenwerts erlaubt.

In der folgenden Abbildung sehen Sie ein Beispiel mit „ELOOUTL2“ (Nachrichtenempfänger):

In das Metadatenfeld „ELOOUTL2“ sollen die Werte des Attributs „EloRecipientsTo“übertragen werden, wenn sie dem Muster „*“ entsprechen. Durch Verwendung der Wildcard „*“ ist der Vergleich stets erfolgreich, wodurch deshalb immer alle Werte des Attributs für das Metadatenfeld übernommen werden.

Erforderlich: Hiermit legen Sie fest, ob die Belegung des Metadatenfeldes erforderlich ist, damit der Vorgang als erfolgreich bewertet werden kann.

Metadatenname: Der Gruppenname des Metadatenfeldes.

Ausgabeziel: Stellen Sie hier ein, ob die Ausgabe in Metadatenfelder, in die ELO Map von ELOxc oder in beides geschrieben werden soll.

Ausgabeform: Die Standardeinstellung der Ausgabe ist der Spaltenindex. Alternativ dazu können Sie Listen ohne Spaltentrennzeichen als eine Zeichenkette aneinanderreihen bzw. als individuelle Ausgabe mit „custom“ (siehe Ausgabe und Erkennungs-ID) konfigurieren.

Ausgabe: Wählen Sie als Ausgabeform „custom“, enthält dieser Parameter das Ausgabemuster, das Sie individuell festlegen und mit den Einzelergebnissen der Auswertung über die Erkennungs-IDs belegen können. Eine Erkennungs-ID tragen Sie dabei in der Form „{ID}“ ein.

Trennzeichen: Das Trennzeichen der Ausgabe wenden Sie auf Attribute an, deren Werte auf Listen basieren.