Objectif

Lorsque vous obtenez une facture pour une vérification formelle, elle apparait dans la section des Tâches.

En fonction du fait si les contenus de la facture ont été lus manuellement ou non, plus ou moins de champs sont remplis dans le formulaire. Il se pourrait que les champs doivent être remplis ou corrigés manuellement.

Procédé

1. Dans la section des Tâches, marquez le processus de la facture pour lequel vous souhaitez effectuer une vérification formelle.

Option : cliquez sur Accepter le processus, afin de pouvoir modifier le formulaire.

Dans l'onglet Formulaire, vous trouverez le formulaire partiellement saisi avec les informations provenant de la facture.

Vous trouverez la facture correspondante dans l'onglet Document / Classeur.

2. Veuillez vérifier ou remplir les champs avec les informations issues de la facture.

Nous vous recommandons de travailler avec deux fenêtres et si possible, avec deux écrans. Dans le client Java ELO, les fonctions suivantes sont disponibles dans l'onglet Affichage sous Fenêtre :

• Ouvrir une nouvelle fenêtre
• Côte à côte
• L'une au dessus de l'autre

Option : s'il existe déjà un modèle pour les factures de la société, vous pouvez saisir le formulaire via la fonction Charger le modèle dans l'onglet Entrée de factures.

Le formulaire se compose des onglets suivants :

• Données de facture
• Loi relative à la TVA
• Données de position
• Données de bas de page
• Demande de précision

Les champs obligatoires sont dotés d'une étoile rouge.

Les champs avec symbole de stylo contiennent les listes de mots-clés. Dès que vous entrez une valeur dans le champ correspondant, les informations pertinentes apparaissent.

Onglets 'Données de facture'

Cet onglet contient les informations de base de la facture.

Les champs grisés Statut et Type de document ne devraient pas être traités manuellement.

Les autres champs peuvent être comparés et corrigés en fonction de la facture.

Onglet 'Loi relative à la TVA'

L'onglet Loi relative à la TVA contient le résultat des vérifications automatiques selon § 14 de la loi relative à la TVA.

Si vous cochez la case conforme à la loi relative à la TVA, la case de l'onglet Données de facture est automatiquement cochée pour l'option du même nom.

Onglets 'Données de position'

L'onglet Données de position contient une liste des positions ainsi que des informations sur les différentes positions.

Le bouton Ligne supplémentaire vous permet d'ajouter d'autres positions.

Vous pouvez diviser ou relier les positions :

• Pour diviser une position, vous devez entrer la proportion dans le champ correspondant, par exemple 2:3.
• Pour relier des positions, vous devez cocher la case correspondante. Cliquez sur Relier.

Onglet 'Données de bas de page'

L'onglet Données de bas de page contient une liste et un calcul des montants de facture.

Le bouton Ligne supplémentaire vous permet d'ajouter d'autres positions.

Si vous avez complété des lignes, vous pouvez calculer automatiquement la TVA à l'aide de l'option Calculer les impôts.

Onglet 'Demande de précision'

S'il existe des incohérences au sujet de la facture, vous pouvez utiliser l'onglet Demande de précision.

Veuillez utiliser le bouton Questions, pour transférer le processus.

Si vous avez une demande de précision, le processus n'est pas transféré au prochain utilisateur.

L'utilisateur que vous avez sélectionné obtient votre requête. Dès que l'utilisateur a répondu à votre question dans le fil d'actualité ELO et qu'il a transféré le processus, la même étape de travail vous est affichée pour que vous puissiez traiter la facture.

3. Cliquez sur Pour approbation pour transmettre le processus.

Alternative : cliquez sur Vers le clearing center, pour transférer la facture.

Résultat

La facture est transférée pour validation.

Un article de fil d'actualité automatique affiche les modifications apportées au formulaire.