Objectif

Vous pouvez enregistrer directement des visiteurs le jour du rendez-vous, sans préenregistrement. A la fin du processus d'authentification, le visiteur est soumis au check-in.

Alternatives

Préenregistrement du visiteur : vous pouvez utiliser cette fonction lorsque le rendez-vous n'a pas lieu immédiatement.

Procédé

1. Dans le ruban, dans l'onglet Nouveau, cliquez sur Visiteurs > Enregistrement préalable du visiteur.

Dans le dialogue Enregistrement direct du visiteur, vous trouverez deux onglets avec les champs d'entrée pour enregistrer le visiteur.

Les champs obligatoires sont dotés d'une étoile rouge.

Les champs avec symbole de stylo contiennent les listes de mots-clés. Dès que vous entrez une valeur dans le champ correspondant, des entrées de liste pertinentes apparaissent.

2. Dans l'onglet Check-in, veuillez remplir les autres champs en fonction de leurs désignations.

Référence contact : si le visiteur existe déjà sous forme d'un contact, il a une référence contact, que vous pouvez sélectionner à l'aide des propositions. Sinon, le champ restera vide.

Nom utilisateur ELO : si le visiteur dispose d'un compte utilisateur ELO, entrez son nom dans ce champ.

Créer de nouveaux contacts : si vous cochez la case de cette option, une référence contact est créée automatiquement, et les informations visiteurs entrées sont enregistrées. Lors du la prochaine authentification, vous pourrez accéder aux données enregistrées, vous ne devrez pas les entrer à nouveau.

Prenez une photo / sélectionnez un fichier : vous pouvez faire une photo du visiteur avec une webcam ou sélectionner une photo dans votre système de fichiers.

Document : si vous souhaitez que la visite signe un document à son arrivée, vous pouvez sélectionner ce document ici.

Envoyer à : le document sélectionné sous Document est envoyé au compte utilisateur que vous sélectionnez dans le champ Envoyer à. Le compte utilisateur sélectionné devrait être lancé via un appareil mobile, pour que le document puisse être signé.

3. Dans l'onglet Données visiteurs, veuillez remplir les autres champs en fonction de leurs désignations.

4. Cliquez sur OK.

Résultat

Le dossier est créé dans le classeur // Gestion des visiteurs // Visiteur // [année] // [mois].

Le formulaire contient les informations entrées.

Le classeur du visiteur apparaît également sous // Gestion des visiteurs // Visiteurs selon les délais // Visiteurs venus dernièrement.

Le visiteur est directement soumis au check-in.

Si vous avez activé Créer de nouveaux contacts, les coordonnées de Barbara Lewis seront déposées dans le classeur Contacts visiteur, elles peuvent être modifiées ou complétées ultérieurement.

Perspective

Vous pouvez Créer un badge visiteur.

Si vous avez demandé à faire signer un document, celui-ci se trouve dans la section des tâches du compte utilisateur ELO. Le visiteur peut signer remplir et/ou signer le document à l'aide d'une tablette. Le document signé est déposé dans son dossier visiteur.

A la fin du rendez-vous, vous effectuez le check-in du visiteur avec la fonction Check-out du visiteur.