Objectif

Vous pouvez enregistrer directement un groupe le jour du rendez-vous, sans préenregistrement. A la fin du processus d'authentification, le groupe est soumis au check-in.

Alternative

Préenregistrement du groupe : vous pouvez utiliser cette fonction lorsque la visite du groupe n'a pas lieu immédiatement.

Procédé

1. Dans le ruban, dans l'onglet Nouveau, cliquez sur Visiteurs > Enregistrement préalable du groupe.

Dans le dialogue Enregistrement direct du groupe, vous trouverez deux onglets avec les champs d'entrée pour enregistrer le visiteur.

Les champs obligatoires sont dotés d'une étoile rouge.

Les champs avec symbole de stylo contiennent les listes de mots-clés. Dès que vous entrez une valeur dans le champ correspondant, des entrées de liste pertinentes apparaissent.

2. Dans l'onglet Check-in, veuillez remplir les autres champs en fonction de leurs désignations.

Check-in du visiteur : la case à cocher placée devant chaque membre du groupe est automatiquement active. Si un membre du groupe arrive en retard, mais que souhaitez le placer sur la liste, vous pouvez enlever la coche. Pour effectuer le check-in, vous pouvez utiliser la fonction Check-in de la visite ultérieurement.

3. Dans l'onglet Données visiteurs, veuillez remplir les autres champs en fonction de leurs désignations.

4. Cliquez sur OK.

Résultat

Le dossier est créé dans le classeur // Gestion des visiteurs // Visiteur // [année] // [mois].

Le formulaire contient les informations entrées.

Le classeur du visiteur apparaît également sous // Gestion des visiteurs // Groupes de visiteurs selon les délais // Groupes venus dernièrement.

Le groupe est donc directement soumis au check-in.

Perspective

Si vous n'avez pas encore soumis un membre du groupe au check-in, vous pouvez le faire via la fonction Check-in de la visite.

Vous pouvez Ajouter des images visiteurs, Créer des badges visiteurs et Demander des visiteurs.

A la fin du rendez-vous, vous effectuez le check-in du groupe avec la fonction Check-out du visiteur.