Objectif

Vous souhaitez préenregistrer un visiteur pour un rendez-vous futur.

Alternative

Enregistrement direct du visiteur : vous pouvez utiliser cette fonction lorsque le rendez-vous a lieu immédiatement.

Procédé

1. Dans le ruban, dans l'onglet Nouveau, cliquez sur Visiteurs > Préenregistrement du visiteur.

Le dialogue Visiteurs contient des champs avec des informations sur la date, l'emplacement et le visiteur.

Les champs obligatoires sont dotés d'une étoile rouge.

Les champs avec symbole de stylo contiennent les listes de mots-clés. Dès que vous entrez une valeur dans le champ correspondant, des entrées de liste pertinentes apparaissent.

2. Veuillez remplir les autres champs en fonction de leurs désignations.

Référence contact : si le visiteur existe déjà sous forme d'un contact, il a une référence contact, que vous pouvez sélectionner à l'aide des propositions. Sinon, le champ restera vide.

Nom utilisateur ELO : si le visiteur dispose d'un compte utilisateur ELO, entrez son nom dans ce champ.

Envoyer une invitation par e-mail : dans le champ Modèle d'invitation, sélectionnez le modèle d'invitation. L'e-mail est envoyé directement lorsque vous confirmez le dialogue avec OK.

Créer de nouveaux contacts : si vous cochez la case de cette option, une référence contact est créée automatiquement, et les informations visiteurs entrées sont enregistrées. Lors du la prochaine authentification, vous pourrez accéder aux données enregistrées, vous ne devrez pas les entrer à nouveau.

3. Cliquez sur OK.

Résultat

Le dossier est créé dans le classeur // Gestion des visiteurs // Visiteur // [année] // [mois].

Le formulaire contient les informations entrées.

Si la formation a lieu dans moins de 30 jours, le dossier de Barbara Lewis apparaît en plus dans le classeur // Gestion des visiteurs // Visiteurs en fonction des délais // Visiteurs annoncés (...30 jours).

Si vous avez activé Créer de nouveaux contacts, les coordonnées de Barbara Lewis seront enregistrées dans le classeur Contacts visiteur, elles peuvent être modifiées ou complétées ultérieurement.

Perspective

Vous pouvez corriger ou actualiser ultérieurement les données entrées avec la fonction Modifier le préenregistrement.

Avant le rendez-vous ou le jour du rendez-vous, vous pouvez Créer un badge visiteur.

Vous pouvez Ajouter une photo visiteur et Demander une signature le jour de la visite.

Si le visiteur effectue un check-out, vous pouvez Annuler le préenregistrement.

Sinon, vous pouvez utiliser la fonction Check-in de la visite le jour-même.