Objectif

Vous pouvez déposer une facture ou plusieurs factures simultanément depuis votre boîte de réception dans ELO. Le dépôt de factures permet de déclencher un processus, à l'aide duquel les factures permettent de passer par les différents services de la société.

Les fonctions suivantes sont à votre disposition :

• Déposer une facture
• Déposer une facture avec des pièces-jointes

Le dépôt d'une facture se fait soit dans un classeur créé automatiquement, soit sous forme d'un document.

Si les deux fonctions sont à votre disposition, la facture est déposée dans un propre classeur.

Information : le mode de dépôt dépend des réglages administratifs.

Procédé : déposer une facture

1. Dans la boîte de réception, marquez la facture (ou les factures) que vous souhaitez déposer.

Pour sélectionner plusieurs factures, gardez la touche CTRL ou la touche MAJ appuyée, pendant que vous marquez les factures avec la souris.

2. Dans l'onglet Déposer, cliquez sur Entrée de factures > Déposer une facture.

Procédé : Déposer une facture avec des pièces-jointes

1. Dans la boîte de réception, marquez la facture avec les pièces-jointes que vous souhaitez déposer.

Pour sélectionner une facture et leurs pièces-jointes, gardez la touche CTRL ou la touche MAJ appuyée, pendant que vous marquez les factures avec la souris. Le document que vous marquez en premier donne le nom au classeur et devrait être la facture.

Information : cette fonction ne permet pas de déposer plusieurs factures séparément. Tous les documents marqués sont déposés dans le même classeur.

2. Dans l'onglet Déposer, cliquez sur Entrée de factures > Déposer une facture avec pièces-jointes.

3. Si nécessaire, donnez un nouveau nom au classeur, et confirmez avec OK.

Résultat

La facture ou les factures est/sont déposées dans le classeur dédié, par défaut il s'agit de // Invoice // Entry. Elles ont le statut 2 - Vérification formelle.

Les factures actives se démarquent par une écriture bleue.

Le flux des factures démarre automatiquement et ne doit pas être déclenché.

Perspective

Les étapes de processus qui font partie du flux peuvent être visualisées via les articles du fil d'actualité.

Vous pouvez ajouter d'autres documents à la facture ultérieurement, comme nous l'avons expliqué dans le chapitre suivant.