Kurzinfo

Wenn Sie eine Rechnung zur formellen Prüfung erhalten, erscheint diese in Ihrem Funktionsbereich Aufgaben.

Je nachdem, ob die Inhalte der Rechnung zuvor automatisch ausgelesen wurden oder nicht, sind mehr oder weniger Felder im Formular befüllt. Dementsprechend müssen die Felder wahlweise befüllt oder geprüft/korrigiert werden.

Vorgehen

1. Markieren Sie im Funktionsbereich Aufgaben den Workflow der Rechnung, für die Sie eine formelle Prüfung vornehmen sollen.

Optional: Klicken Sie auf Workflow annehmen, damit Sie das Formular bearbeiten können.

Im Tab Formular finden Sie das teilweise vorausgefüllte Formular mit den Informationen aus der Rechnung.

Im Tab Dokument / Ordner finden Sie die zugehörige Rechnung zum Abgleich.

2. Überprüfen oder befüllen Sie die einzelnen Felder mit den Angaben aus der Rechnung.

Es empfiehlt sich, mit zwei Fenstern und wenn möglich auf zwei Monitoren zu arbeiten. Dafür stehen Ihnen die folgenden Funktionen im ELO Java Client zur Verfügung, die Sie im Tab Ansicht unter Fenster finden:

• Neues Fenster öffnen
• Nebeneinander anordnen
• Übereinander anordnen

Optional: Falls für Rechnungen des vorliegenden Unternehmens bereits eine Vorlage existiert, können Sie das Formular mithilfe der Funktion Vorlage laden im Tab Rechnungseingang befüllen.

Das Formular besteht aus den folgenden Tabs:

• Rechnungsdaten
• § 14 UStG
• Positionsdaten
• Fußdaten
• Rückfrage

Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.

Felder mit Stiftsymbol enthalten Stichwortlisten. Sobald Sie einen Wert in das jeweilige Feld eintippen, erscheinen passende Listenbeiträge.

Tab 'Rechnungsdaten'

Dieser Tab enthält die wesentlichen Informationen über die Rechnung.

Die grau hinterlegten Felder Status und Belegart sollen nicht manuell bearbeitet werden.

Die weiteren Felder können abgeglichen und entsprechend der Rechnung korrigiert werden.

Tab '§ 14 UStG'

Der Tab § 14 UStG enthält eine Auswertung der automatischen Prüfungen nach § 14 UStG.

Wenn Sie hier einen Haken bei umsatzsteuerkonform nach § 14 UStG setzen, wird automatisch ein Haken im Tab Rechnungsdaten bei der Option gleichen Namens gesetzt.

Tab 'Positionsdaten'

Der Tab Positionsdaten enthält eine Liste der Positionen sowie Informationen zu den einzelnen Positionen.

Mit der Schaltfläche Weitere Zeile können Sie weitere Positionen ergänzen.

Sie können Positionen splitten oder verbinden:

• Um eine Position zu splitten, tragen Sie das Verhältnis in das entsprechende Feld, z. B. 2:3.
• Um Positionen zu verbinden, setzen Sie einen Haken bei den jeweiligen Kontrollkästchen. Klicken Sie auf Verbinden.

Tab 'Fußdaten'

Der Tab Fußdaten enthält eine Auflistung und Berechnung der Rechnungsbeträge.

Mit der Schaltfläch Weitere Zeile können Sie weitere Positionen ergänzen.

Falls Sie Zeilen ergänzt haben, können Sie den Mehrwertsteuer-Betrag mithilfe der Option Steuern berechnen automatisch berechnen lassen.

Tab 'Rückfrage'

Falls es Unklarheiten bezüglich der Rechnung gibt, nutzen Sie den Tab Rückfrage.

Benutzen Sie die Schaltfläche Rückfragen, um den Workflow weiterzuleiten.

Wenn Sie eine Rückfrage stellen, wird der Workflow zunächst nicht an den nächsten Bearbeiter geschickt.

Der Benutzer, den Sie ausgewählt haben, erhält Ihre Rückfrage. Sobald der Benutzer Ihre Rückfrage im ELO Feed beantwortet und den Workflow weitergeleitet hat, erhalten Sie den gleichen Arbeitsschritt erneut zur Bearbeitung.

3. Klicken Sie auf Weiter zur Freigabe, um den Workflow weiterzuleiten.

Alternativ: Klicken Sie auf Zum Clearing Center, um die Rechnung an das Clearing-Center weiterzuleiten.

Ergebnis

Der Workflow wird zur fachlichen Freigabe weitergeleitet.

Ein automatischer Feed-Beitrag zeigt die Änderungen im Formular an.