Kurzinfo

Sie möchten eine Firma für einen Termin in der Zukunft anmelden. Bei der Anmeldung geben Sie nur die Anzahl an Besuchern an.

Alternative

Gruppe voranmelden: Wenn Sie jedes Mitglied der Gruppe namentlich anmelden möchten, benutzen Sie diese Funktion.

Vorgehen

1. Klicken Sie im Menüband im Tab Neu auf Besucher > Firma voranmelden.

Der Dialog Firma voranmelden enthält Felder mit Informationen über den geplanten Termin, den Standort des Termins und die Gruppe.

Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.

Felder mit Stiftsymbol enthalten Stichwortlisten. Sobald Sie einen Wert in das jeweilige Feld eintippen, erscheinen passende Listeneinträge.

2. Füllen Sie die Felder entsprechend ihrer Bezeichnungen aus.

Einladung per E-Mail versenden: Wählen Sie im Feld Einladungsvorlage die passende Einladungsvorlage aus. Sobald Sie den Dialog mit OK bestätigen, wird die E-Mail sofort versandt.

3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis

Die Akte wird im Ordner // Besuchermanagement // Besucher // [Jahr] // [Monat] angelegt.

Wenn der Termin in weniger als 30 Tagen stattfindet, erscheint die Akte zusätzlich im Ordner // Besuchermanagement // Besuchergruppen nach Fristen // Erwartete Gruppen (...30 Tage).

Das Firmenformular enthält die eingetragenen Informationen. Jedes Firmenmitglied hat darüber hinaus ein eigenes Formular, das Sie bearbeiten können.

Ausblick

Sie können die eingegebenen Daten der Firma und der Firmenmitglieder mit der Funktion Voranmeldung bearbeiten nachträglich korrigieren oder ergänzen.

Vor dem Termin oder am Tag des Termins können Sie Besucherausweise erstellen.

Sie können Besucherbilder hinzufügen und am Tag des Termins Unterschriften anfordern.

Falls der Besuch sich wieder abmeldet, können Sie die Voranmeldung stornieren.

Andernfalls nutzen Sie am Tag des Termins die Funktion Besuch einchecken.