Objectif

Vous souhaitez préenregistrer un groupe pour un rendez-vous futur.

Alternatives

Préenregistrer une société : si vous ne souhaitez pas enregistrer chaque membre du groupe, vous pouvez utiliser cette fonction.

Enregistrement direct du visiteur : vous pouvez utiliser cette fonction lorsque le rendez-vous n'a pas lieu immédiatement.

Procédé

1. Dans le ruban, dans l'onglet Nouveau, cliquez sur Visiteurs > Préenregistrement du groupe.

Le dialogue Préenregistrement du groupe contient des champs avec des informations sur la date, l'emplacement et le groupe.

Les champs obligatoires sont dotés d'une étoile rouge.

Les champs avec symbole de stylo contiennent les listes de mots-clés. Dès que vous entrez une valeur dans le champ correspondant, des entrées de liste pertinentes apparaissent.

2. Veuillez remplir les autres champs en fonction de leurs désignations.

Envoyer une invitation par e-mail : dans le champ Modèle d'invitation, sélectionnez le modèle d'invitation. L'e-mail est envoyé directement lorsque vous confirmez le dialogue avec OK.

Responsable : exactement un responsable doit être sélectionné. Si vous ne sélectionnez pas de membre du groupe, c'est automatiquement la première personne qui devient le responsable.

Soumis check-in : cette option qui se trouve sous Visiteurs n'est pas active. L'option est activée automatiquement, dès que les visiteurs sont soumis au check-in.

3. Cliquez sur OK.

Résultat

Le dossier est créé dans le classeur // Gestion des visiteurs // Visiteur // [année] // [mois].

Si la formation a lieu dans moins de 30 jours, le dossier de Barbara Lewis apparaît en plus dans le classeur // Gestion des visiteurs // Groupes de visiteurs en fonction des délais // Groupes annoncés (...30 jours).

Le formulaire de groupe contient les informations entrées. Chaque membre de groupe dispose d'un propre formulaire que vous pouvez modifier.

Perspective

Vous pouvez corriger ou actualiser ultérieurement les données du groupe et des membres du groupe entrées avec la fonction Modifier le préenregistrement.

Avant le rendez-vous ou le jour du rendez-vous, vous pouvez Créer des badges visiteurs.

Vous pouvez Ajouter des images visiteurs et, le jour même, Demander des signatures.

Si le visiteur effectue un check-out, vous pouvez Annuler le préenregistrement.

Sinon, vous pouvez utiliser la fonction Check-in de la visite le jour-même.