Objectif

Vous souhaitez préenregistrer une société pour un rendez-vous futur. Vous n'entrez que le nombre d'utilisateurs lors de l'enregistrement.

Alternative

Préenregistrer un groupe : si vous ne souhaitez pas enregistrer chaque membre du groupe, vous pouvez utiliser cette fonction.

Procédé

1. Dans le ruban, dans l'onglet Nouveau, cliquez sur Visiteurs > Préenregistrement de la société.

Le dialogue Préenregistrement de la société contient des champs avec des informations sur la date, l'emplacement et le groupe.

Les champs obligatoires sont dotés d'une étoile rouge.

Les champs avec symbole de stylo contiennent les listes de mots-clés. Dès que vous entrez une valeur dans le champ correspondant, des entrées de liste pertinentes apparaissent.

2. Veuillez remplir les autres champs en fonction de leurs désignations.

Envoyer une invitation par e-mail : dans le champ Modèle d'invitation, sélectionnez le modèle d'invitation. L'e-mail est envoyé directement lorsque vous confirmez le dialogue avec OK.

3. Cliquez sur OK.

Résultat

Le dossier est créé dans le classeur // Gestion des visiteurs // Visiteur // [année] // [mois].

Si la formation a lieu dans moins de 30 jours, le dossier de Barbara Lewis apparaît en plus dans le classeur // Gestion des visiteurs // Groupes de visiteurs en fonction des délais // Groupes annoncés (...30 jours).

Le formulaire de la société contient les informations entrées. Chaque membre de la société de groupe dispose d'un propre formulaire que vous pouvez modifier.

Perspective

Vous pouvez corriger ou actualiser ultérieurement les données de la société et des membres de la société entrées avec la fonction Modifier le préenregistrement.

Avant le rendez-vous ou le jour du rendez-vous, vous pouvez Créer des badges visiteurs.

Vous pouvez Ajouter des images visiteurs et, le jour même, Demander des signatures.

Si le visiteur effectue un check-out, vous pouvez Annuler le préenregistrement.

Sinon, vous pouvez utiliser la fonction Check-in de la visite le jour-même.