Kurzinfo

Sie können den Aktenplan um einzelne Gruppen erweitern.

Vorgehen

1. Markieren Sie im Aktenplan die Gruppe, innerhalb derer Sie die zusätzliche Gruppe anlegen möchten.

2. Klicken Sie im Tab Start auf Neuer Ordner.

3. Wählen Sie im Dialog Neuer Ordner die Maske Aktenplan aus.

4. Befüllen Sie die benötigten Felder.

Bei einigen Feldern in den Tabs Akten und Verwaltung stehen Ihnen Stichwortlisten zur Verfügung. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Ein Element auswählen: Über das Menü am Ende des Feldes erscheinen Ihnen alle Einträge. Wählen Sie das Element aus.

• Mehrere Elemente auswählen: Mithilfe eines Trennzeichens (¶) können Sie mehrere Elemente aneinanderreihen. In diesem Fall können Sie nur das erste Element auswählen. Per Rechtsklick fügen Sie ein Trennzeichen ein. Die weiteren Elemente müssen Sie eintippen, jeweils getrennt durch ein Trennzeichen.

• Alle Elemente auswählen: Um alle Elemente auszuwählen, geben Sie einen Asterisk (*) ein.

Im Tab Akten können Sie unter Einheit Aufbewahrungsfrist eine Einheit auswählen. Wenn Sie zusätzlich im Feld Aufbewahrungsfrist einen Zahlenwert eingeben, berechnet sich die Aufbewahrungsfrist für Elemente, die innerhalb dieser Gruppe angelegt werden, automatisch.

Im Tab Optionen wählen Sie unter Eintragstyp als Symbol für die Gruppe sol.Filing Plan.

Ergebnis

Die Gruppe wird im Aktenplan an der ausgewählten Position angelegt.

Ausblick

Sie kann nun befüllt werden, indem über E-Akte > Akte anlegen Akten angelegt werden.